Распорядительные документы

Так, например, протокол общего собрания участников акционерного общества должен быть составлен в течение 15 дней со дня проведения общего собрания. Протокол общего собрания составляется в двух экземплярах. В протоколе  общего собрания обязательно должны быть указаны определенные сведения.

К сведениям, которые обязательно  указываются в протоколе общего собрания, относятся время и место  проведения общего собрания, количество голосов, которыми обладают участники  общего собрания, протокол которого составляется, а также количество голосов, которые  имеют вообще все акционеры, даже не участвующие в общем собрании, протокол которого ведется.  Также при составлении протокола общего собрания должны быть указаны фамилии и имена председательствующего на общем собрании, протокол которого составляется, либо состав президиума этого общего собрания. К обязательным сведениям, которые указываются в протоколе общего собрания, относится и повестка дня собрания.

При составлении протокола  общего собрания юридического лица следует  указывать основные тезисы выступлений, вопросы, по которым проводилось  голосование на общем собрании, результаты всех голосований. Разумеется. В протоколе общего собрания обязательно должно быть указано решение или решения, принятые общим собранием.

5.1. Длячего составляется протокол общего собрания?

Протокол общего собрания является документом, который отражает ход принятия решений, которые определяют деятельность юридического лица,  коллегиально. Это касается вообще всех протоколов, не только общего собрания юридических лиц для решения различных вопросов их коммерческой деятельности, но и тех протоколов, которые документируют принятие решение различными коллегиальными органами. Так, протокол часто составляется при ведении деловых встреч, переговоров, заседаний различных комиссий и совещательных органов.

Цель протокола общего собрания (как и любого другого  протокола) — зафиксировать принятые общим собранием решения и  достигнутые договоренности.

Важность составления  протокола общего собрания объясняется  и тем, что коллегиально совместно  рассматриваются и решаются вопросы, имеющие большое значение для  нормальной деятельности юридического лица или организации. Именно поэтому  протокол общего собрания является важным документом, в котором зафиксирован ход рассмотрения конкретных вопросов деятельности юридического лица, а  также результаты решения таких  вопросов.²¹

Любая организация использует способ коллегиального принятия решений. Соответственно, умение составлять протокол общего собрания необходимо должностным  лицам, которые являются членами, участниками  или учредителями юридических лиц, имеющих различную организационно-правовую форму.

Даже если в какой-либо компании или фирме директор единолично принимает решения,  при нем обязательно создается совещательный орган для рассмотрения наиболее важных для деятельности компании вопросов. И рассмотрение именно этих вопросов зафиксировано в протоколе общего собрания этого совещательного органа.

Необходимая для составления  протокола общего собрания работа

Для того, чтобы правильно составить и оформить протокол общего собрания коллегиального органа юридического лица, необходимо провести значительную подготовительную работу. В состав этой работы, необходимой для оформления протокола общего собрания, входит подготовка повестки дня заседания, составление и сбор необходимых документов, информирование участников общего собрания о дате, месте и времени его проведения. Для того, чтобы грамотно провести общее собрание коллегиального органа и правильно оформить его протокол, необходимо также разослать всем участникам заседания необходимые материалы, пр и необходимости — различные справки и информационные сведения по рассматриваемым на общем собрании вопросам.

Также перед проведением  общего собрания коллегиального органа, протокол которого ведется, необходимо провести регистрацию участников собрания. Для этой регистрации участников общего собрания и оформления протокола  используется как составление списка участников собрания вручную, так и  использование для регистрации  различных технических систем. В  любом случае регистрация участников общего собрания важна для грамотного оформления протокола, поскольку все  решения общего собрания получают силу лишь при наличии на нем кворума  — необходимого количества участников, которые имеют достаточные полномочия для принятия решения.

Для составления протокола  общего собрания необходимо либо стенографировать ход ведения общего собрания вручную, либо вести звукозапись общего собрания. Возможно также использование для составления протокола общего собрания и черновых записей, которые ведутся во время собрания. Важными для составления протокола общего собрания становятся и материалы заседания, например, доклады, справки, различные проекты решений общего собрания.

5.2.Оформление протокола общего собрания

Помимо большой подготовительной работы, которая должна быть проведена  организаторами общего собрания для  составления его грамотного протокола, следует обращать большое внимание и насоблюдением требований к оформлению протокола общего собрания коллегиального органа.

Так, например, протокол общего собрания может быть полным либо кратким. В полном протоколе общего собрания должны быть отражены все выступления, которые прозвучали на общем собрании коллегиального органа, а краткий  протокол общего собрания представляет собой некую схему, в которой  отмечаются лишь фамилии выступавших  и тема их выступлений. Краткий протокол общего собрания именно поэтому зачастую и называется протоколом-схемой. Каким должен быть протокол общего собрания — полным или кратким — определяет регламент работы коллегиального органа или решает его председатель.

