Организация документов

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ»: «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого  работника, и как его результат.

 Функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего  документ органа и установленным  порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической  силой (договорная документация, нотариально  заверенные документы, правовые акты органов  государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03 марта 2003г. № 65-ст.
2. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002г. – 320с.
3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004г. – 220с.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008г. – 340с.
5. Организация работы с документами: Учебник под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002г. – 592с.
6. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, на предприятиях, организациях. – М.:ИНФРА-М, 2006г. - 208с.
7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной  документации», Издательство: «Проспект», год издания: 2005г.

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

                                                                    Утверждаю:

                                                                   Приказ №         от  01.09.2010г.

                                                                      Директор школы: _____________                

                                                                                                    Н.В.Григорьева

 

 

 

 

 

Номенклатура дел

 

 

 

муниципального  общеобразовательного учреждения

«Средняя  общеобразовательная 

школа № 52»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение приложения 1

 

01. Канцелярия

 

№ п/п	Наименование  дела	Срок хранения документов	Примечание	Ответственный
1	2	3	4	5
01- 01	Устав общеобразовательного  учреждения	Постоянно ( ст. 37 а)		Директор
01- 02	Свидетельство о государственной  регистрации	Постоянно		Директор
01- 03	Лицензия на общеобразовательную  деятельность	До замены (ст.95 а)	В госархив не сдаются	Директор
01- 04	Документы по аттестации общеобразовательного учреждения	постоянно		Директор
01- 05	Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения	Постоянно		Директор
01- 06	Материалы об объектах собственности: Договор  на право оперативного управления, документ на право пользования  земельным участком	Постоянно		Директор
01- 07	Договор с Учредителем	Постоянно		Директор
01- 08	Программа развития общеобразовательного учреждения	Постоянно		Директор
01- 09	Коллективные договора	Постоянно (ст. 3690		Директор
01 - 10	Приказы директора ОУ по основной деятельности и основания к ним	Постоянно (ст.17)		Директор
01 - 11	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год  (ст.1074)	После замены новыми	Директор
01 - 12	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства	Постоянно (ст. 61 а)	В архив не сдаются	Директор
01 –13	Журналы регистрации входящей  документации (корреспонденции)	3 года		Директор
01 -14	Журналы регистрации исходящей  документации (корреспонденции)	3 года		Директор
01 -15	Входящая   документация (корреспонденции)	3 года		Директор
01 -16	Исходящая  документация (корреспонденции)	3 года		Директор
01-17	Журнал регистрации телефонограмм	5 лет		Директор
01-18	Номенклатура дел ОУ	До замены (ст 95а)	В госархив не сдаются	Директор
01-19	Описи дел постоянного хранения (утвержденные).	постоянно		Зам директора по УВР
01-21	Личные дела учащихся	3 года ЭПК (ст. 499)	По решению ЭПК на госхранение отбирается 2-3% личных дел уч-хся, окончивших школу	Классные руководители

 

Продолжение приложения 1

 

02. Учебно-воспитательная работа

 

1	2	3	4	5
02-01	Протоколы заседаний педагогического  совета школы и документы к  ним	5 лет		Зам.директора по УВР
02-02	Протоколы  по аттестации учащихся	10 лет		Зам.директора по УВР
02-03	План работы на год	1 год		Директор
02-06	Классные журналы	5 лет (ст.605)	После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса. Сформированные дела за год  хранятся не менее 25 лет	Классные руководители
02-07	Журналы факультативных занятий, элективных курсов	5 лет (ст.605)		Зам.директора по УВР
02-08	Журнал учёта кружковой  работы	5 лет (ст.605)		Зам.директора по УВР
02-09	Расписание  занятий	1 год (ст. 802)		Зам.директора по УВР
02-29	Учебные программы	До минования надобности		Зам.директора по УВР

 

03. Научно-методическая работа

 

1	2	3	4	5
03-01	Планирование методической  работы на год	1	3 года
03-02	Материалы педагогических советов, психолого-педагогических семинаров	1	5 лет
03-03	Анализ результатов диагностирования, анкетирования, тестирования, контроля	1	5 лет
03-04	Методические разработки	1	До минования надобности
03-05	Материалы по сотрудничеству и обмену опытом с другими учреждениями	1	До минования надобности
03-06	Материалы исследовательской деятельности школьников	1	5 лет
03-07	Материалы по организации научно-методической, исследовательской, опытно-эксперементальной деятельности учителя	1	5 лет

 

Продолжение приложения 1

 

04.   Бухгалтерия
1	2	3	4	5
04-01	Лицевые счета по начислению зарплаты		75 лет – В. (ст. 311 а)	—
04-02	Хозяйственные договоры		5 лет (ст. 337)	После истечения срока договора
04-03	Штатное расписание		Постоянно (ст. 52а)	—
04-04	Главная книга		5 лет (ст. 316)	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются  до выне- сения окончательного решения
04-05	Кассовая книга и оборотные  ведомости		5 лет (ст. 317)	То же
04-06	Документы финансово- бухгалтерской  отчетности		5 лет (ст. 310)	То же
04-07	Документы кассово-мемо- риального характера со всеми приложениями к ним		5 лет (ст. 310)	То же
04-08	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной  деятельности школы		5 лет (ст. 334)	То же
04-09	Отчеты по финансированию		Постоянно (ст. 304)	—
04-10	Документы о переоценке основных фондов		Постоянно (ст. 329)	—
04-11	Листки нетрудоспособности		3 года (ст. 697)	—
04-12	Документы об оплате листков нетрудоспособности		5 лет (ст. 324)	—
04-15	Договоры о материальной ответственности		5 лет (ст. 339)	После увольнения материально ответственного лица
04-16	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей   (в т. ч. аннулированные доверенности)		3 года (ст. 314)	—
04-17	Справки, представляемые в бухгалтерию  на оплату учебных отпусков, получение  льгот по налогам и др.		До минования надобности (ст. 327)	Не менее 3 лет
04-18	Тарификационные списки педагогических работников образовательного учреждения (школы)		25 лет (ст. 391)	—