Другие графические
документы, т.е. нетекстовые документы:
картографические, изобразительные,
нотные. Среди изобразительных названы:
иконографические, содержащие печатное
изображение (эстампы, гравюры, почтовые
открытки и др.); фотографии; документы,
воспринимаемые через проекционные устройства
(в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность
выделены «памятники изобразительные»:
надписи, монеты, медали, печати (штемпели).
К графическим документам П. Отле относил:
«манускрипты» - рукописные книги и инкунабулы,
а также «архивные документы» (управленческие),
древние и современные.
Документы – заменители
книги: диски, фонограммы, кинофильмы,
и наряду с этим – радио вещание (запись,
передача звука), телевидение, в т.ч. телефотография,
радиотелефотография. Особенно место
в этом классификационном ряду заняли
«документы трех измерений»: природные
(минералы, растения, животные) и искусственные,
созданные человеком (материалы, продукты,
технические объекты, а также медали, макеты,
рельефы). К ним отнесены также научные
инструменты, дидактические материалы,
наглядные пособия. Особо выделены среди
них трехмерные произведения искусства:
произведения архитектуры и скульптуры.
Именно в таком
широком значении понятие «документ»
использовалось в последствии, когда
речь шла не только о фондах библиотек,
архивов, музеев, информационных служб,
но и о социальных, в частности, массовых
коммуникациях в целом.
Концепция П.
Отле рассматривает документ как носитель
социальной информации. Однако в справочных
изданиях того времени продолжает существовать
узкое значение этого слова: кроме юридического,
вводится понятие «исторический документ»
(фиксированное свидетельство о какой
либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ»
(служащий основанием для осуществления
хозяйственных действий – приема и выдача
ценностей). Обобщающее определение не
дано.
В первой половине
XX столетия было существенно пересмотрено
содержание понятия «информация», которое
стало связываться с категорией отражения,
как всеобщим свойством материи, первичным
по отношению к информации. А во второй
половине XX в. с развитием кибернетики,
информатики, вычислительной техники
развернулось активное изучение социальной
сущности и информационной природы документа,
что привело к дальнейшему расширению
и, самое главное, к углублению его понятия.
Именно в этот период было дано теоретическое
обоснование неразрывной связи понятий
«документ» и «информация».
Начиная с 1950-х
годов в официальной терминологии
слово «документ» трактуется
в узком, широком и самом
широком значении. Узкое значение
сводилось к деловой бумаге, письменному
удостоверению, историческому источнику.
В широком смысле понятие о
документе было особенно распространено
в 1960 - 1970-е годы. Документ определялся
как материальный объект, содержащий
информацию для ее распространения
в пространстве и времени (включая
и т.н. трехмерные произведения
искусства - архитектуру и скульптуру).
В 1980 -х - начале 1990 -х годов используется
и самое широкое толкование, согласно
которому документом можно считать любой
материальный объект, несущий информацию:
от письменного документа, грампластинок
и кинофильмов до произведений искусства
(архитектурных сооружений, графики, живописи,
скульптуры), от образцов минералов, гербариев,
исторический реликвий до изделий промышленности
и техники (часы, автомобиль, винтовка)
и т.д. Границы понятия стали плохо различимы,
что усложнило его использование.
Документалисты
и информатики первыми отказались
от самого широкого значения
документа, ограничив его содержание
обязательными атрибутивными элементами:
наличие информации и материального
носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960 - е годы
А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.
Гиляревс-кий, помимо названных, вводят
функциональный признак документа. Согласно
их определению, документ - это материальный
объект, содержащий закрепленную информацию,
специально предназначенный для ее передачи
в пространстве и времени.
В России в
начале 1990-х годов практически
одновременно, уточняя смысл понятия
«документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов,
Ю.Н.Столяров предложили трактовать
его как материальный объект -
носитель социальной информации.
