Общая характеристика документации по личному составу

1.Общая характеристика документации  по личному составу

 

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными напредприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие  образование, повышение квалификации: списки работников с высшим  и специальным образованием и  карточки их учета, подлинные  личные документы, удостоверяющие  образование, протоколы заседаний  государственных экзаменационных  комиссий, протоколы заседаний и  постановления аттестационных и  квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие  должностные и иные заслуги  человека: списки награжденных государственными  и иными наградами, удостоенных  государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении  к государственным и ведомственным  наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы  заседаний специализированных советов  по защите диссертаций и присуждению  ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу  документов по личному составу  составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно  разделить наподгруппы: - личные  работников; - личные (наградные) дела; - личные дела по аттестации (аттестационные  дела); - личные дела учащихся, студентов, аспирантов; - личные дела по усыновлению  детей; - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; - личные (учетные) дела пострадавших;

- личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

- персональные дела членов  партии;

- выездные дела;

- судебно-следственные дела;

- истории болезней.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

 

2. Общие требования  к составлению и оформлению  приказов по личному составу

 

В каждом учреждении,  организации, на предприятии (далее – организация) издается большое количество приказов различного содержания. Все приказы можно разделить на три группы:

 

- приказы по основной  деятельности;

- приказы по личному  составу;

- приказы по административно-хозяйственным  вопросам.

Центральное место в организации занимают приказы по основной деятельности, связанные с решением основных задач управления. Однако работник отдела кадров в практической работе чаще имеет дело с приказами по личному составу, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.  И хотя составление и оформление приказов всех видов регламентируется одними и теми же нормативными и методическими документами, разрабатываемыми и утверждаемыми Государственной архивной службой Республики Беларусь, оформление приказов по личному составу имеет  некоторые особенности.

Требования к подготовке и оформлению приказов, в том числе и  по личному составу, сформулированы в следующих основных нормативно-методических документах:

• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;
• Примерная инструкция по делопроизводству  в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13);
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

При подготовке приказа в организации используется так называемый «общий бланк». Название этого бланка говорит о том, что он может использоваться при  составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа:

 

• Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;
• товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;
• наименование вышестоящей организации – если  имеется;
• полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);
• ограничительные линии для даты и индекса документа;
• место издания (составления) документа.

 

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (приказ, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что государственные органы и  организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском).

Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском).

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте (на макете обозначено словами «Назва віду дакумента» и «Название вида документа», заключенными в скобки)  впечатывается название этого вида документа (соответственно «ЗАГАД» и «ПРИКАЗ»). Название вида документа в кавычки не заключается.

Организация может изготовить и специальный бланк для приказов для облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен.

При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О премировании», «О командировании», «О предоставлении отпуска» и т.п. Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу ЛинникаП.А.». В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.

Обычно она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть будет отсутствовать. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Вместе с тем, при необходимости констатирующая часть может быть вынесена в начало текста приказа.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Каждый приказ по личному составу должен иметь основание.при приёме на работу основанием является заявление работника о приёме на работу и трудовой договор.

Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания и подписания приказов.

 

3. Особенности оформления текста  приказов о приёме на работу, переводе, предоставлении отпуска, об увольнении

 

Приказ о приёме на работу.

Приказ о приёме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. при одновременном приёме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы,, при расширении предприятия допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников.

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

 

• фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в винительном падеже, например: НИКОЛАЕВА Ивана Ивановича;
• наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника, НО: токарем 5 разряда.
• наименование структурного подразделения, в котором будет работать  принимаемый работник;
• дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.08.2001;
• вид приема – с предварительным испытанием, по контракту и др.;
• тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа или  делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).

Эти данные берутся из трудового договора.

Подписанные руководителем организации Приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку в трёхдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

Приказ о переводе

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется Трудовым кодексом РБ

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

• фамилия, имя, отчество –  указываются в винительном падеже;
• наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;
• наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится  (перемещается) работник.
• дата перевода (перемещения) – указывается с предлогом «с»;
• вид перевода;
• тарифная ставка (оклад);
• причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов «в связи».