Понятие и функции делопроизводственной службы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данного исследования заключается в том, что на сегодняшний день создаются большие объемы документированной информации в любых организациях. Поэтому изучение организации работы делопроизводственной службы конкретного учреждения позволит понять какими функциями наделяется это подразделение и какую роль играет в движении документов по документопотокам.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции.

Степень изученности темы. Статьи В.Ф. Янковой1 дают определение службе ДОУ, определяют ее назначение. В учебнике Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и Л.В. Санкиной2 приводятся задачи и группы функций службы ДОУ.

Объектом исследования является организация делопроизводства в организации.

Предметом исследования стала организация работы делопроизводственной службы (на примере управления делами ФГАОУ ВПО «НИУ БелГУ»).

Целью работы было изучить принципы работы управления делами НИУ «БелГУ» как делопроизводственной службы учреждения.

В ходе исследования были поставлены следующие задачи:

• определить понятие и функции службы ДОУ, ее нормативное регулирование;
• изучить деятельность управления делами НИУ «БелГУ».

Практическое значение данной темы состоит в том, что изучив деятельность конкретной делопроизводственной службы в ходе профессиональной деятельности можно будет применить полученные знания и организовать работу службы ДОУ должным образом.

Источниковую базу исследования составили опубликованные и неопубликованные источники. К опубликованным источникам можно отнести: Конституция РФ;  Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"3, Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников", Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"4, Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия", Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления", Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения, ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения, ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца, ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования5.

К числу неопубликованных источников относятся: Устав НИУ «БелГУ», Циклограмма деятельности НИУ «БелГУ» и его структурных подразделений в 2013 году, План работы университета на 2012/2013 учебный год , Коллективный договор между администрацией и коллективом работников ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2012-2014 гг. (с изм. от 21.12.2012), положение об управлении делами, положения об отделах управления, должностные инструкции, инструкция по документационному обеспечению управления, номенклатура дел университета, технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами)..

При проведении данного исследования использовались методы:

• сравнения;
• структурного анализа.

Данная курсовая работа включает 2 главы. В первой главе рассматривается понятие и функции службы делопроизводства, ее нормативное регулирование. Лишь после подробного изучения теории стало возможным перейти ко второй главе и изучению конкретной делопроизводственной службы, а именно управления делами ФГАОУ ВПО «НИУ БелГУ».

ГЛАВА I. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВННАЯ СЛУЖБА: ПОНЯТИЕ, ФУКНКЦИИ, РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

§1.1. Понятие и функции делопроизводственной службы

«Делопроизводственная служба» - это понятие в настоящее время употребляется в двух значениях:

1. Структурное подразделение организации, выполняющее делопроизводственные функции.

2. Структурное подразделение организации, осуществляющее делопроизводственные функции, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях6.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

«Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Именно второе значение понятия «делопроизводственная служба» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о делопроизводственной службе нужно иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам7. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота  организации;

- наличие подведомственной  системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления8 рекомендуется использовать следующие наименования:

1. в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
• секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре (руководителе ведомства);
• канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
• отдел писем (жалоб);
• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• центральный архив;
2. на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
• подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
• секретариат;
• экспедиция;
• копировально-множительное бюро;
• архив9.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств10.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций11.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.12.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции13.