Понятие и функции делопроизводственной службы

Задачи архивного отдела63:

• Учет и обеспечение сохранности принятых в архив дел и документов.
• Осуществление фондирования принятых в архив дел и документов.
• Составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам.
• Оказание методической, практической помощи структурным подразделениям по ведению делопроизводства и подготовке документов, подлежащих сдаче в архив.
• Составление сводных описей дел постоянного срока хранения.
• Исполнение запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера.
• Подготовка и передача документов постоянного срока хранения в государственный архив области.

В штатную численность управления входят:

начальник управления;

заместитель начальника управления;

2 начальника отделов;

2 документоведа 1 категории;

2 документоведа 2 категории;

курьер.

 

§2.2. Локальное нормативное регулирование деятельности управления делами НИУ «БелГУ»

 

К числу локальных нормативных актов, регулирующих деятельность Управления делами относятся:

Устав НИУ «БелГУ»64 - указаны направления деятельности университета, порядок формирования структуры, порядок управления университетом, порядок приема студентов, расписана организация учебного процесса, принципы и задачи научной деятельности университета, категории обучающихся, виды должностей работников, порядок приема на работу, повышения квалификации работников, порядок финансово-хозяйственной деятельности, порядок ведения учета, предоставления отчетности, основы международной и внешнеэкономической деятельности университета, виды локальных актов, регламентирующих деятельность университета, порядок реорганизации и ликвидации университета.

Циклограмма деятельности НИУ «БелГУ» и его структурных подразделений в 2013 году65 – расписано время проведения ректоратов, советов, совещаний, «планерок».

План работы университета на 2012/2013 учебный год66 – расписаны основные задачи на 2012/2013 учебный год согласно направлениям деятельности НИУ «БелГУ», график проведения мероприятий по основным направлениям деятельности, план работы коллегиальных органов (советов и комиссий) университета.

Коллективный договор между администрацией и коллективом работников ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2012-2014 гг67. (с изм. от 21.12.2012) – включает приложения, регламентирующие основные вопросы деятельности университета:

Приложение №1. Соглашение между администрацией и коллективом обучающихся ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет»;

Приложение №2. Положение об оплате труда работников ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет»;

Приложение №3. Положение о порядке установления стимулирующих выплат и премировании;

Приложение №4. Перечень рабочих мест (должностей, профессий) с вредными и (или) опасными условиями труда, работающим на которых устанавливается повышение оплаты труда в размере 12% от должностного оклада;

Приложение №5. Перечень рабочих мест (должностей, профессий) с особо вредными и (или) особо опасными условиями труда, работающим на которых устанавливается повышение оплаты труда в размере 24% от должностного оклада;

Приложение №6. Правила внутреннего распорядка Белгородского государственного университета;

Приложение №7. Положение о порядке предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в Белгородском государственном университете;

Приложение №8. Перечень рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда, работающим на которых предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск Приложение №9. Положение о порядке оказания материальной помощи;

Приложение №10. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры;

Приложение №11. Перечень бесплатно выдаваемой спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты рабочим и служащим;

Приложение №12. Перечень профессий, дающих право на получение мыла, смывающих и обезвреживающих средств;

Приложение №13. Список рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда, работающим на которых предусмотрена выдача молока или денежная компенсация;

Приложение №14. Положение о гарантиях лицам, работавшим в должности ректора.

Положение об управлении делами68 – названия разделов положения несколько отличаются от типового положения о службе ДОУ. Из таблицы 1 видно, что в положении об управлении делами не прописаны цели деятельности данного структурного подразделения. Также, в отличие от типового положения, в положении об управлении делами права и ответственность расписаны в разных разделах. Содержательно, эти разделы более насыщенны, нежели в типовом положении.

 

Положение об управлении делами	Типовое положение о службе ДОУ
Раздел 1. Общие положения	Раздел 1. Общие положения
Раздел 2. Задачи	Раздел 2. Цели и задачи службы ДОУ
Раздел 3. Функции	Раздел 3. Функции службы ДОУ
Раздел 4. Права	Раздел 4. Права и ответственность службы ДОУ
Раздел 5. Ответственность	Раздел 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
Раздел 6. Взаимоотношения (функциональные связи)	-

 

Таблица 2.1. Соотнесение разделов типового положения о службе ДОУ и положения об УД

 

Положения об отделах69 – конкретизируют положение об управлении делами, отдельно прописывают функции и задачи каждого отдела, структурно положение об отделах содержит те же разделы что и положение об управлении.

