Организации работы канцелярии учреждения

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение Глава 1. Организация службы делопроизводства 1.1 Типовые организационные  структуры службы делопроизводства 1.2 Задачи и функции  службы делопроизводства и её  структурных подразделений 1.3 Должностной и численный  состав службы делопроизводства Глава 2. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения 2.1 Положение о канцелярии 2.2 Организация работы  канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения) 2.3 Рекомендации по совершенствованию  работы с документами и организации  текущего хранения дел в канцелярии Заключение Список использованных источников и литературы Приложения

3 5   5   7   13   17 17   21   27 34 36 37

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы (канцелярии). Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства значительной степени зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводстватехнического, юридического и организационного аспектов.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Эту работу выполняют сотрудники службы делопроизводства.

Объектом исследования является организация работы канцелярии учреждения.

Предметом исследования – делопроизводство в канцелярии Курского филиала негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии.

Цель исследования: изучить особенности организации работы канцелярии учреждения на примере филиала высшего учебного заведения.

Цель работы позволяет сформулировать следующие задачи исследования:

1.Типовые организационные  структуры службы делопроизводства

2. Задачи и функции  службы делопроизводства и её  структурных подразделений

3. Должностной и численный состав службы делопроизводства

4. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения

5. Положение о канцелярии

6. Организация работы  канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения)

7. Рекомендации по совершенствованию работы с документами и организации текущего хранения дел в канцелярии.

Информационной базой работы послужили нормативные документы, монографии и учебники по делопроизводству, статьи из научной периодики, а также документы канцелярии Курского филиала негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация службы делопроизводства

1.1 Типовые организационные  структуры службы делопроизводства

 

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление Делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.1

Это типовой набор структурных подразделений. На практике министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуренегосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, и кооперативах — общее собрание членов кооператива2.

 

1.2 Задачи и  функции службы делопроизводства  и её структурных подразделений

 

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковым систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства3.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающихи отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
7. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, атакже по повышению исполнительской дисциплины.
10. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
11. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациям Росархива.
12. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
13. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.4

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.

Секретариат — структурное подразделение, создаваемое,как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт,технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планом заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
• бездокументное обслуживание руководителей(организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структурепостоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции: