Роль документации в управлении

    Документирование  осуществляется на естественном  языке (рукописные, машинописные  документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)

    К недокументированной  информации относятся:

    - устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;

    - нефиксируемые визуальные сообщения.

    Преобладающей  формой и носителем информации  является документ.

    ДОКУМЕНТ - это  материальный объект с информацией,  закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во  времени и пространстве.

    Документ может  быть получен различными способами:

    - посредством письма;

    - рисунка;

    - графика;

    - фотографии;

    - звукозаписи.

    Зафиксировав  информацию, он (документ) тем самым  обеспечивает ее сохранение и  накопление, возможность передачи  другому лицу, многократное использование,  возвращение к информации во  времени. Документ, регистрируя явления,  выполняет функцию учета, используется  как доказательство чего-либо.

    Совокупность  документов, посвященных какому-либо  вопросу, событию, явлению и  т.д., называют документацией.

    Условно весь  массив документации делится  на 2 больших класса:

    1-й класс - техническая  документация (конструкторская, технологическая,  проектная по капитальному строительству,  нормативно-техническая, по стандартизации  и т.д.)

    2-й класс - управленческая  документация (документы, применяемые  при оформлении действий органов  управления во всех сферах  народного хозяйства).

    Многие формы  управленческой деятельности выражаются  соответствующими документами:

    - планирование - посредством подготовки различных планов;

    - учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

    - координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

    - контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.

    ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.

    Характер делопроизводства  зависит от существа работы  того или иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство  отличается от делопроизводства  в сельском хозяйстве, в отделе  народного образования - от делопроизводства  в больнице и т.д. В связи  с этим создано много систем  документирования:

    - судебная;

    - финансовая;

    - медицинская и т.д.

    Однако для  всех учреждений, предприятий и  организаций характерна административная  функция. Документирование этой  стороны деятельности учреждений  образует административное делопроизводство  или, иными словами, «общее»  делопроизводство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Структура и  функции делопроизводственных служб  предприятий.

    Основной задачей  делопроизводственных служб является  своевременная обработка и передача  на разные уровни управленческой  информации.

    Факторами, определяющими  организационное построение службы, являются:

    - основные функции;

    - объем работ по каждой функции;

    - размеры предприятия.

    В практике  управления действуют следующие  службы документационного обеспечения:

    1. управление делами - в министерствах и ведомствах РФ. В состав управления делами включаются канцелярии, инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем и центральный архив;

    2. общий отдел - в местных органах власти. В его состав включаются подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная часть, копировально-множительная служба и архив.

    3. канцелярия - в большинстве предприятий и организаций.

    В организациях, не имеющих в структуре службы  делопроизводства, ее функции выполняет  секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное  лицо.

    Функции службы  делопроизводства:

    1) функции экспедиции - прием поступающей корреспонденции,  сортировка ее на регистрируемую  и нерегистрируемую и распределение  ее по подразделениям; количественный учет документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.

    2) функции по  учету и регистрации корреспонденции  - учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного  аппарата и поиска информации; проверка правильности составления  и оформления исходящих и внутренних  документов.

    3) функции контроля - контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководителей; анализ исполнительской дисциплины.

    4) функции архива - прием, учет, хранение и использование  дел; оказание методической помощи  в оформлении дел, подлежащих  сдаче в архив.

    5) функция печатания  и размножения документов.

    Номенклатура должностей работников служб делопроизводства включает начальников канцелярий, их заместителей, референтов, инспекторов, секретарей, делопроизводителей, машинисток, стенографисток, операторов, курьеров, экспедиторов. Состав и количество работников делопроизводства определяется штатным расписанием.

    Права, обязанности  и ответственность служащих фиксируются  в нормативно-должностных инструкциях.

 

 

 

 

 

 

      2.3 Документационное обеспечение управления.

    Документирование - это создание документов.

    Документирование  управленческой деятельности (ДОУ)  представляет систему операций, направленных на решение следующих  задач:

    1) создание документов, определение их формы и содержания;

    2) обслуживание  работников управления предприятия  документированной информацией.

    Делопроизводство - это особый вид управленческой  деятельности, направленный на организацию  и осуществление документационного  обеспечения управления.

    Для наведения  порядка в работе с документами  большое значение придается их  систематизации и унификации.

    Система документации - это совокупность взаимоувязанных  документов, применяемых в определенной  сфере деятельности. Формирование  систем и их официальное закрепление  составляет основу систематизации.

    Состав управленческих  документов определяется компетенцией  и функциями организации, порядком  решения вопросов, объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования  управленческих действий на всех  уровнях управления обеспечивается  применением Государственной системы  документационного обеспечения  управлением (ГС ДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

    ГС ДОУ –  это совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые  требования к документированию  управленческой деятельности и  организации работы с документами  в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях  и общественных организациях.

    Основная цель  разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение  качества документов, создание условий  для эффективного применения  прогрессивных технических средств  и технологий сбора, обработки  и анализа информации, совершенствование  работы аппарата управления,

    Предусмотрено,  что в дальнейшем в развитие  ГС ДОУ могут разрабатываться  нормативные и методические документы  по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):

    - межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;

    - отраслевые – министерствами и ведомствами;

    - территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

    Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).

    Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.

    В целом понизились  уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.

    Хотя учреждения  в своей основе остались с  той же административной структурой, изменив только наименования  этих структур – департаментов  на управления, а столов на  отделы, значительно изменились  функции руководителей и делопроизводственных  служб в работе с документацией.

    В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.

    Унификация документов - установление единого комплекса  их видов и разновидностей  для аналогичных управленческих  ситуаций, разработка единых форм  документов и единых правил  их составления, оформления и  создания трафаретных текстов.

    Унификация документов  проводится в целях сокращения  количества применяемых документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости  их обработки, достижения информационной  совместимости различных систем  документации по одноименным  и смежным функциям управления.

    Унифицированная  система документоведения (УСД) - система,  созданная по единым правилам  и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности.

    Работа по унификации  включает:

    1) разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

    2) внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

    3) ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

    4) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;

    5) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

    В 1980-х гг. в  нашей стране было разработано  и утверждено 16 унифицированных  систем документации общегосударственного  значения, 27 государственных стандартов  на УСД и 26 общегосударственных  классификаторов технико-экономической  информации.

    Стандартизация  документов – это форма юридического  закрепления проведенной унификации  и уровня ее обязательности.

    Документная информация, циркулирующая на предприятии,  группируется по отдельным признакам  однородности.

 

    1. По порядку  оформления документы подразделяются  на:

    - общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

    - стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

    - типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).

    2. По содержанию  документы могут быть:

    - простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

    - сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

    3. По направленности  движения документы подразделяют:

    - входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

    - исходящие - направляются из предприятия;

    - внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

    4. По происхождению  различают:

    - служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;