Распорядительные документы

 

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Российской Федерации

Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)

Кафедра: «Документоведение  и документационное обеспечение  управления»

Юридический институт

 

Курсовая работа

По дисциплине «Документоведение»

На тему «Распорядительные  документы»

 

 

Выполнила

Студентка группы ЮДВ-226

Мацкевич Юлия Валерьевна

Проверил

Профессор

Егоров Виктор Павлович

                                                        Оценка:

                                                    Дата:

                                                          Подпись:

 

 

Москва 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...4

Глава 1:Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов…………………..................................................6

1.1Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения………………………………………………………….8

Вывод к главе……………………………………………………………...12

Глава2:Цель и назначение приказа по основной деятельности приложения к приказу об основной деятельности……………………………………………..13

2.2 Выписка из приказа…………………………………………………...18

Вывод к главе……………………………………………………………...19

 

Глава 3:Цель и назначение распоряжения, образец распоряжения и выписки из распоряжения…………………………………………...……………….……21

Вывод к главе……………………………………………………………...22

Глава4:Указание, решение, постановления…………...………….……………25

4.1.Указание…………………………………………………………….…25

4.2.Решение…………………………………………………………..……25

4.3.Постановление…………………………………………………..…….27

Вывод к главе……………………………………………………………...28

Глава5:Протокол.общего.собрания…………………..…………………….…..29

5.1.Для чего составляется протокол общего собрания?..........................31

5.2.Оформление протокола общего собрания……………………….…33

Вывод к главе……………………………………………………..……...34

Глава6:.Выписка.из.протокола………………………………………………....35

          6.1.Цель и назначение протокола заседания…….…………….……….38

Вывод к главе……………………………………………………………...39

Заключение…………………………………………………………………….…42

Список литературы………………………………………………………………44

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы сопровождают любую часть нашей  жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей  жизни.

На  сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением  и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень  важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех  фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого  нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как  грамотно оснастить рабочие места  компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные  с внедрением новейший техники и  технологии в обработку передачу и хранения документов, это более  высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально  повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие  требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет  рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной  деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

·  Совершенствуется организация управления

·  Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности

·  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так  как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе  и на государственном, будет крайне затруднено.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

В итоге можно сказать:

Распорядительные  документы необходимы для того, чтобы  регулировать

деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

 

Глава 1.Цель и назначение распорядительных документов, виды распорядительных документов

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.¹

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане  распорядительные документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для  издания распорядительного документа  может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 

 

1.1 распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы,распоряжения, указания.²

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). ¹

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний,распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечани³ям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. 

Процедура документирования является организующим началом в  подготовке и издании распорядительного  документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. 

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в  соответствии с ранее разработанным  планом или программой), по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений  или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. 

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, по решению руководства  организации создается временная  комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта  распорядительного документа. 

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 

Подготовка проекта  распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 

Согласование  проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). ⁴

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами  возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят  проект.