Организации работы канцелярии учреждения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». – М.: Стандартинформ, 2010.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
3. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). – М.: Госархив СССР, 1991.
4. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М.: Минтруд РФ, 1995.
5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд РФ, 1998.
6. Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления: (делопроизводство): учебник для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования / М.И. Басаков; изд. 2-е, испр. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013. – 350 с.
7. Клоков, И. В. Эффективное делопроизводство / И. В. Клоков, В. С. Пташинский. – СПб.: Питер, 2008. – 218 с.
8. Конюхова, Л.В. Документационное обеспечение организационно-распорядительной функции управления в коммерческой организации и направления его совершенствования (на примере открытого акционерного общества «Гамма») / Л.В. Конюхова, О.А. Шолохова // Делопроизводство. – 2012. – № 1. – С. 92-101.
9. Кузнецов С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. – № 1. – С. 10-15
10. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин; 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юстицинформ, 2011. – 192 с.
11. Руднева, Е.И. Организация секретарского обслуживания в государственном учреждении здравоохранения (на примере областного государственного учреждения здравоохранения «Орловский противотуберкулезный диспансер») / Е.И. Руднева, Е.Н. Аношина // Делопроизводство. – 2011. – № 3. – С. 95-103.
12. Сафиуллина, З. А. Потребители управленческих документов / З. А. Сафиуллина // Делопроизводство. – 2009. – №1. – С. 13-20
13. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации: практическое пособие / Е. П. Смирнова. – 2-е изд. испр. – М.: Омега-Л, 2008. – 152 с.
14. Сокова, А. П. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве (в порядке обсуждения) / А. П. Сокова // Делопроизводство. – 2008. – №2. – С. 14-20
15. Соколов, В. С. Документационное обеспечение управления: учебник / В. С. Соколов. – 2-е изд. – М.: Форум, 2009. – 175 с.

 

 

 

 

Приложение А

 

Примерное положение о канцелярии

 

УТВЕРЖДАЮ

 

(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель  предприятия, организации, учреждения)

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)

00.00.0000

 

О канцелярии

 

 

1. Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является  самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Канцелярия создается  и ликвидируется приказом директора  предприятия.

1.3. Канцелярия подчиняется  непосредственно директору предприятия.

1.4. Руководство канцелярии:

1.4.1. Канцелярию возглавляет  заведующий, назначаемый на должность  приказом директора предприятия.

1.4.2 Заведующий канцелярией  имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим  канцелярией.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители  структурных подразделений в  канцелярии, другие работники отдела  назначаются на должности и  освобождаются от должностей  приказом директора предприятия  по представлению заведующего  канцелярией.

 

2. Структура канцелярии

 

2.1. Состав и штатную  численность канцелярии утверждает  директор предприятия исходя  из условий и особенностей  деятельности предприятия по  представлению заведующего канцелярией  и по согласованию с (отделом  кадров; отделом организации и  оплаты труда)

2.2. В состав отдела  входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией  распределяет обязанности между  сотрудниками отдела и утверждает  их должностные инструкции.

 

3. Задачи и функции  подразделения

 

3.1 Организация делопроизводства  на предприятии.

Ведение делопроизводства на предприятии.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Формирование дел и их сдача на хранение.

Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

3.2 Обеспечение единого  порядка документационного обеспечения  предприятия.

Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

Выполнение копировальных и множительных работ.

Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

3.3 Контроль за исполнением  документов и подготовкой документов  к передаче в архив.

Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.

Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.

Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

 

4. Регламентирующие документы

 

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

 

5. Взаимоотношения канцелярии  с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

№ п/п Подразделение По вопросам

5.1 Со всеми подразделениями  предприятия 

ведения делопроизводства;

организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

подготовки и представления документов;

передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

 

6. Права канцелярии

6.1. Канцелярия имеет право:

6.1.1. Давать указания структурным  подразделениям предприятия по  вопросам, относящимся к компетенции  канцелярии и вытекающим из  функций, которые перечислены в  настоящем положении.

6.1.2. Требовать и получать  от структурных подразделений  предприятия материалы, необходимые  для осуществления деятельности  канцелярии.

6.1.3. Требовать предоставления  отчетов и информации об исполнении  документов, поручений и решений.

6.1.4. Возвращать исполнителям  документы и требовать их доработки  в случае нарушения правил  делопроизводства.

6.1.5. Вносить предложения  руководству предприятия о привлечении  к материальной и дисциплинарной  ответственности должностных лиц  предприятия по результатам проверок.

6.1.6. Давать разъяснения  и рекомендации по вопросам, входящим  в компетенцию канцелярии.

6.2. Заведующий канцелярией  также вправе:

6.2.1. Подписывать и визировать  документы, связанные с деятельностью  канцелярии.

6.2.2. Вносить предложения  в отдел кадров и руководству  предприятия о перемещении работников  канцелярии, их поощрении за успешную  работу, а также предложения о  наложении дисциплинарных взысканий  на работников, нарушающих трудовую  дисциплину.

 

7. Ответственность канцелярии

7.1. Ответственность за  надлежащее и своевременное выполнение  функций, предусмотренных настоящим  положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией  возлагается персональная ответственность  за:

7.2.1. Организацию деятельности  канцелярии по выполнению возложенных  на нее задач и функций.

7.2.2. Организацию оперативной  и качественной подготовки и  исполнения документов, ведение  делопроизводства в соответствии  с действующими правилами и  инструкциями.

7.2.3. Сохранность принятых  в работу документов.

7.2.4. Соблюдение сотрудниками  канцелярии трудовой и производственной  дисциплины.

7.2.5. Обеспечение сохранности  имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной  безопасности.

7.2.6. Подбор, расстановку  и деятельность сотрудников канцелярии.

7.2.7. Соответствие действующему  законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других  документов.

7.3. Ответственность сотрудников  канцелярии устанавливается их  должностными инструкциями.

 

8. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия  какого-либо пункта положения  реальному состоянию дел в  канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом  необходимо обратиться в (службу  персонала, отдел кадров, экспертную  комиссию по положениям и должностным  инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

 

8.2. Внесённое предложение  рассматривается подразделением  указанным в п. 8.1. данного положения  в течение одного месяца со  дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

принять изменение или дополнение,

отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений  и дополнений в положение утверждается (заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

 

Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы)

дата

 

С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы)

дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Б

 

УТВЕРЖДАЮ:

директор Курского ФНЧОУ ВПО

«Современная гуманитарная академия»

профессор

В. А. Милюткин

22 июня 2007 год

 

Положение о канцелярии Курского филиала негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии

 

1. Общие положения

1.1. Канцелярия является  самостоятельным структурным подразделением филиала, действует на основании Устава филиала, настоящего положения и подчиняется непосредственно директору филиала.

1.2. Канцелярия в своей  работе руководствуется Положением  о высшем учебном заведении, приказами  и указаниями Министерства, руководства НЧОУ ВПО «Современная гуманитарная академия» и действующей инструкцией по делопроизводству.