Должностные инструкции сотрудников управления – содержат следующие разделы:

общие положения – указано к какой категории относится должность, требование к стажу работы, порядок назначения и освобождения от должности, что должен знать работник;

функции – расписаны функции, выполняемые работником;

должностные обязанности – перечисляются компетенции работника;

ответственность – указаны виды ответственности за различные нарушения;

взаимоотношения – указывается с какими подразделениями и по каким вопросам взаимодействует работник в ходе осуществления своих должностных обязанностей.

 

§2.3. Организация делопроизводства в НИУ «БелГУ»

 

Организация делопроизводства в НИУ «БелГУ» регламентируется следующими локальными актами:

Инструкция по документационному обеспечению управления70;

Номенклатура дел университета71;

технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами)72.

 

Инструкция по документационному обеспечению управления была утверждена приказом ректора от 26.12.2011 № 636-ОД. При ее составлении были учтены положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству73. Содержание инструкции по документационному обеспечению управления в основном соответствует методическим рекомендациям. Однако, в инструкции по документационному обеспечению управления нет раздела «Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции». Также, в инструкции по ДОУ нет разделов, характеризующих документальный фонд университета, порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, не прописан порядок передачи дел на архивное хранение. Учитывая то, что университет является источником комплектования государственного архива, данные пункты могли бы быть важны.

Однако, в инструкции по документационному обеспечению управления есть те разделы, которые не упоминаются в методических рекомендациях. А именно: «Работа с обращениями граждан», «Тиражирование, порядок снятия и выдачи копий с документов», «Оформление служебных командировок работников университета». Некоторые разделы расписаны подробнее, чем в методических рекомендациях. «Исполнение и организация контроля исполнения документов», «Номенклатура дел университета», «Изготовление, учет, использование, хранение, передача и уничтожение печатей, штампов и бланков документов».

В целом, инструкция по документационному обеспечению управления содержит 11 разделов:

1. Общие положения.

2. Основные понятия.

3. Правила подготовки и оформления управленческих документов.

4. Особенности подготовки  и оформления отдельных видов  документов.

5. Организация документооборота.

6. Исполнение и организация  контроля исполнения документов.

7. Номенклатура дел университета.

8. Хранение и использование  документов.

9. Особенности работы  с электронными документами (электронными  образами документов).

10. Оформление служебных командировок работников университета.

11. Изготовление, учет, использование, хранение, передача и уничтожение печатей, штампов и бланков документов.

Номенклатура дел — это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве университета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Не следует путать номенклатуру дел, которая оформляется в начале делопроизводственного года и содержит предполагаемые наименования дел, с реальными делами, которые оформляются по завершении делопроизводственного года74.

Номенклатура дел является основным документом, обеспечивающим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел. Номенклатура дел составляется на один календарный год и вступает в действие с 01 января очередного календарного года. Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

1. Закрепление индексов дел;
2. Группировка исполненных документов в дела;
3. Систематизация дел;
4. Обеспечение правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся в составе соответствующих дел;
5. Установление сроков хранения дел и определение документов, хра-
6. нящихся в составе соответствующих дел;
7. Учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел университета были учтены положения примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения75. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией. Для определения сроков хранения документов НИУ «БелГУ» были использованы следующие перечни документов со сроками хранения:

1. Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)76.

2. Перечень документов  со сроками хранения Министерства  просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (введен в действие приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1980 № 176)77.

3. Перечень типовых архивных  документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182)78.

4. Перечень документов с указанием сроков их хранения (Приложение № 15 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (утв. приказом ФМС России от 20.09.2007 № 208))79.

В НИУ «БелГУ» внедрена система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело», которая предназначена:

• для получения сведений о документообороте организации;
• для регистрации документов;
• для работы с документами, требующими исполнения;
• для работы с проектами документов (включая согласование и утверждение);
• для поиска документов, поручений документов, проектов документов зарегистрированных в системе «ДЕЛО».

В связи с внедрением САДЭД «Дело», особенно важна технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами). Она содержит следующие разделы: