Призначення та особливості комплексу кадрової документації

Комплекс документів за функціями управління кадрами  включає такі основні групи документів:

- особисті та особові документи працівників;

- організаційно-розпорядча документація;

- первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих  документів працівників відносяться  паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат  та інші документи, які являють собою  юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про  себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також  є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового  відрекомендування: перепустка, посвідчення  про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові  правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

        Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Особова справа як комплекс документів про працівника

Особова справа - це сукупність документів, які містять  найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються  особові справи в алфавітному  порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ. Алфавітна книга ведеться для оперативного пошуку особової справи. В ній є коротка довідкова інформація про працюючих. Книга ділиться на частини по алфавіту. До алфавітної книги не вносять накази про відпустки, відрядження, штрафи, нагороди.

Особова справа складається  з таких документів:

1) додаток до  особового листка з обліку кадрів;

2) особовий листок  з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів  про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових  праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів  (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника  або виписки з цих наказів;

9) матеріали проведення  атестації;

10) опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.

Довідки з місця  проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або  розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен  містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинний бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність  за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, інспектор з персоналу або секретар.

Видаються особові  справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати  особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова  справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.

Вся інформація, що міститься у особовій справі, у  короткій формі відображається в "Описі особової справи".

Опис розміщується на початку особової справи та ведеться паралельно, з поступом документації, що стосується даного співробітника.

Сторінки особової справи нумеруються знизу вверх 1-й документ, що підшитий в особову справу співробітника - особовий листок з обліку кадрів (з 2-х сторінок). Нумерувати: нижній листок буде № 1, верхній - № 2.

Наступний документ - копія документу про освіту - буде знаходитися на сторінці 3.

Оформлюються справи у  стандартних папках-швидкозшивачах.

Після звільнення особова справа співробітнику на руки не видається, а зберігається у архіві підприємства сімдесят п'ять років.

Лицьова сторона справи перекреслюється  червоним олівцем по діагоналі.

 

 

2.3. Організаційно-розпорядчі документи з кадрів

Накази з кадрових питань оформлюють відповідно до типових міжвідомчих  форм первинної облікової документації з обліку кадрів, які затверджено  наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 р. № 489 (далі — типові форм). Це, зокрема, такі накази:

- про прийняття на роботу (типова форма № П-1);

- про надання відпустки (типова форма № П-3];

- про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4).

Типові форми формалізовані  не лише за формою, а й за змістом. Це дає змогу скоротити кількість  документів, які складаються, а також  запобігти дублюванню даних, вирішувати питання їх механізованого чи автоматизованого опрацювання й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків.

За потреби можна доповнювати  накази, складені за типовими формами, іншими показниками, вносити зміни  до форматів типових форм, а також  складати накази за формою, відмінною  від типової, за умови збереження у наказі усіх показників, передбачених типовою формою.

Підставами для видання  наказів з кадрових питань можуть бути:

- доповідні записки керівників структурних підрозділів;

- заяви працівників;

- трудові договори;

- виробнича необхідність тощо.

Зміст індивідуального наказу з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з  прийменника «про» і складається  за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...», «Про переведення...», «Про звільнення...», «Про зміну облікових даних...», «Про відрядження...», «Про надання відпустки...»  тощо.

Особливістю оформлення наказів  з кадрових питань є відсутність  констатуючої частини (преамбули) та розпорядчого слова «НАКАЗУЮ». Відповідно до типових форм розпорядчу частину наказу з кадрових питань починають із зазначення прізвища, імені та по батькові працівника на якого поширюється дія наказу. Розпорядчу частину наказу з кадрових питань  починають дієсловом, яке точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. При цьому прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник.

У наказі про надання відпустки  вказується вид відпустки, кількість  наданих робочих днів, а також  дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити  підставу, в якій вказуються документи, що виступили підставою для видання  наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий  структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з  даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження. Пункти тексту наказу мають бути чітко сформульовані відповідно до Кодексу законів про працю України (КЗпП) та гарантувати трудові права працівників.

Наприкінці кожного пункту зведеного наказу вказується  підстава. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника або трудовий договір у письмовій формі, в інших випадках — відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо).

Проект наказу з кадрових питань візує керівник структурного підрозділу навчального закладу (наприклад, заступник директора з навчально-виховної роботи). У наказах про переведення або призначення на посади, звільнення з посад, які пов'язані з матеріальною відповідальністю, обов'язковою є віза керівників структурних підрозділів (наприклад: заступника директора з адміністративно-господарської роботи, головного бухгалтера).