Призначення та особливості комплексу кадрової документації

Наказ з кадрових питань набуває  чинності з моменту його підписання керівником закладу. Однак окремі пункти наказу можуть мати й інші строки набуття  чинності. Так, призначення працівника на посаду може бути проведено з 1 березня, тоді як наказ був підписаний 27 лютого цього ж року.

Накази з кадрових питань мають відмітку «З наказом ознайомлений (ознайомлена, ознайомлені)». З наказом  ознайомлюють усіх зазначених у ньому  осіб, які розписуються на першому  примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Кадрові накази реєструють в ."Книзі наказів по кадрах". Аркуші прошиті, пронумеровані. У кінці книги пишуть: "У даній книзі пронумеровано та прошнуровано ____аркушів". Цей запис опечатується та завіряється керівника фірми.

Важливою складовою  роботи з наказами є своєчасне  внесення до них змін та припинення їх чинності у разі прийняття нових наказів.

Необхідність прийняття  нового наказу спричинюють:

-  зміни, скасування, продовження строку дії організаційних та інших документів (інструкцій, положень, регламентів, графіків роботи, правил, номенклатури справ тощо) з початку наступного року або після закінчення чинності документа;

-  надання працівникам прав і повноважень (включення до комісій, покладення відповідальності за виконання різних функцій), а також скасування таких наказів — під час прийняття (переведення) на посаду та звільнення відповідного працівника.

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Трудові книжки працівникців та документація з їх обліку

Трудова книжка є  основним документом про трудову  діяльність працівника. Відповідно до чинного українського законодавства3 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємстві. На осіб, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовими  договорами, трудові книжки на підприємстві не ведуться.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої  звітності, видаються працівникам  лише при звільненні під розписку. Доцільно трудові книжки працівників  зберігати та тримати в сейфах за алфавітом, на великих підприємствах - по структурним підрозділам і  за алфавітом.

Трудові книжки (дублікати), що не були одержані працівниками при  звільненні, зберігаються в кадровій службі протягом двох років окремо від трудових книжок працівників, які  працюють, а потім передаються  до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років, а по закінченні зазначеного  строку знищуються. При зміні посадових  осіб, які відповідають (за посадовою  інструкцією або наказом) за ведення  трудових книжок, передача чистих бланків  трудових книжок (вкладишів), а також  заповнених трудових книжок оформляється актом.

Заповнення трудової книжки здійснюється у відповідності  до законодавчих вимог4. Трудові книжки (вкладиші до них) заповнюються у відповідних  розділах українською  мовою (української  та російською мовами заповнюються трудові  книжки старого зразка) ручкою кульковою  або з пером, чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів. Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, кваліфікаційного розряду тощо, нагороди й заохочення, звільнення виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними): 02.09.2003; 12.01.2004.

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником  або уповноваженим ним органом  не пізніше тижневого строку з  дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться :

• відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
• відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, заохочення вносяться на підставі наказу (розпорядження), але  не пізніше тижневого строку, а  в разі звільнення - в день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки про  прийняття на роботу, переведення  на іншу постійну роботу, звільнення, власник  трудової книжки повинен бути ознайомлений під розписку в особовій картці за формою П-2.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва  про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник  повинен своїм підписом завірити правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний  аркуш) трудової книжки обов'язково підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього ставиться  печатка підприємства (або печатка  кадрової служби).

Запис про прийняття  особи на роботу вноситься до розділу "Відомості про роботу".  У випадку, коли працівник до прийняття  на роботу на дане підприємство не мав  трудового стажу, у трудовій книжці у розділі "Відомості про роботу" робиться запис: До вступу на роботу трудового  стажу не мав(ла). У наступному до розділу "Відомості про роботу" вносяться записи про: переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві; присвоєння нового кваліфікаційного розряду, перейменування посади, встановлення другої та інших професій; прийняття присяги державного службовця; призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою; звільнення, інші.

Записи про тимчасові  переведення або переміщення  на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених чинним законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У випадку, коли тимчасове  переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.

У розділ "Відомості  про нагородження" вносяться відомості  про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України).

У розділ "Відомості  про заохочення" вносяться такі відомості;

про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку);

про відкриття, на які  видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

До цього розділу  трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які носять регулярний характер.

Виправлення записів  у трудовій книжці проводиться відповідно до вимог чинного українського законодавства. Зміна записів про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження власника трудової книжки виконується за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про шлюб тощо). При цьому однією рискою закреслюються  попередні відомості і записуються  нові. Посилання на відповідні документи  здійснюються на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника  підприємства або спеціально уповноваженої  ним посадової особи і печаткою підприємства (печаткою кадрової служби).

У разі виявлення  неправильного або неточного  запису відомостей про роботу, переведення  на іншу постійну роботу, а також  про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконуються на тому підприємстві, де було зроблено відповідний запис.

Виправлення записів  про роботу, переведення на іншу постійну роботу, нагороди і заохочення здійснюється тільки на підставі відповідних  документів (накази, розпорядження) в  оригіналі.

Виправлення неправильних або неточних записів у відповідних  розділах трудової книжки здійснюється у такому порядку:

у графі 1 - записується  наступний порядковий номер;

у графі 2 - зазначається дата внесення запису;

у графі 3 - робиться запис "Запис за № таким-то недійсний". Потім записуються відомості  згідно з відповідним документом (наказом, розпорядженням);

у графі 4 - повторюються дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно  внесено до трудової книжки, або  робиться посилання на наказ (розпорядження) про поновлення працівника на роботі або зміну формулювання причини  звільнення тощо.

 

 

 

ВИСНОВКИ

Однією з основних частіш спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд  документів, необхідних робітникам і  службовцям при здійсненні ними права  на працю.

До організаційно-розпорядчих  документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять  інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Згідно із статтею КЗпП України робітники і службовці  реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах  заводять алфавітні картки на кожного  працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів.

У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних  про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах. Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д. До складу документів по особовому складу належать: заяви; накази по особовому складу; характеристики; автобіографії; резюме; анкети; доручення; розписки; особові справи; трудові книжки.

Документацію по особовому  складу ведуть із моменту зарахування працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1. Вербицька Т.С., Чіннікова  В.П. – Львів: Оріяна – Нова, 2001.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – Київ: Либідь, 1998.

3. Лоза О.В. Діловодство  та документування управлінської  діяльності. Навчальний посібник. – Київ: УААУ, 1997.

4. Палеха Ю.В. Управлінське документування. Навчальний посібник у 2-х частинах – Київ: ВКУ, 2001..