Призначення та особливості комплексу кадрової документації

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання  документування та організації роботи з документами стосовно особового  складу підприємства (чи системи) з питань прийому, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу  для забезпечення оперативного  і чіткого виконання та проходження  документів і доручень керівництва  стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних  справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація  і комп'ютерна обробка даних  з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали  значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових  документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих  підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частину часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

- чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

- визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

- підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

- раціональна організація робочих місць.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру  робіт умовно поділяють на такі зони:

- управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

- робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

- роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

- очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

- зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім  санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для  робочих місць (письмові столи, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні  апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць  співробітників кадрової служби має  здійснюватися відповідно до посадових  категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

- встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись;

- розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій;

- матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам;

-  матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти;

- для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних  меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу  кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Основні напрямки роботи кадрової служби 

 Кадрова служба виконує функції організації набору і відбору персоналу, включаючи тестування, а також здійснює:

- введення в посаду  нових працівників;

- організацію проходження  служби і планування кар´єри;

- оцінку діяльності;

- професійну орієнтацію;

- співбесіди з тими, що  звільняються.

Відділ організації заробітної плати проводить:

- аналіз посадових обов´язків;

- класифікацію робіт і  їх тарифікацію;

- розробку систем оплати  і преміювання;

- перегляд тарифних ставок  і індивідуальної оплати праці.

 Відділ трудових відносин  з працівниками відповідає за:

- участь у колективних  угодах і активне проведення  узгодженої політики;

- роботу за скаргами  на основі процедур, встановлених  трудовими угодами, і вирішення  всіх суперечок;

- сприяння розвитку зв´язків і відносин між адміністрацією і працівниками на індивідуальній і груповій основі;

• ведення особистих справ і трудової статистики.

Відділ професійного навчання і перепідготовки контролює:

• виробниче навчання, що включає інструктаж нових співробітників;

- виробниче навчання за програмами перепідготовки кваліфікованих співробітників;

- підготовлення учбових матеріалів.

Відділ соціального розвитку зосереджує всі функції, пов´язані  із створенням і управлінням внутрішньоготельною  соціальною інфраструктурою і наданням додаткових соціальних пільг працівникам, а також їх планування, розробку і економічне обгрунтування відповідних систем, наприклад:

- колективне (групове) добровільне  страхування (життя, здоров´я, захист  від нещасних випадків);

- система пенсійного забезпечення;

- допомога в правовому  захисті для працівників;

- виплата компенсацій  при звільненнях;

- організація відпочинку: соціальні та спортивно-оздоровчі програми (заходи).

 Відділ безпеки праці  та медичної допомоги виконує  необхідний комплекс робіт для забезпечення безпеки на виробництві:

- розробляє стандарти  безпеки;

- займається освітою в  області техніки безпеки;

- надає медичну допомогу  персоналу, медичне лікування  і консультування;

- з´ясовує і аналізує  причини відсутності працівника  на роботі.

Відділ досліджень по персоналу  проводить вивчення питань кадрової політики і трудових відносин, включаючи  збір зовнішньої інформації, обстежує стан морально-психологічного клімату, а також здійснює:

- підготовку довідкових  матеріалів;

- розробку форм документообігу  для кадрової служби;

- розробку правил, стандартних  прийомів і процедур кадрової  роботи;

- ревізію.

Для того, щоб правильно  і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація  обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

- про зміну кількості  і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

- про стан роботи з  підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

- про кількісний та  якісний склад кадрів, просування  молодих працівників;

- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання  згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2

ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ  КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1. Призначення  та особливості комплексу кадрової  документації

Документація з особового  складу утворюється як результат  роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового  складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога. Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення. На підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.

Сказане дає змогу  зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.