Оформление протокола  общего собрания коллегиального органа должно быть выполнено с соблюдением  требований делопроизводства к отображению  реквизитов протокола общего собрания в соответствии с ГОСТом.

Как видите, оформление протокола  общего собрания требует некоторых  навыков документальной работы. Пренебрегать правилами оформления протокола  общего собрания нельзя ни в коем случае, ведь протокол общего собрания является единственным документом, документирующим  правомерность  принятых коллегиальным органом решений, а эти решения могут быть посвящены очень и очень важным вопросам деятельности юридического лица. 

Именно поэтому мы предлагаем юридическим лицам свои услуги оформления протокола общего собрания, проверки уже составленного протокола  общего собрания на предмет его соответствия требованиям нормативных документов и государственных стандартов. Оформление протокола общего собрания с нашей компанией позволит вам максимально грамотно документировать ход деятельности вашего юридического лица и достичь успеха  в решении важных вопросов его развития.²²

Вывод: протокол – это официальный документ, содержащий запись всего, что было сказано, сделано и решено на собрании, заседании, допросе. Занести резолюцию в протокол. Протоколы собраний ведет секретарь. Протокол судебного заседания. Протокол допроса. 2. Документ, к-рым удостоверяется какой-н. факт, устанавливаемый при участии свидетелей. 

 

 

 

Глава 6.Выписка из протокола  

   Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний, собраний). Документирование хода совещаний и протокола возлагается на сотрудника ответственного за ведение работы с документами. Протокол состоит из вводной части и основной. Иногда необходимо довести до должностных лиц отдельные элементы основной содержательной части протокола, для этого составляется Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:²³

• наименование предприятия
• название вида документа (выписка из протокола)
• дату заседания
• номер протокола
• место составления
• присутствующие и приглашенные
• председатель и секретарь
• заголовок к тексту
• текст (повестка дня, слушали, постановили)
• подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь")
• расшифровка фамилий с инициалами

 

    Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении.  
    Выписка из протокола совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контролем за исполнением административно-управленческих решений, формирует деловую документацию предприятия.

В Ы П И С К А   ИЗ ПРОТОКОЛА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ.

 

    _______________________                       _______________________

         (Название АО)                              (Местонахождение АО)

 

         Очередное Общее собрание акционеров  АО ________________________,

проходившее "___"___________ 20___ года по адресу: __________________

    ________________________________________________________ постановило:

             О распределении (использовании)  балансовой прибыли:

         Коллегиальный исполнительный  орган  общества (правление) и Совет

    директоров  (наблюдательный  совет)  общества  внесли  предложение   о

следующем     распределении    балансовой    прибыли,    составляющей

    _______________________________________________________:

         а) выплата дивидендов акционерам (при условии выплаты на  каждую

    акцию номинальной   стоимостью  ___________ (____%) дивидендов в сумме

    _________________________);

         б) отчисления в резерв ________________________________________;

         в) сумма нераспределенной прибыли  _____________________________;

         г) дополнительные  расходы   на  налог   с   юридического   лица,

связанный с нераспределенным остатком прибыли ______________________;

         Акционер _______________________________________________________

                                     (Ф.И.О., адрес)

 

    внес предложение  распределить прибыль следующим  образом:

         а) выплата дивидендов акционерам (при условии выплаты на  каждую

    акцию номинальной   стоимостью  ________________  (____%) дивидендов  в

    сумме ___________________);

         б) отчисления в резерв ________________________________________;

         в) сумма нераспределенной прибыли  _____________________________;

         г) дополнительные  расходы   на  налог  с   юридического   лица,

связанный с нераспределенным остатком прибыли ______________________.

         Председатель Коллегиального   исполнительного   органа  общества

    (правления) высказал  свою точку  зрения  о   встречном  предложении  и

    обосновал предложение  руководства.  На голосование  вынесено следующее

    решение о распределении  (использовании) прибыли:

         а) выплата дивидендов акционерам (при условии выплаты на  каждую

    акцию номинальной стоимость ________________ (____%) дивидендов в

    сумме _____________________________________________________________);

         б) отчисления в резерв ________________________________________;

         в) сумма нераспределенной прибыли  _____________________________;

         г) дополнительные  расходы   на  налог   с   юридического   лица,

связанный с нераспределенным остатком прибыли ______________________;

         На собрании присутствовало _________ лиц,  имеющих право участия

    в голосовании.  При голосовании использовался  бюллетень _____________.

6.1. Цель и назначение протокола заседания

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол  обычно составляется согласно произведенным  записям во время заседания или  на основании переданных секретарю  материалов к заседанию. Оформляется  на общем бланке, закрепленном инструкцией  по делопроизводству, или на стандартном  листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь  несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось  позднее. Регистрируются протоколы  по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого  года. К номеру протокола могут  добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают  составные номера (через дробь).²⁴

Если  присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который  будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали  представители различных организаций, то требуется указать их должности  и место работы.