Организация документов

 

 

 

Пожалуй, самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало  больше: 30 вместо 29. В стандарте введены  два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся  реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты существенно  не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как  это ни парадоксально, можно отнести  небольшое количество изменений. Сохраняется  определенная преемственность и  стабильность. В качестве сравнения  можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших  дней.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

 

 

 

 

2. Требования, предъявляемые к документам ГОСТ Р 6.30-2003

 

 

 

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе

    современной информационной технологии).

Область применения стандарта:  

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93"Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к  оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми.

Состав реквизитов документов:  

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

   29 - отметка о поступлении документа в организацию;

     30- идентификатор электронной копии документа.

 

 

 

 3.2.1  Требования к бланкам документов

 

 

 

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4

(210 * 297 мм) и А5 (148 * 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен

иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3. Бланки документов оформляют в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.3—2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов (см. прилож.9).
4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой  и продольный (см.прилож.10).
5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа.

 

 

 

3.2.2 Требования к оформлению реквизитов документов

 

 

 

 

 1. Государственный герб  Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2.  Герб субъекта Российской  Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.  Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7.  Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации(ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

9. Справочные данные  об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида  документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.