Таким образом,
за длительный исторический период
значение понятия «документ»
постоянно менялось. И до настоящего
времени применяются определения,
то придающие ему самый широкий
смысл, то сужающие его понимание
до одного какого-нибудь вида
документа. Оперируя понятием
«документ», необходимо всякий раз
уточнять, какое именно значение
в него вкладывается, для решения
теоретических или практических
задач.
1.2 Понятие документа
и его функции.
Зарождение, становление
и развитие социальной системы
возможно только с помощью
информационных связей, которые
зачастую находят материальное
воплощение в документированной
информации.
Понятие «документ»
является центральным, фундаментальным
в понятийной системе документоведения.
Оно отражает признаки реально
существующих предметов, служащих
объектами практической деятельности
по созданию, сбору, аналитико-синтетической
обработке, хранению, поиску, распространению
и использованию документной
информации в обществе.
Это понятие
широко используется во всех
сферах общественной деятельности.
На международном
уровне наиболее общим признано
определение документа как записанной
информации, которая может быть
использована как единица в
документационном процессе.
В документоведении
применяется следующее определение
документа: «Документ - это материальный
объект с информацией, закрепленной
созданным человеком способом
для ее передачи во времени
и пространстве».
Согласно Федеральному
закону «Об информации, информатизации
и защите информации»: «документ
- зафиксированная на материальном
носителе путем документирования
информация с реквизитами, позволяющими
определить такую информацию или
в установленных законодательством Российской
Федерации случаях её материальный носитель»3.
Документ представляет
собой относительно самостоятельную
систему благодаря наличию собственных
признаков и свойств, обусловливающих
его различие и сходство с
другими материальными объектами.
Признак отражает внешнюю примету;
по совокупности признаков можно
отнести наблюдаемый объект к
документу. В отличие от признака
свойство отражает качественное,
т.е. внутренне присущее документу
отличие. Документ характеризуется
наличием всех свойств одновременно
(различна лишь степень их проявления),
а набор признаков документа
в каждом случае может быть
индивидуальным.
Как и всякий
объект, документ обладает множеством
свойств (отличительных качеств).
Наиболее существенные из них
следующие:
а) атрибутивность
документа, т.е. наличие неотъемлемых
слагаемых, без которых он существовать
не может. Документ как целостная
система состоит из двух основных
слагаемых - информационной и
материальной;
б) функциональность
документа, т.е. его предназначенность
для передачи информации в
пространстве и времени. Документ
- полифункциональный объект, т.е.
он выполняет множество общесистемных
и специфических функций, обусловленных
разнообразными потребностями общества
в информации, знаниях;
в) структурность
документа, т.е. тесная взаимосвязь
его элементов и подсистем,
обеспечивающая его целостность
и тождественность самому себе,
т.е. сохранение основных свойств
при различных внешних и внутренних изменениях.
Именно структура обеспечивает эффективность
использования и долговременность хранения
документа.
К отличительным
признакам документа относятся:
а) наличие смыслового
семантического содержания. Документ
- носитель смысла, который передается
совокупностью последовательных
знаков;
б) стабильная
вещественная форма, обеспечивающая
долговременную сохранность документа,
возможность многократного (долговременного)
использования и перемещения
информации в пространстве и
времени;
в) предназначенность
для использования в социальной
коммуникации. Документы - это специально
созданные человеком для коммуникационных
целей носители информации;
г) завершенность
сообщения. Фрагментарное незавершенное
сообщение не может быть полноценным
документом. Требование завершенности
является относительным, поскольку
имеется ряд незавершенных сообщений,
имеющих особое значение для
научных исследований (наброски, черновики,
эскизы).
Как и всякая
система, документ создается обществом
лишь постольку, поскольку он
выполняет те или иные необходимые
обществу функции.
Документы содержат
самую разнообразную информацию
о протекающих в обществе процессах,
поэтому социальная информация
изначально определяет социальную
природу, сущность любого документа.
Вместе с тем документ одновременно
и сам оказывает определённое
влияние на формирование и
характер общественных отношений.
