Организации работы канцелярии учреждения

К документам, отправляемым из канцелярии, относятся также служебные записки, письма. Служебные записки играют важную роль во взаимодействии канцелярии с другими подразделениями и должностными лицами, такими как бухгалтерия, заместитель директора по административно-хозяйственной работе и директор филиала.

Проекты писем, отправляемых из канцелярии, составляются и оформляются секретарем-референтом. Служебные письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам — главным бухгалтером, а по юридическим вопросам — главным юрисконсультом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в филиале.

Документ представляется на подпись директору вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанное письмо регистрируется секретарем-референтом и отправляется через органы почтовой связи или факс.

Большую часть отправляемых документов составляют внутренние. Они составляют 59% от общего количества отправляемых документов в год. Это объясняется большим количеством копий, которые передает секретарьреферент в подразделения.

Исходящие документы составляют только 41% (250 документов) от общего количества отправляемых документов в год.

Так как число отправляемых документов из канцелярии достаточно большое, в канцелярии должен быть организован учет, контроль исполнения и текущее хранение экземпляров данных документов.

Из проведенного анализа документооборота канцелярии филиала следует, что основные проблемы в организации работы с документами в отделе состоят в организации учета поступающих, отправляемых и внутренних документов. Так как большое количество документов, участвующих в документообороте подразделения, содержит сроки исполнения, то следует уделить внимание организации контроля за исполнением данных документов. Для уменьшения трудоемкости работ необходимо автоматизировать процедуры регистрации документов и контроля их исполнения.

 

2.3 Рекомендации  по совершенствованию работы  с документами и организации  текущего хранения дел в канцелярии

 

Положение о канцелярии закрепляет основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи и организацию работы канцелярии. Оно должно разрабатываться и подписываться секретарем-референтом, утверждаться директором филиала. Положение следует оформлять на общем бланке филиала, согласовывать с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Должностную инструкцию секретаря-референта, определяющую его функции, обязанности, права, ответственность, должен разрабатывать заведующий отделом кадров, она согласовывается с юридической службой, утверждается директором филиала. Ознакомление секретаря-референта с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», личной подписи секретаря-референта, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

На данный момент в филиале фактически отсутствует контроль исполнения документов, однако практическая необходимость его осуществления уже определилась. Вариант организации контроля исполнения документов должен являться дополнением к многоуровневой системе контроля исполнительской дисциплины в филиале. Предпосылками для его организации являются: закрепление в положениях о подразделениях обязанностей подразделений; закрепление в должностных инструкциях обязанностей сотрудников; закрепление мероприятий по контролю исполнения документов в инструкции по делопроизводству. Состав контролируемых показателей качества исполнения должен определяться в ходе анализа производственных процессов, осуществляемых в филиале.

После добавления в журнал регистрации дополнительных столбцов (исполнитель, фактическая дата исполнения, контрольная дата исполнения) организация контроля за исполнением документов должна значительно упроститься.

Все поступающие на имя директора и в адрес филиала документы, требующие исполнения и подготовки ответа, а также все документы, содержащие конкретные сроки исполнения и исполнителей (приказы, распоряжения, протоколы, планы и т. д.), подлежат контролю.

Вследствие большого объема документооборота работа в этом направлении будет осложнена. Поэтому целесообразно разработать автоматизированную систему учета и контроля исполнения документов. Автоматизированный контроль исполнения обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Основная часть действий по контролю должна осуществляться в канцелярии. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства филиала, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Канцелярия должна учитывать и обобщать раз в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются директору и докладываются на совещаниях у директора.

Контроль своевременного исполнения документов должны осуществлять:

• сотрудник канцелярии — в отношении исполнения приказов, распоряжений, поручений директора, а также поступающих на имя руководства филиала и в адрес вуза документов, взятых на контроль;
• заместители директора, руководители подразделений и ответственные исполнители, на которых возложена организация исполнения приказов, распоряжений администрации и ученого совета, поручений директора, планово-финансовых документов. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;
• лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут ответственность за своевременное выполнение документов, поступивших в структурные подразделения.16

После рассмотрения документа руководителем и составления резолюции все документы, кроме нормативных, должны передаваться секретарем-референтом исполнителю. Перед передачей исполнителю секретарь-референт должен сделать пометки в журналах регистрации в соответствии с резолюцией директора (кто исполнитель, в какой срок выполнить) и согласно этим данным осуществлять предупреждающий контроль.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, отчетов, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: «Срочно», «На доклад (подпись)», «На отправку». Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

После завершения исполнения документов они подшиваются в дела канцелярии согласно номенклатуре дел. Дела необходимо заводить в соответствии с номенклатурой дел данного подразделения.

Перечисленные требования должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству. Сотрудники филиала должны быть ознакомлены с ними. Однако для реального изменения ситуации этих мер недостаточно. Для повышения культуры работы с документами необходимо организовать обучение сотрудников, например, на практических семинарах, проводимых лицом, ответственным за делопроизводство в филиале.

Первым и наиболее важным этапом в организации текущего хранения является составление номенклатуры дел. В филиале должны составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел филиала.

Сводная номенклатура дел составляется канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива филиала. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел филиала следует руководствоваться Положением о филиале, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием филиала, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием срока их хранения, примерной номенклатурой дел головного вуза, номенклатурами дел филиала за прошлые годы. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности филиала, их виды и состав. Также применяется Примерная номенклатура дел высших учебных заведений.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписываться руководителем подразделения и представляться в канцелярию.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в канцелярию.

Названиями разделов номенклатуры дел филиала являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел канцелярии.17

После утверждения номенклатуры дел филиала структурные подразделения должны получать выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В процессе анализа действующей номенклатуры дел канцелярии установлено, что ее форма не соответствует унифицированной форме документа, установленной Основными правилами работы архивов организаций. По содержанию этот документ является не полным и охватывает не все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности канцелярии. Номенклатура дел канцелярии не включает распорядительные документы головного вуза, протоколы заседаний у директора. В номенклатуре дел канцелярии отсутствует четкая классификационная схема заголовков дел. Сроки хранения некоторых дел, используемые канцелярией, противоречат установленным срокам хранения по Перечню. Такие нарушения могут привести к затруднению поиска документов, необходимых при решении вопросов, возникающих в процессе деятельности филиала тогда, когда оперативность поиска нужных документов может повлиять на успешное разрешение дел организации.

Использование форм документов, установленных Основными правилами, позволяет наиболее четко и правильно организовать хранение документов, а значит, и увеличить скорость поиска документов. Это особенно важно, если учесть значительный объем документооборота канцелярии.

Одной из функций канцелярии является проверка правильности оформления документов. Одним из путей снижения трудоемкости этой работы является автоматизация подготовки документов. Для этого прежде всего необходима автоматизация подготовки документов, связанных с движением личного состава студентов, а в перспективе — внедрение системы электронного делопроизводства и документооборота. Техническими предпосылками для такого решения является наличие в филиале локальной вычислительной сети.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

Основными задачами канцелярии являются:

• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях учреждения;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц учреждения с документами.

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа поднимается все учреждение. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. Делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного учреждения. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому надо постоянно работать с документацией и совершенствовать делопроизводство в учреждении.