Организации работы канцелярии учреждения

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.13

Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

• состояние работы документации организации;
• соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
• достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

• организацию работы канцелярии;
• утечку информации;
• работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных нанее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:

• проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
• требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
• запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.14

2.2 Организация работы канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения)

Курский филиал негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии является обособленным подразделением негосударственного образовательного учреждения, осуществляющим свои функции в объеме и порядке, предусмотренным Положением о филиале. Филиал ведет образовательную, научную, воспитательную и финансово-хозяйственную деятельность, а также выполняет функции представительства головного вуза.

Выполнение основных задач, возложенных на филиал, сопровождается появлением большого числа документов, работа с которыми должна быть грамотно организована. Реализация этой задачи, как правило, возлагается на канцелярию. Это структурное подразделение филиала действует в соответствии с Положением о канцелярии. (См. приложение Б)

В канцелярии филиала в соответствии со штатным расписанием на текущий момент работает один сотрудник, занимающий должность секретаря-референта. Организационно-правовое положение секретаряреферента, квалификационные требования к его образованию, опыту работы регламентирует должностная инструкция.

Работа с документами в филиале ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в вузе», разработанной и утвержденной в головном вузе. Она устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов и предназначена для сотрудников структурных подразделений, которым поручено ведение делопроизводства в подразделениях.

Эффективность работы с документами определяется, прежде всего, именно названными документами, которые являются основой нормативноправового обеспечения деятельности канцелярии филиала. Их детальное изучение показало, что они составлены формально и не могут быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. В тексте документов соседствуют фрагменты общего характера и фрагменты, представляющие собой попытку их адаптации к реалиям филиала. При изложении обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.

Отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями» в Положении о канцелярии приводит к неупорядоченности документных связей между подразделениями и канцелярией. При появлении новых документов в деятельности филиала становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления, что особенно важно для секретаря-референта. В результате содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров.

Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.

Среди приказов и распоряжений можно выделить следующие группы документов:

• Приказы и распоряжения ректора головного вуза;
• Приказы и распоряжения директора филиала по основной деятельности;
• Приказы по личному составу студентов;
• Приказы по центру дополнительного образования.

Приказы и распоряжения, издаваемые ректором головного вуза, предназначены для организации основной и учебной деятельности филиала, поэтому для них в канцелярии должен быть организован учет поступления и контроль исполнения в случае необходимости.

Проекты приказов по основной деятельности готовят заместители директора, согласуют их при необходимости с главным бухгалтером, главным юрисконсультом и представляют в канцелярию. Состав виз согласования наряду с правильностью оформления проекта документа должен контролироваться секретарем-референтом. Подписанный приказ регистрируется в книге регистрации приказов.

Документ должен визироваться главным бухгалтером, если в нем затронуты финансовые вопросы, поэтому не следует согласовывать с бухгалтерией приказы об изменении фамилии, досрочной сдаче зачетов и экзаменов, о перезачете дисциплин, об академическом отпуске, об утверждении тем дипломных работ и руководителей дипломных работ, о практике.

Сделанные замечания относятся не только к распорядительным документам, но и практически ко всем видам управленческих документов и документов по основной деятельности. Таким образом, вопрос о составе виз согласования на документах нуждается в тщательной проработке. Он должен решаться с учетом реально сложившегося разделения обязанностей между должностными лицами, а также содержания должностных инструкций.

Входящая корреспонденция представлена документами, которые могут быть разбиты на следующие группы:

• письма без пометок;
• письма с пометкой «Лично»;
• письма с уведомлением;
• печатные издания;
• бандероли и пакеты;
• факсограммы, телефонограммы.15

Доставка документов в филиал осуществляется почтой и факсимильной связью. Основной объем поступившей в 2012 году в филиал корреспонденции составляли документы следующих организаций:

• государственного учреждения Управление Пенсионного фонда РФ по Курской области (ГУ УПФР по Курской области) — 144;
• головного вуза — 72;
• Администрации г. Курска — 60;
• Военного комиссариата Курской области — 36.

При таком объеме документопотоков целесообразно распределить входящие документы по нескольким делам с обобщенным названием «Переписка». Данный факт следует учитывать при разработке номенклатуры дел канцелярии.

Кроме того, в канцелярию поступают внутренние документы филиала из других его структурных подразделений. Сроки исполнения определены в тексте почти половины входящих и внутренних документов. Поэтому вопросы организации учета, контроля исполнения и текущего хранения поступающих в канцелярию документов должны быть проработаны со всей тщательностью.

Документы регистрируются секретарем-референтом в книгах регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, приказов, договоров, входящих документов. В последней книге ранее фактически регистрировались внутренние документы филиала, поступающие в канцелярию из других структурных подразделений (служебные и докладные записки, заявления).

Анализ книг регистрации показал, что в них отсутствуют сведения, необходимые для организации информационно-справочной работы с документами и контроля за состоянием исполнительской дисциплины в филиале. Поэтому в существующие на данный момент формы книг регистрации должны быть добавлены дополнительные столбцы. Кроме того, в действующих нормативных документах в области делопроизводства указывается, что результаты регистрации документов фиксируются в журналах регистрации, а не в книгах.

Как отмечалось ранее, в настоящее время в канцелярии отсутствует журнал регистрации телефонограмм и документов, поступающих по факсу. Это может привести к потере или несвоевременному исполнению документов. Поэтому следует ввести журнал регистрации факсов, телефонограмм.

Филиал является территориально обособленным структурным подразделением головного вуза. Поэтому так важно организовать учет поступающих приказов и распоряжений ректора головного вуза, который в данный момент не производится.

Приказы и распоряжения директора филиала и приказы по студенческому составу регистрируются в канцелярии в одном журнале. Однако приказы и распоряжения по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в разных журналах.

Таким образом, в канцелярии необходимо организовать регистрацию документов следующих групп:

• входящие документы, адресованные на имя директора;
• документы, адресованные в филиал без указания конкретного адресата;
• входящая корреспонденция из Минобрнауки России, Комитета образования и науки Курской области;
• исходящая от имени руководства филиала документация;
• приказы и распоряжения (кроме кадровых приказов) директора по основной деятельности;
• приказы по личному составу студентов;
• договоры о сотрудничестве;
• докладные записки.

Особенностью документооборота канцелярии филиала является то, что отправляемые из нее документы создаются не обязательно в самой канцелярии. Канцелярия выполняет один из этапов обработки входящих и внутренних документов — регистрацию и размножение этих документов. Поэтому к отправляемым документам следует отнести копии приказов и писем, которые после регистрации заверяет секретарь-референт и передает исполнителям.