Роль документации в управлении

    - личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.

    5. По степени  гласности документы бывают:

    - несекретные;

    - секретные, конфиденциальные;

    - для служебного пользования.

    Для документов  двух последних групп существуют  особые правила использования  и хранения.

    6. По срокам  исполнения документы подразделяются  на:

    - срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой «срочно», телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

    - несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

    7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

    8. По стадии  образования документы делят  на следующие:

    - подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;

    - копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

    - дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

    - выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

    - отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

    9. По средствам  фиксации: письменные, графические,  фото-кинодокументы и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

    Вся деятельность  организации, предприятия, фирмы,  так или иначе, связана с  документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих  норм и правил, служащая доказательством  чего-либо, подтверждающая право  на что-либо и имеющая юридическую  силу. Документ является основанием  или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий  организаций или отдельных должностных  лиц.

    Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной  властей, производства, науки и  образования обуславливается не  только всесторонним и полноценным  юридическим обоснованием их  деятельности, но и формированием  рациональных, конкретных правил  и процедур их функционирования, в том числе в области работы  с документами. Для упрочения  российской государственности рациональное  управление документацией может  послужить одной из важных  опорных точек укрепления аппарата  управления и существенным элементом  его стабильности.

    Документированная  информация составляет основу  управления, его эффективность в  значительной степени базируется  на производстве и потреблении  информации. В современном обществе  информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет  качество управления, поскольку  информация пронизывает все органы  управления.

    Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и  перемещают ее во времени и  пространстве. Документы и документная  информация лежат в основе  управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

    Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во  многом определяется умением  соответствующих должностных лиц  составлять и оформлять управленческие  документы. По сути дела, организация  работы с документами является  координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что  на практике означает полную  осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное  оформление переписки, подготовку  организацию телефонных разговоров  и т.д. Все это особенно необходимо  для оперативного выполнения  срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

    Достижение науки  и техники, бурное развитие  научно-технической революции, воздействующие  на всю сферу человеческой  деятельности, требуют дальнейшего  совершенствования управления, стиля  и методов работы, повышения качества  и эффективности управленческого  труда. В начале 3-го тысячелетия  количество электронных документов  на предприятии уже будет измеряться  миллионами, поэтому системы управления  электронными документами и архивами  станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной  системы. Одним из путей, обеспечивающим  высокую эффективность работы  аппарата управления является  правильная организация работы  с документами.

 

 

 

 

 

Список литературы

        1. Федеральный  закон 149 – ФЗ « Об информации, информационных технологиях и  о защите информации» от 27 июля 2006 г. // www.rg.ru

        2. ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

        3. ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

        4. Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

        5. Даль  В.И. «Толковый словарь». ( М.: ЭКСМО, 2008 - Т.-1. С.459

        6. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т.  Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.

        7. Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. — М.: Наука, 1987 - 441с.

        8. Копылов  В.А. Информационное право. —  М.: Юрист, 1997 – 512 с.

        9. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления). — М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

       10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 6-е изд., стер. – К.: Знания, 2005 - 459 с. – (Высшее образование XXI века).

       11. Ларин  М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

       12. Ларин  М.В. Управление документацией  в организациях: проблемы истории  и методологии//Делопроизводитель  – 2003 - №2.

       13. Ларьков  Н.С. Документоведение: Учебное пособие.  ( М.: Восток - Запад, 2006 – 428с.

       14. Марков  В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.

       15. Организация  работы с документами: Учеб. /В.А.  Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

       16. Павленков  Ф. «Энциклопедический словарь»  – СПб.: тип. СПб. т – ва печ. и изд. дела «Труд», 1913 – 1050с.

       17. Санкина  Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.

       18. Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985 – 67с.

       19. Составление  и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих  фирм, общественных организаций  и государственных структур./Под  ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е.  — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

       20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

 

 

 

¹ Даль В.И. «Толковый словарь живого великорусского языка» М.: ЭКСМО, 2008 - Т.1, 37с.

² Павленков Ф. «Энциклопедический словарь» CПб.: тип. СПб. т-ва печ. и изд. дела «Труд», 1913 г., 100с.

³ Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» //www.rg.ru ст.2

⁴ Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. 5-9с.

⁵ Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru ст.5

⁶ Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru ст.2

⁷ Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru ст.2

⁸ Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Восток – Запад, 2006 – 200с.