Роль документации в управлении

Содержание

 

Введение_________________________________________________________3

1. Сущность документа 

  1.1. Становление и развитие понятия документ________________________5

  1.2. Понятие документа и его функции______________________________14

  1.3. Понятие «управленческий документ»____________________________22

2. Роль документации в управлении 

  2.1. Роль информации и делопроизводства в управлении_______________25

  2.2. Структура и функции делопроизводственных служб предприятий____31

  2.3. Документационное обеспечение управления______________________33

Заключение______________________________________________________40

Список литературы________________________________________________42

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

    Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной  властей, производства, науки и  образования обуславливается не  только всесторонним и полноценным  юридическим обоснованием их  деятельности, но и формированием  рациональных, конкретных правил  и процедур их функционирования, в том числе в области работы  с документами.

    Проблемы документирования  деятельности организаций и управления  документацией являются столь  же древними, как сами документы  и управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется  стремительным развитием новых  информационных технологий, ускоренной  информатизацией общества.

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям,  организациям и предприятиям. Она  охватывает организационные вопросы,  планирование, финансирование, отраслевую  производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров  и т.д. В процессе управления  собирается, обрабатывается и передается  огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, подавляющая часть которой  фиксируется в документах.

    Законодательными  и нормативными актами предусмотрен  ряд ситуаций, при которых документирование  информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной  информации являются документы.

    Целью данной  курсовой работы является систематизация, накопление и закрепления знаний  о документе и роли в системе  управления.

    Для реализации  этой цели необходимо решить  следующие задачи:

    - рассмотреть  процесс становления и развития  понятия документ;

    - определить понятие  документа и рассмотреть его  функции;

    - охарактеризовать  понятие «управленческий документ»;

    - выявить роль  информации и делопроизводства  в управлении;

    - рассмотреть  структуру и функции делопроизводственных  служб предприятий;

    - охарактеризовать  документационное обеспечение управления.

При создании данной работы использовались Федеральный закон 149 – ФЗ   « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г., а также такие ГОСТы как: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Плюс ко всему этому были активно задействованы различные учебные пособия по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность документа

   1.1. Становление и развитие понятия «документ»

    Одним из важнейших  проявлений человеческого поведения  является коммуникация, т.е. общение  с другими людьми посредством  определённых знаков или символов. Первоначально информацию об  окружающем мире человек передавал  с помощью жестов, мимики, крика,  прикосновений и т.п., простейших  средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

    Между тем по  мере развития человека возрастала  потребность в передаче информации  не только в пространстве, но  также и во времени, т.е. в  хранении информации. Однако простейшие  средства коммуникации, передачи  информации были несовершенны. Та  же человеческая речь слышна  лишь на небольшом расстоянии  и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную  информацию, поскольку знания на  первых порах ещё не были  отделены от субъекта, который  обладал ими.

    Появление первых  документов, т.е. зафиксированной  на различных носителях информации, относят примерно к XXX веку  до н. э.

    Отделение информации  от субъекта и первые попытки  её закрепления были связаны  с применением сигнализации. Для  передачи информации в пространстве  использовалась сигнализация дымом,  огнём костров, звуками труб, барабанным  боем, определённым образом положенными  ветвью или стрелой и т.п.  Использовались также предметы, которым придавалось символическое  значение.

    Позднее на  смену символической пришла условная  сигнализация, в которой предметы  использовались как условные  знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо».

    В качестве  условных знаков использовались  бирки (дощечки) с зарубками  – в торговых, финансовых, кредиторских  операциях.

    Для закрепления  и передачи информации во времени  использовались могильные холмы,  курганы, кресты, надгробия, знаки  собственности (геральдические знаки,  межевые камни, знаки клейма  для скота и т.п.).

    Позже появилось  рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

    Первоначально  каждый рисунок передавал какое-либо  событие. С течением времени  рисунки упрощались, в какой-то  мере стандартизировались и заменялись  знаками, обозначающими слова.  Позже знаками стали обозначать  слога, а потом и отдельные  буквы. Так возникла иероглифическая  система. Постепенно рисунки становились  схематичными, появилась скоропись.  У египтян рисунки скорописи  были округлыми, волнистыми, у  шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг  от друга в разных частях  мира зарождались различные системы  письменности.

    Финикийцам, как  торговому народу, нужна была  простая и удобная письменность  для составления коммерческих  документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

    Греки преобразовали  финикийское письмо и создали  алфавит, где каждый знак обозначает  не слово или слог, а определенный  звук (звуковая система).

    Кириллица (славянская  азбука) была создана на основе  греческого алфавита, а затем  реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский  алфавит - результат реформ и  постепенного исключения неиспользуемых  греческих букв.

    Таким образом,  все системы письменности делятся  на три типа:

    – Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала  еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.

    – Символическая,  или идеографическая, система.  Один рисунок обозначает уже  не событие, а одно слово  (например, древнеегипетские документы,  клинописные документы народов  Междуречья).

    – Звуковая, или  буквенная, система (например, финикийское  и греческое письмо).

    С течением  времени древние системы письменности  вытеснялись и заменялись другими.  И сегодня часть документов  не расшифрована.

    Все ранние  документы, дошедшие до нашего  времени, представляют огромную  научно-историческую ценность как  культурное наследие. С их помощью  становится возможным больше  узнать о жизни древних народов  и цивилизаций.

    Появление письменности  ознаменовало переход человечества  к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых  систем стало возможным отделить  информацию от субъекта и зафиксировать  её на каком-либо материале  с целью последующей передачи  во времени и пространстве. В  результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

    Информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства,  доказательства. Именно на эту  важнейшую функцию документа  первоначально обращалось основное  внимание. Важно заметить, что термин  «документ» более старый, нежели  термин «информация». К тому же  до начала XX века понятие информации  было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

    В русский язык  слово «документ» пришло в  XVIII в. во времена Петра I, как заимствовано из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. На всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Рост числа юридических документов привел к возникновению во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика». Название науки произошло от греческого слова «dipl-ma»- лист, документ (сложение вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Её основоположником считается Жан Мабильон, издавший в 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики». Базовое понятие «документ» толковалось в дипломатике как любое письменное свидетельство, служащее «возникновению, доказательству выполнению прав или владению определёнными правами». Документ выполнял одну из трех функций:

    – утверждение  нового правового положения (акт  дарения, продажи и т.д.)

    – средство  доказательства перед судом (письменные  показания сторон)

    – перенос полномочий  с одного лица на другое (вексель  и т.д.).

    Постепенное накопление  знаний о документах привело  в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство»¹.

    Таким образом,  в конце XIX в. Наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

    Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в.. К примеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается:

    1. любая бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательствам  прав на что-нибудь или на  выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

    2. вообще любое письмо свидетельство².

    Но уже в  нормативных актах дореволюционной  России XIX в. - начала XX в. по организации управления и делопроизводства термин «документ» почти не употребляется.

    В практической  деятельности учреждений понятие  документа также отождествляется  с понятием «деловая бумага»,  «акт», «дело». Законы и документальные  материалы учреждений дают возможность  определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.

    Если в XVII в.  в определение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в. выделяется новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

    Постепенно термин  «деловая бумага» был заменен  на «служебный документ».

    С начала XX в.  в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле.

    Поль Отле (1868-1944) и его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.

    П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд – изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».

    Объясняя понятия  «книга» «документ», П. Отле подчеркивал, что книга– это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д. ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.

    П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».

    Всю совокупность  документов ученый разделил на  три основных класса:

    Документы библиографические,  т.е. тексты, которые традиционно  считают произведениями письменности  и печати. Среди них – брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки – вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы.