Призначення та особливості комплексу кадрової документації

 

З М І С Т

 

ВСТУП………………………………………………………………………….

РОЗДІЛ 1. КАДРОВА СЛУЖБА В СИСТЕМІ

УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА……………………

1.1. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом……………………..

1.2. Завдання кадрового діловодства ……………………………….

1.3. Основні напрямки роботи кадрової служби …………………..

 

РОЗДІЛ 2. ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ КАДРОВОЇ

ДОКУМЕНТАЦІЇ……………………………………………………………

2.1. Призначення та особливості  комплексу кадрової

                 документації……………………………………………………..

2.2. Особова справа як комплекс документів

      про працівника ……………………………………………………

2.3. Організаційно-розпорядчі документи з кадрів………………

2.4. Трудові книжки працівників та документація

з їх обліку……………………………………………………………….

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………………………

ДОДАТКИ

 

 

 

В С Т У П

Актуальність теми. Кадрові служби є однією з найважливіших  структур  управління та    забезпечують:    укомплектування    підприємств,    установ, організацій,  фірм   робітниками,  фахівцями, службовцями; організацію підготовки,  перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників;  атестацію керівників і фахівців;  реалізують  міри, спрямовані на зміцнення трудової дисципліни;  скорочення плинності кадрів;  здійснюють підготовку розпорядчих документів по особовому складу;  необхідної  статистичної  звітності по кадрах;  ведуть у встановленому   порядку   облік   працівників,   у   тому    числі військовозобов'язаних;  кадрове діловодство;  оформляють документи для призначення працівникам пенсій;  вирішують інші  питання,  що відносяться до їх компетенції.

     Структура кадрової  служби,   її   чисельність   визначаються організаційно-ставною     структурою    підприємства,    установи, організації,  фірми.  При  цьому за  основу  розрахунку  необхідної кількості   її  працівників  приймається:  чисельність   працюючих; конкретні умови,  характерні  риси, пов'язані з типом, масштабами  і різновидами  окремих   виробництв;  техніко-економічні  і соціальні характеристики підприємства,  установи,  організації,  фірми;  інші показники.

     В окремих   випадках   у   складі   кадрової   служби   можуть  функціонувати  функціональні  групи:  оформлення прийому на  роботу, переведень і звільнень;  обліку і звітності;  військового   обліку; підготовки,  перепідготовки  і підвищення кваліфікації працівників;  діловодства; соціологічні і психологічні, інші. На невеликих підприємствах,  установах, організаціях, фірмах, як  правило,  штатним   розкладом   установлюється   лише   посада працівника по кадрах /провідний інженер,  інженер I/II/ категорії, старший інспектор, інспектор по кадрах/.

Мета  курсової роботи  полягає у вивченні діяльності  кадрових служб, визначення основних завдань, які ставляться перед цими установами та дослідженні комплексу кадрової документації.

Завдання  дослідження полягають у наступному:

• охарактеризувати основні напрямки діяльності кадрових служб ;
• виявити особливості оформлення та використання кадрової документації;
• проаналізувати окремі види кадрових документів;
• розкрити комплекс кадрової діяльності (твоєї бази практики).

Об’єкт  курсової роботи: комплекс кадрової документації .

Предмет курсової роботи: загальні тенденції та основні напрямки діяльності кадрових служб як субєктів процесу управління персоналом підприємствакадро.

Джерельну базу курсової роботи склали такі нормативні, наукові та науково-методичні матеріали з питань кадрового діловодства, комплекс кадрової документації (бази переддипломної практики)

Структура курсової роботи. Робота складається зі вступу,                          2-х основних розділів, висновків,  списку використаних джерел (налічує бібліографічних описів ) та додатків.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

КАДРОВА СЛУЖБА В СИСТЕМІ

УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА

1.1. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом

Під управлінням персоналом необхідно розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками. Ця робота складається з наступних розділів:

· формування системи керування  персоналом;

· планування кадрової роботи;

· проведення маркетингу персоналу;

·  визначення кадрового потенціалу і потреби організації в персоналі.

Серед завдань, що стоять перед  службою управління персоналом, найм, оцінка і відбір персоналу. Основним завданням служби персоналу є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і кількісному відношенні. Є два варіанти поповнення підприємства необхідними працівниками: внутрішній і зовнішній.

З метою забезпечення підприємства необхідними кадрами виконують планування роботи з кадрами, суть якої полягає в наданні людям робочих місць у потрібний момент часу і необхідної кількості відповідно до їх здатностей, нахилів та потреб виробництва. Робочі місця з точки зору продуктивності і мотивації повинні дозволяти працюючим оптимально розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам створення гідних людини умов праці і забезпечення зайнятості.

Кадрове планування здійснюється як в інтересах організації, так  і в інтересах її персоналу. Кадрове  планування повинно створювати умови  для мотивації більш високої  продуктивності праці і задоволення  роботою.

Процес управління персоналом передбачає наявність об'єкта і суб'єкта управління. Суб'єктом управління персоналом виступають посадові особи, а також  відповідні органи підприємства, до обов'язків яких входять функції управління персоналом (об'єктом).

Управлінський персонал має  ті ж головні ознаки, що й весь персонал підприємства - наявність трудових взаємовідносин з роботодавцем (робота за наймом) і володіння певними якісними характеристиками (здібностями, мотиваціями, властивостями).

Згідно «Кваліфікаційного  довідника посад керівників, фахівців і службовців», весь управлінський персонал поділяється на категорії: керівники, спеціалісти (фахівці), інші службовці.

До посад керівників належать:

- директор (генеральний директор, управляючий і т.п.) підприємства;

- заступники директора (головні фахівці);

- начальники (завідувачі) структурних підрозділів (відділів, бюро) підприємства, а також їхні заступники.

Однією з характерних  загальних вимог до посад керівників є наявність вищої освіти й стажу роботи у відповідній галузі 3-5 років.

Для виконання своїх функціональних завдань суб'єкти господарювання використовують працю найманих працівників. З метою відповідного підбору кадрів, прийому на роботу працівників, обліку їх просування по службі на підприємствах функціонують кадрові служби.

Структура такої служби, її штатна чисельність залежать від  обсягу кадрової роботи. Останній залежить від виду підприємства або організації, чисельності працюючих і окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал, наприклад, вік і стать співробітників, що пов'язано з оформленням пенсійних справ, декретних відпусток, листків непрацездатності, навчальних відпусток тощо.

Об'єктами управління персоналом є працівники підприємства, на яких спрямовано вплив функцій керування персоналом.

Кадрові служби працюють з  працівниками підприємства, як наявними, так і потенційними. Всі працівники підприємства, включаючи тимчасових і сезонних, сумісників, позаштатних працівників та тих, що працюють за короткостроковими угодами, належать до категорії персоналу.

Керівники — це працівники, що займають посади керівників підприємств та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори (генеральні директори), начальники, завідувачі, керуючі, виконроби, майстри на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах, головні спеціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, головний механік тощо), а також заступники цих керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, що виконують спеціальні інженерно-технічні, економічні та інші роботи: інженери, економісти, бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти, соціологи тощо.

До службовців належать працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування (тобто виконують суто технічну роботу), зокрема - діловоди-обліковці, архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі-друкарки, стенографісти тощо.

Робітники - це персонал, безпосередньо  зайнятий у процесі створення  матеріальних цінностей, а також  зайнятий ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг та ін.

До об'єктів управління персоналом необхідно віднести також  кандидатів або потенційних претендентів та звільнених працівників. Кандидати або потенційні претенденти - це особи, що претендують на заняття конкретного робочого місця або посади підприємства, складають резерв персоналу. Звільнені – це колишні працівники підприємства, що звільнені відповідно до трудового законодавства. Будучи звільненими, вони мають право звертатися з питань видачі різного роду довідок, що стосуються їх праці та оплати на підприємстві.

Від категорії персоналу  необхідно відрізняти поняття „кадри". До кадрів (від фр. cadres) належить склад кваліфікованих працівників підприємств, установ і організацій згідно зі штатним розкладом. Кадри характеризуються чисельністю, складом, професійною, кваліфікаційною і посадовою структурою, статтю і віком. До кадрів не відносять працівників, посади яких не передбачені у штатному розкладі. Отже, поняття „персонал" більш ємнісне, ніж „кадри", і кадри виступають складовою частиною персоналу.

Поділ персоналу на складові елементи необхідний для:

• розрахунку чисельності працівників, обліку складу і розподілу кадрів за професійними угрупованнями різних рівнів класифікації, планування додаткової потреби в кадрах;

- систематизації статистичних даних із праці за професійними ознаками;

- аналізу і підготовки статистичних даних, а також розробки відповідних прогнозів зайнятості, доходів, охорони праці, підготовки та перепідготовки кадрів тощо;

-  підготовки статистичних даних для періодичних оглядів зі статистики праці;

- розв'язування питань контролю й аналізу міжнародної міграції, міжнародного набору і працевлаштування.

Управління персоналом здійснюється за допомогою різних прийомів, сучасних методів роботи з кадрами для  розкриття потенційних можливостей  людини, створення обстановки, що сприяє максимальній віддачі виконавця  в процесі трудової діяльності. Основними  завданнями, що стоять перед системою управління кадрами, є:

- розробка принципів роботи з кадрами;

-  вдосконалення методів роботи з кадрами;

- організація діяльності служби, яка займається управлінням персоналом.

Головними принципами роботи з кадрами є: індивідуалізація, демократизація, інформатизація, системність, підбір працівників  з урахуванням їх психологічної  сумісності, врахування побажань співробітників при виборі форм і методів їх перепідготовки і підвищення кваліфікації.

Принцип інформатизації кадрової роботи передбачає застосування сучасних засобів обчислювальної техніки  для процедур збирання, передачі, обробки, зберігання, видачі інформації з метою  оперативного прийняття обрунтованих кадрових рішень. Цьому сприяють оснащення  кадрових служб персональними комп´ютерами і створення на їх базі автоматизованих  робочих місць працівників кадрової служби.

Принцип системності в  роботі з кадрами передбачає, що управління персоналом у готельному комплексі повинно охоплювати не окремі категорії працюючих, а весь склад персоналу, вирішувати не одномоментні задачі, а безперервно виникаючі  проблеми в діяльності працівника: під час його приймання на роботу, в період просування по службі та до його останнього дня роботи в готельному комплексі. Потрібно використовувати  різні методи, засоби, прийоми роботи з персоналом, а не під впливом  настрою приймати випадкові рішення.

Вклади в персонал і  кадрову роботу стають довгостроковим чинником конкурентоспроможності та виживання  готельного комплексу. Під управлінням  кадровими ресурсами звичайно розуміють  всю сукупність організаційних заходів, направлених на оптимальне формування колективу і повне використання його здібностей у виробничому процесі (політика підбору і найму працівників, розвиток кар´єри, мотивація, заохочення, звільнення з роботи, вихід на пенсію, лідерство в колективі, культура, взаємні зв´язки, розвиток колективу, творча обстановка, підготовка персоналу, управління конфліктними ситуаціями). Для досягнення успіху на ринку готельні комплекси повинні мати в своєму розпорядженні стабільний персонал.

 

 

 
1.2. Завдання кадрового діловодства

Кадрове діловодство є  однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.