Понятие и функции делопроизводственной службы

6. Государственные стандарты  и документацию;

7. Унифицированные системы  документации;

8. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

9. Нормативные документы  по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляло Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ29 – закрепляет основные права граждан, устанавливает право на доступ к документам и материалам, затрагивающим права и свободы гражданина, закрепляет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом;

2. Гражданский кодекс РФ30 – предъявляет требования к оформлению некоторых видов документов (например, доверенность, оферта), устанавливает порядок документирования сделок, устанавливает требования к учредительным документам юридических лиц;

Федеральные законы

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"31 (с изменениями на 01 июля 2011 г.) – содержит понятия «электронная подпись», «участники электронного взаимодействия», «корпоративная информационная система» и др., устанавливает порядок применения электронной подписи;

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"32 (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) – содержит виды обращений граждан, регламентирует порядок их рассмотрения;

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"33 – устанавливает государственный язык и закрепляет требование оформлять официальные документы на нем;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"34 (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) – содержит основные понятия архивного дела, устанавливает порядок хранения архивных документов, перечисляет виды архивных учреждений;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"35 (с изменениями на 06 апреля 2011 г.) – дает определение понятия «информация», «электронное сообщение» «документированная информация», устанавливает порядок распространения информации, порядок документирования информации.

Нормативные акты Президента и Правительства РФ

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"36 (с изменениями на 07 сентября 2011 г.) – этот нормативно-правовой акт закрепил основные понятия делопроизводства, обязательные реквизиты документа, особенности работы с электронными документами;

Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)37 – устанавливает кто может быть организацией-изготовителем таких печатей и бланков, и кто может быть организацией-заказчиком;

Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"38 – рекомендует закреплять в учредительных документах юридического лица статьи, обеспечивающие сохранность документов по личному составу высвобождаемых работников.

Документы федеральных органов исполнительной власти

Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"39 – вводит в действие новый перечень типовых архивных документов со сроками хранения;

Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"40 – устанавливает нормы времени на выполнение типовых делопроизводственных процедур;

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г41. – устанавливает правила работы, передачи на хранение и архивного хранения архивных документов, порядок проведения экспертизы ценности документов;

Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"42 – устанавливает типовую форму положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения;

Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"43 – содержит формулы для расчета трудоемкости работ, для расчета численности персонала делопроизводственной службы, учитывая нормы времени на выполнение типовых делопроизводственных операций;

Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"44 – устанавливает типовое положение об архиве организации;

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения45. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 –устанавливает состав управленчиских документов, правила их оформления, организации работы с ними, содержит требования к службе документационного обеспечения управления организации.

ГОСТы

ГОСТ Р 6.30-200346. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов.

ГОСТ Р 51141-9847. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – является одним из системообразующих нормативно-методических документов отрасли. Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения48 – содержит термины и определения относящиеся к видам защиты информации, к способам защиты информации, к замыслу защиты информации, к объекту защиты информации, к угрозам безопасности информации, к технике защиты информации,  к способам оценки соответствия требованиям по защите информации, к эффективности защиты информации.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения49 – устанавливает требования к реквизитам документов на машинном носителе и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техник, подлинникам, дубликатам, копиям документа на машинном носителе и машинограммам, порядок внесения изменений в документ на машинном носителе и машинограмму.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца50 - устанавливает основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца, требования к разработке унифицированных форм документов, требования к изготовлению бланков;

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования51 – устанавливает требования к оформлению обложек дел, их обязательные реквизиты;

ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи52 – приводит формулы и обозначения, применяемые при формировании и проверке электронной цифровой подписи.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Таким образом, на сегодняшний день служба делопроизводства выполняет ряд важных функций, обеспечивающих нормальную циркуляцию документированной информации в организации. Наименование структурного подразделения, ответственного за делопроизводство зависит от размера организации, ее организационно-правовой формы. В настоящее время существует обширная нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность службы делопроизводства.

ГЛАВА II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ НИУ «БЕЛГУ»

§2.1. Структура и штатная численность управления делами

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (далее – Университет) является некоммерческой организацией, созданной для достижения образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей, в целях удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ53. Университет руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Учредителя, другими нормативными правовыми актами и Уставом. В состав Университета входят филиалы, представительства, научно-исследовательские подразделения, факультеты, кафедры, аспирантура, интернатура, ординатура и докторантура, институты, инновационный и иные парки, клинические базы, осуществляющие образовательную, научную, научно-исследовательскую либо творческую деятельность, структурные подразделения дополнительного профессионального образования, внеучебной и воспитательной работы, подготовительные отделения и курсы, общежития, библиотека, издательство, редакции журналов и малотиражных газет, иные учебные, научные, информационно-аналитические подразделения, а также подразделения, осуществляющие методическую, финансово-экономическую, информационно-аналитическую, производственную и иную деятельность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом. Университет самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, переименования и ликвидации филиалов. Структурные подразделения Университета не являются юридическими лицами. Правовой статус и функции структурного подразделения Университета определяются положением о нём, утверждаемым ректором.

Управление делами (далее - УД) является структурным подразделением федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (далее – НИУ «БелГУ»).