Социальная природа
документа самым тесным образом
связана с функциями документа.
Под функцией документа понимается
внутренне присущее ему целевое
назначение, социально выработанный
способ его употребления. Функции
документа предопределены его
общественно-практическими целями
и задачами, являются производными
от них.
Функции документа
непосредственно связаны с функциями
информации, которые документ принимает
на себя после фиксации этой
информации на материальном носителе.
Совокупность
функций является средством достижения
цели и реализации задач, для
решения которых документ предназначен.
Функции оказывают непосредственное
влияние на виды, разновидности,
структуру документов.
Различные функции
документа тесно взаимосвязаны
и переплетены между собой.
Функции документа
можно разделить на общие и
специальные, функции первичного
и вторичного порядка, а также
на явные и скрытые.
Возникновение
документа было обусловлено необходимостью
закреп-ления, сохранения и передачи информации.
Именно эти функции являются важнейшими
в документе и присущи всем документам.
Нередко документоведы объединяют их
в некую единую информационную функцию.
Одной из важнейших
функций любого документа является
функция закрепления информации.
Именно она в решающей степени
предопределяет создание документа.
В процессе реализации этой
функции происходит как бы
материализация информации, создающая
необходимые предпосылки для
выполнения документом ряда других
функций.
Коммуникативная
функция предназначена не только
для решения задачи трансляции
информации в социальном пространстве,
но также и для организации,
упорядочения и поддержания информационных
связей в обществе.
Зафиксированная
на материальном носителе информация
может быть многократно востребована.
Поэтому сохранение информации
является одной из важнейших
функций документа.
Хранение информации
не является самоцелью. Дело
в том, что необходимым условием
существования человеческого общества
является знание своего прошлого,
накопление информации о жизни
предшествующих поколений с последующей
её передачей во времени. Сохранённая
документированная информация активизируется
главным образом усилиями исторической
науки, занимающейся моделированием прошлого
человеческого общества. В результате
происходит реализация функции исторического
источника, которая является разновидностью
функции хранения информации и которой
документы потенциально обладают с момента
своего появления. Эта функция относится
к числу функций вторичного порядка.
Одной из важнейших
является культурная функция
документа. Фактически любой документ
может рассматриваться как своеобразный
культурный феномен, в той или
иной степени отражающий уровень
материальной, научной, технической,
языковой культуры, уровень образования,
морально-нравственного состояния
общества. С помощью документа
осуществляется не только закрепление,
но и передача от поколения
к поколению культурных традиций,
системы ценностей, нравственных
норм, приумножение и развитие
этих традиций, накопление интеллектуальных
ресурсов, культурного потенциала
в обществе.
Помимо рассмотренных
выше общих функций, изначально
присущих практически всем документам,
существует ряд функций, которыми
документы наделяются в рамках
той или иной конкретной сферы
человеческой деятельности. К их
числу прежде всего следует отнести управленческую
функцию документа. Этой функцией обладает
значительный массив документов, специально
создающихся для целей управления и выступающих
в качестве инструмента управленческого
труда. Они функционируют преимущественно
в оперативной среде.
Поскольку процесс
управления выступает в разных формах,
имеет различные уровни, стадии, циклы,
постольку и документы, выполняющие управленческую
функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные,
плановые, отчётные и т.д.
С управленческой
тесно связана правовая функция документа.
Она заключается в закреплении правовых
норм и правоотношений в обществе. Этой
функцией обладают прежде всего документы,
которые устанавливают, закрепляют либо
изменяют правовые нормы и правоотношения
или прекращают их действие, а также иные
документы, которые могут повлечь за собой
определённые юридические последствия.
Сюда относятся правовые акты органов
государственной власти; судебные, прокурорские,
нотариальные и арбитражные акты; акты
управления, влекущие за собой определённые
юридические последствия; документы, фиксирующие
договорные отношения, а также удостоверительные
документы (паспорта, дипломы об образовании,
командировочные удостоверения и т.п.).