Организации работы канцелярии учреждения

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.5

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжении руководителя; 
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.6

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения ит.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов и структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их об ращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документе» в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение.7

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя веськомплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционно-технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов; использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов»8.

 

1.3 Должностной  и численный состав службы  делопроизводства

 

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников служб делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник9. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На именование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количестворуководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.10

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учетеобъема документооборота общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • P (в степени 0,1),

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работу по копированию документов, на машинописные работы, (работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчетчисленности проводится по формуле:

 

где — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

 –трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

 — годовой  фона рабочего времени, равен 1910 ч.11

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИ труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения

2.1 Положение о  канцелярии

 

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Положение — локальный правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции организации и проведения экспертизы ценности документов, разработкуи согласование номенклатуры дел,контроль за формированием дел в структурных подразделениях, организацию работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются.12

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить.

Формуляр положения и структура текста должны быть унифицированы в УСОРД.

Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела. (См. приложение А)

В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.