Общая характеристика документации по личному составу

Перевод на другую должность оформляют приказом (распоряжением) для одного работника или группы работников.

Приказ (распоряжение) визируют начальник структурных подразделений прежнего и нового места, и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Перевод на другую должность, как правило, влечёт за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

 

Приказ о предоставлении отпуска

 

Трудовой отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Таким образом, вы вправе по своему усмотрению выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска: либо приказ (распоряжение, решение), либо записку об отпуске.

Для издания приказа необходимо в первую очередь его основание. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска могут служить график отпусков, уведомление о предоставлении отпуска и заявление работника.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливают в соответствии с графиком трудовых отпусков, который утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом или в случае отсутствия профсоюза самостоятельно (часть первая ст. 168 ТК).

График отпусков – это локальный нормативный правовой акт, обязательный для исполнения как для работников, так и для нанимателя. Его составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением, либо в иной срок, согласованный с профсоюзом. При составлении графика отпусков вы должны принимать во внимание как особенности производства, так и интересы работников.

График отпусков обычно составляется в 3 экземплярах, Один остаётся в отделе кадров, второй сдаётся в бухгалтерию, а третий в виде выписки передаётся в структурные подразделения.

При предоставлении отпусков помните об обязанности, предусмотренной ст. 169 ТК, согласно которой вы должны уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Поскольку уведомление работника о начале трудового отпуска является обязанностью нанимателя, во избежание спорных ситуаций необходимо это сделать в письменной форме и желательно составить в 2 экземплярах. Один экземпляр надо вручить работнику, а второй, подписанный им, хранить у себя.

Если конкретная дата трудового отпуска предусмотрена графиком трудовых отпусков, то требовать от работника заявления не нужно. Уведомление совместно с графиком трудовых отпусков и будет являться основанием для издания приказа. В такой ситуации возможен и другой способ оформления трудового отпуска. Для этого необходимо издать приказ о его предоставлении заранее (например, 15 апреля – о предоставлении трудовых отпусков в мае) и не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска ознакомить с приказом под роспись каждого заинтересованного работника. В таком случае основанием для издания приказа будет являться только график трудовых отпусков.

Если же конкретная дата трудового отпуска не предусмотрена графиком трудовых отпусков либо работник желает пойти в трудовой отпуск не по графику, то предложите ему написать соответствующее заявление.

Заявление о предоставлении отпуска до момента его поступления на рассмотрение к руководителю организации либо уполномоченному лицу и принятия по нему решения должно быть правильно оформлено и содержать следующую информацию:

1) наименование  структурного подразделения, в котором  работает сотрудник, желающий пойти  в отпуск;

2) адресат (т.е. должность руководителя организации  либо уполномоченного им должностного  лица, его фамилия и инициалы);

3) название  вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»);

4) дата  подписания заявления и регистрационный  номер;

5) текст;

6) подпись  заявителя;

7) визы  заинтересованных лиц.

Оформление заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера. Однако независимо от способа оформления как работник, так и визирующее лицо должны собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

 

Дату и регистрационный номер в заявлении о предоставлении отпуска проставляют в соответствии с записью, сделанной в журнале регистрации внутренних документов.

В тексте заявления работник должен указать вид отпуска, в который он собирается пойти, количество дней, которое он хочет использовать, и желаемую дату начала. Если работник собирается воспользоваться своим правом на социальный отпуск, то он обязательно указывает причину, в соответствии с которой он желает пойти в данный отпуск, либо основание, по которому законодательством предусмотрена обязанность предоставления такого отпуска нанимателем.

Под текстом заявления работник подписывается с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

После подписи заявителя, слева, заявление визируют заинтересованные должностные лица организации.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (п. 61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

 

Приказ об увольнении

 

Увольнение (высвобождение) работника осуществляется по схеме:

1. Заявление работника или иные основания для увольнения.
2. Приказ (распоряжение) об увольнении (о прекращении действия трудового договора)
3. Запись в трудовой книжке.
4. Запись в личной карточке (Ф.Т-2).
5. Бухгалтерия (закрытие лицевого счёта по заработной плате.)

Трудовой договор (контракт), заключённый между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Основание для прекращения действий трудового договора (контракта) установлены Трудовым кодексом РБ.

Заявление об увольнении работник пишет за 2 недели до предполагаемого срока увольнения с работы. Подписывается руководителем организации на основании чего издаётся приказ. В состоянии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме №Т-2. Бухгалтерия организации на основании приказа производит полный расчёт с работником.  Приказ вносится в личное дело работника, которое сдаётся в архив.

Текст приказа об увольнении (приложение  2) согласно УСОРД имеет следующую структуру:

- фамилия, имя отчество (в родительном падеже);

-наименование  должности, профессии, разряд по  ЕТС, наименование структурного  подразделения;

- дата  увольнения – указывается без  предлога «с»;

-причина  увольнения – указывается с  использования слов «в связи»  и указанием пункта и статьи  Трудового кодекса РБ, по которым  увольняется работник.

 

4. Особенности оформления приказов  о наложении дисциплинарных взысканий.

 

Нарушением трудовой дисциплины (дисциплинарным проступком) является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей.

За допущенные нарушения трудовой дисциплины работники могут быть привлечены к ответственности, которая заключается в применении к нарушителям дисциплинарных взысканий. В соответствии со ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

К отдельным категориям работников (например, государственным служащим) могут применяться и другие меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные соответствующими нормативными актами.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

Обязательным признаком дисциплинарного проступка является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может быть наложено и дисциплинарное взыскание.

 

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.

При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации. Отказ работника давать объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины оформляется в одном экземпляре на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4. Пишется объяснительная записка от первого лица.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины:

• фамилия, имя, отчество;
• наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;
• наименование структурного подразделения;
• с какого времени работает в данной организации;
• дата нарушения;
• вид нарушения;
• изложение причин, обстоятельств нарушения.

После оформления объяснительной записки работник подписывает ее, регистрирует в службе делопроизводства (в журнале регистрации внутренних документов; если такой журнал отсутствует – в журнале регистрации  исходящих документов) и передает руководителю своего структурного подразделения.

 

5. Особенности оформления приказов  о командировании

 

Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. Проекты этих приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу.

Структура текстов приказов о командировании может варьироваться в зависимости от цели командировки, а также количества командируемых сотрудников. Указание на цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов приказов. Цель командировки может быть включена в состав распорядительной части либо вынесена в констатирующую часть. Первый вариант оформления приказа наиболее удобен при командировании одного или нескольких работников с разной целью. Если работник командируется в один и тот же пункт с одной целью, то цель командировки пишется в констатирующую часть приказа.

Формулировки целей могут быть:

«В целях закупки сырья и комплектующих материалов»

«Для участия в работе международной научно-практической конференции»

Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя.

Приказ о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности. В случае если в командировку отправляется руководитель организации, приказ о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов.

При командировании руководителя в некоторых случаях возникает необходимость возложить исполнение обязанностей директора на одного из работников организации. В этом случае в приказе о командировании руководителя включается отдельный пункт о временном замещении руководителя.

 

6. Решение отдельных вопросов  о трудовых отпусках по соглашению  между работником и нанимателем.

 

Статья 161 Трудового кодекса Республики Беларусь предусматривает возможность замены трудовых отпусков денежной компенсацией по соглашению между работником и нанимателем при соблюдении следующего условия: допускается замена основного и дополнительного отпусков, кроме предоставляемого за работу с вредными условиями труда, за исключением 7 календарных дней. Наряду с этим законодатель ограничивает данную договоренность сторон трудового договора еще одним условием: не допускается замена денежной компенсацией трудовых отпусков, предоставляемых авансом.