Распорядительные документы

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  даются поручения, а также руководителем  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта  документа в нижней его части.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. 

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта  распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа набланке организации и представление его руководителю на подписание. ¹³

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба ДОУ. 

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного  документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.⁵

Проекты документов печатаются на бланках установленной формы  и представляются на подпись при  необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 

После подписания служба ДОУ  проводит регистрацию документа, с  момента которой он приобретает  статус официально изданного.

Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Вывод: таким образом, создание распорядительного документа включает в себя:

1. Инициирование решения — обоснование  необходимости издания распорядительного  документа.

2. Сбор и анализ информации по  вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного  документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного  документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание  документа).

7. Доведение распорядительного документа  до исполнителей.

 

Глава 2.Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.⁶ 

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. ⁷

Постановлением Госкомстата  России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты" утверждены унифицированные  формы для следующих разновидностей приказов:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а); 
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а); 
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6); 
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а); 
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8); 
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а); 
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9); 
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а); 
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11); 
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные  унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. 

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества". 

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). 

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 

Констатирующая часть  отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".⁸ 

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа  должен начинаться с указания должности  и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны  организации или структурные  подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 

Например:

1. Начальнику Управления  производства и внедрения информационных  систем Воробьеву К.В. подготовить  проект "Технического задания…".

2. Начальнику Управления  сбыта информационных систем  Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и  оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и  заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". 

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит  вместе с проектом приказа. 

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа  документа.⁹

Если к проекту приказа  имеются приложения справочного  или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа  в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: 

Если приложением к  приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. 

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных  подразделений. 

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). 

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа..являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ),дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.¹⁰

2.2.Выписка из приказа

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая  слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько  интересующих пунктов.

Типовой формуляр выписки  из приказа по основной деятельности включает в себя следующие реквизиты:

• реквизиты общего бланка
• заголовок
• текст
• подпись
• заверительная надпись

Выписка из приказа  по личному составу¹¹

В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу  интересующейся организации из приказа  по личному составу делают выписку.

Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки  из приказа по основной деятельности.

В связи с отсутствием  в приказе по личному составу  констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт. Дальнейшее оформление совпадает с выпиской из приказа по основной деятельности.

Типовая форма выписки из приказа по личному составу включает тот же состав реквизитов, что и выписка из приказа по основной деятельности.

Вывод: в итоге приказ это -акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения. В вооруженных силах письменное или устное распоряжение начальника подчиненным, являющееся для них законом.

 

Образец выписки из приказа

по основной деятельности

ТОО  «Маяк»

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

08.01.95 № 2

Москва

 

О введении Инструкции

по делопроизводству

 

          В целях совершенствования работы  с документами на предприятии  и обеспечения их сохранности