Общая характеристика документации по личному составу

Предоставление в соответствии с законодательством одной части трудового отпуска для отдыха и замена другой денежной компенсацией оформляется приказом (распоряжением, решением), который подписывается от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Работник, трудовой отпуск которого по продолжительности составляет 35 календарных дней (21 – основной минимальный, 14 – дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день), обращается с просьбой к нанимателю заменить его денежной компенсацией. Наниматель, рассматривая поступившую просьбу работника, считает приемлемым следующий вариант решения вопроса: предоставить трудовой отпуск продолжительностью 15 календарных дней, а 20 календарных дней заменить денежной компенсацией.

Наряду с определением в ч. 1 ст. 171 ТК случаев, при наступлении которых работником может быть реализовано право на перенос или продление отпуска (при временной нетрудоспособности работника; при наступлении срока отпуска по беременности и родам; в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы; при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с; в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска), законодатель предоставляет в п. 6 данной правовой нормы возможность переносить или продлевать трудовой отпуск с согласия сторон. Вместе с тем в ч. 4 ст. 171 ТК предусматривается, что работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Часть 1 ст. 174 ТК предоставляет возможность сторонам трудового договора – нанимателю и работнику по договоренности между ними разделить трудовой отпуск на части. В соответствии с данной нормой инициатива о делении отпуска на части может исходить как от работника, так и от нанимателя.

7.Требования к оформлению представлений.

8. Требование к оформлению характеристик.

Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника.

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике отражаются следующие сведения:

 - название вида документа («ХАРАКТЕРИСТИКА»);

- имя, отчество, фамилия характеризуемого;

- текст  с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного  подразделения, стажа работы в  данной организации и в данной  должности, деловых и моральных  качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных  наград, а также целевого назначения  характеристики.

В зависимости от места составления характеристики делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя характеристика составляется в самой организации и представляется руководителю (коллегиальному органу) организации, в которой трудится работник. Наиболее распространенная разновидность внутренних характеристик - аттестационные характеристики. Такая характеристика подписывается непосредственным руководителем характеризуемого работника - руководителем структурного подразделения. В свою очередь характеристика на руководителя структурного подразделения подписывается руководителем организации либо его заместителем, курирующим соответствующие вопросы (структурное подразделение). При подписании характеристики проставляется дата.

Внешняя характеристика представляется в вышестоящий орган либо иную стороннюю организацию. Внешними являются также характеристики, поступившие в организацию извне, т.е. от сторонних организаций. Внешние характеристики могут составляться в различных ситуациях, например: при представлении работника к назначению на вышестоящую должность, при поступлении работника на обучение в аспирантуру, при рассмотрении дела в суде и др. Внешняя характеристика во всех случаях подписывается руководителем организации с указанием даты и дополнительно заверяется печатью нанимателя (при наличии - гербовой печатью).

Пример оформления внешней характеристики приведен в приложении. Форма аттестационной характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому положению об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденному постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84. Этим же постановлением утверждена форма аттестационного листа, также включаемого в личное дело работника. Форма аттестационного листа государственного служащего содержится в приложении к Положению о проведении аттестации государственных служащих, утвержденному Указом Президента РБ от 06.11.2003 № 489.

В личное дело работника включается подлинник (первый экземпляр) внутренней характеристики, а также подлинник характеристики, поступившей в организацию извне. Если первый экземпляр характеристики работника направляется за пределы организации, то в личное дело включается ее копия. В последнем случае копия характеристики должна быть заверена в установленном порядке. Копии могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена либо нотариально, либо кадровой службой организации (специалистом по кадрам). В последнем случае отметка о заверении копии оформляется следующим образом: пишется слово «Верно», затем указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения копии.