Организация документов

Заместитель директора                                      Заместитель директора

по научной работе                                             по научной работе

Личная подпись      Ю.Г. Демидов                    Личная подпись   К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например: 

Председатель комиссии        Личная подпись       В.Д. Банасюкевич 

Члены комиссии                    Личная подпись       А.Н. Сокова 

                                              Личная подпись       А.С. Красавин 

                                              Личная подпись       О.И. Рысков

23. Гриф согласования  документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись           А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 N 10

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись        А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись        А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к  документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа  на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа  и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

 

 Верно 

Инспектор службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко 

Дата 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

 

 В.А. Жуков 

924 45 67

 

 

 28. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении  документа в организацию проставлять  в виде штампа.

30. Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

 

3.2.3  Требования, предъявляемые к тексту документа

 

 

 

Документ состоит из отдельных  информационных элементов, которые  называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно - распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов (см. прилож.11).

ГОСТ Р. 6.30 – 2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. Двадцатый  реквизит – текст документа.

Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

• Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста;
• Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих  электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных  нормативных актов по направлению  деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера. Зная, на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется  и согласовывается. Последний этап – окончательное оформление и  подписание документа.

В практике документирования сложились  общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный  документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается  аргументированностью и логичностью  приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности  и объективности, максимальной краткости  документа при полноте информации, точности, исключающей возможность  двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость  достигается, прежде всего, отбором  необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую  нагрузку. Достичь ясности в изложении  помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой  речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: архив – обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия – замещать, иметь; совещание – вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Кроме того, правильность сочетания  слов легко проверить по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Подобные примеры употребления словосочетаний в служебных документах рекомендуется  давать как приложения в инструкциях  по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, филиалы завода направляют и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок.

Широкое распространение в служебных  документах получило применение сокращенных  слов и словосочетаний, что уменьшает  объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы – ВМС; отдел труда и зарплаты – ОТЗ; абсолютный ~ абс; архивный – арх. и т.д. Их написание ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта  и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений  русского языка.

В специальной литературе документы  делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления  обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные  дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Управление предприятием неизбежно  требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснулись вопроса  требований, предъявляемых к тексту документа и его оформлению.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и  выразительность мысли в документе.