Нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство по обращениям граждан

В случае если обращение поступило для рассмотрения из вышестоящего органа с предписанием о надлежащем решении изложенных в нем вопросов, предписание должно быть исполнено в указанный в нем срок, но не более одного месяца [24, п. 1.4]. В течение трех дней с момента исполнения предписания организация обязана сообщить об этом вышестоящему органу и уведомить автора обращения.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена типовая или унифицированная форма такого предписания. Вместе с тем в соответствии с п. 14.1 Положения о делопроизводстве по обращениям граждан оформление предписания должно осуществляться согласно СТБ 6.38-2004.

Предписание о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращении, оформляется на общем бланке организации с указанием вида этого документа («ПРЕДПИСАНИЕ»).

Предписание может быть оформлено также в виде письма с использованием соответствующего бланка. В этом случае в письме название вида документа («ПРЕДПИСАНИЕ») не указывается.

Предписания о надлежащем рассмотрении обращений подлежат регистрации. В вышестоящем органе должны регистрироваться предписания, направляемые подчиненным (подотчетным) организациям, а в этих подчиненных (подотчетных) организациях – получаемые из вышестоящих органов.

Предписания могут регистрироваться в отдельных или же в общих регистрационных формах, применяемых для учета входящих и исходящих документов. Регистрация предписаний прежде всего должна обеспечить получение полной информации об исполнении обращения. Применение в этих целях общих регистрационных форм входящих и исходящих документов не в полной мере решает эту задачу. Поэтому более предпочтительной является регистрация предписаний в отдельных регистрационных формах (в журнале или РКК) (Приложения 4, 5).

Возможен вариант, когда в организации при направлении предписания о надлежащем рассмотрении обращения предписание не регистрируется в отдельной регистрационной форме. В этом случае ему присваивается индекс, который был присвоен соответствующему обращению при его поступлении в организацию. При отправке предписания в графу (строку) РКК (журнала) «Отметка о выдаче предписания и его исполнении» заносятся индекс предписания (соответствует регистрационному индексу обращения) и дата предписания (соответствует дате подписания предписания).

После надлежащего рассмотрения обращения с предписанием в подведомственной (подотчетной) организации (независимо от применяемой системы регистрации предписаний в вышестоящей организации) в графу (строку) РКК (журнала) «Отметка о выдаче предписания и его исполнении» заносятся индекс и дата полученного от подчиненной (подотчетной) организации уведомления о рассмотрении обращения, а также индекс и дата уведомления о рассмотрении обращения, направленного гражданину.

Обращениям, предписаниям и другим документам по рассмотрению обращений порядковые номера присваиваются в течение календарного (делопроизводственного) года. Например, индекс предписания может быть «4-5/Д-50/5», где 4-5 – индекс дела по номенклатуре дел, Д-50 – индекс обращения гражданина, о надлежащем рассмотрении которого направляется предписание, 5 – порядковый номер предписания, зарегистрированного в регистрационной форме в течение календарного года.

Обращения граждан, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения [18, п. 12], и предписания [24, п. 1.4], берутся на особый контроль.

Обращение считается рассмотренным по существу, если в результате его рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и в случае рассмотрения письменного обращения его автору дан письменный ответ [24, п. 4].

Вышестоящий орган по каждому случаю ненадлежащего рассмотрения подчиненными (подотчетными) ему организациями обращений направляет их руководителю представление о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности, а при выявлении в течение года повторного нарушения этими должностными лицами порядка рассмотрения обращений – представление о применении к данным лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности [24, п. 11].

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь типовая или унифицированная форма такого представления также не установлена. Поэтому представления должны оформляться в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к оформлению организационно-распорядительной документации [1], [9].

Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностному лицу, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с НД организации.

Документы о результатах рассмотрения замечания и предложений граждан формируются в отдельное дело. Кроме вышеназванных документов, в НД организации включается дело под отдельным индексом и заголовком («Обращения граждан и документы по их рассмотрению»).

 

3 Формирование и хранение дел с обращениями граждан

 

 

Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства по этой категории документов, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, иной организации [18, п. 17]. Вместе с обращением, документом-ответом на него и иными материалами, связанными с его рассмотрением, передаются и заполненные экземпляры РКК. Формирование и хранение дел с обращениями у исполнителей запрещается.

Дела формируются в течение календарного года. Вместе с обращением в дело подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Таким образом, каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Документы внутри группы формируются в последовательности решения вопроса, причем документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы формировать в дела запрещается.

Исполненные обращения могут формироваться в дела по тому же признаку, который положен в основу справочной картотеки: алфавитному, тематическому (структурному), региональному (географическому) и др. Внутри дела обращения могут систематизироваться и в хронологической последовательности.

Дополнительные документы по вопросам, связанным с обращением, или повторное обращение подшиваются к группе документов по этому обращению.

Дело с обращениями граждан включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом. Например: «3-10», где 3 – индекс структурного подразделения, в котором на основании распорядительного документа руководителя ведется делопроизводство по обращениям граждан, 10 – порядковый номер дела в данном структурном подразделении.

Соответствующий номер дела по номенклатуре выносится на обложку дела с обращениями.

Обращения граждан, сформированные в дело, включаются в номенклатуру дел со следующим заголовком: «Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка) и др.». Основным показателем, влияющим на формирование дел с обращениями граждан, является их количество. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в одно дело. При большом количестве обращений граждан дело разбивается на тома, сформированные по первым буквам фамилий авторов обращений. Например:

«Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка). Том 1. А-Н»;

«Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки переписка). Том 2.0-Я».

При этом следует учитывать, что в одном деле не должно быть более 250 листов (3-4 см) [9, гл. 11, п. 171].

В номенклатуру дел включаются также учетные документы по регистрации обращений – журналы, картотеки. Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел должна быть включена и книга личного приема граждан.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в организациях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и ответственность за сохранность всех документов, несут руководители организаций.

Сроки хранения дел с обращениями граждан определены Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по .организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (с изм. и доп.) (далее — Перечень № 38). В соответствии со ст. 29 Перечня № 38 срок хранения этой категории дел – 5 лет ЭПК. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что в необходимых случаях постоянно действующей комиссией организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

В соответствии с перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (с изм. и доп.), срок хранения карточек, журналов регистрации обращений граждан и ответов на них — 5 лет (п. 945); срок хранения карточек, журналов регистрации приема посетителей руководством организации — 3 года (п. 947).

Отобранные на постоянное хранение дела с обращениями граждан подлежат полному оформлению: листы дела нумеруются, оформляется лист-заверитель дела, на обложку дела выносятся даты начала и окончания дел, количество листов, срок хранения. Документы в таких делах формируются, как правило, по алфавитному или хронологическому принципу. Если в процессе отбора обращения сформированы по алфавитному принципу, может составляться также внутренняя опись документов дела.

Например, обложка дела с обращениями граждан, сформированного для постоянного хранения, может иметь следующий вид:

Наименование организации

Отдел организационно-кадровой работы

Дело №3-2

Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка и др.)

Начато: 05.01.2009 Окончено: 31.12.2009

На 150 листах

Хранить постоянно

Оформление дел с обращениями граждан входит в функции лица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан. Если постоянно действующей комиссией организации принято решение об увеличении срока хранения или постоянном хранении обращений, дела по обращениям граждан включаются в опись дел постоянного хранения организации, составленную в установленном порядке. Дела передаются в архив организации через год после завершения делопроизводством [18, п. 19].

Если постоянно действующей комиссией организации принято решение об увеличении срока хранения или постоянном хранении обращений, дела с обращениями граждан включаются в опись дел постоянного срока хранения организации, составленную в установленном порядке. Дела передаются в архив организации через год после завершения делопроизводства по ним [18, п. 19].

Если в организации установлен срок хранения дел по обращениям граждан 5 лет, дела передаются в архив организации на основании номенклатуры дел.

В случае ликвидации (реорганизации) организации дела постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив описям. Документы, срок хранения которых составляет до 10 лет включительно (к ним относятся книга замечаний и предложений, книга явного приема граждан, дела по обращениям граждан, сроки хранения которых не истекли), передаются в архив организации-правопреемника или в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного и распорядительного органа по номенклатуре дел. По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению [9, гл. 16], [19, гл. 2, п. 6]. Уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены описи на дела постоянного хранения и по личному составу, утвержденные (согласованные) в установленном порядке. 
Заключение

 

 

В ходе исследования были проанализированы особенности организации работы с обращениями граждан. Были еще раз определены понятие и виды обращения граждан. Под обращениями граждан понимается форма взаимодействия гражданина (граждан), индивидуального предпринимателя, юридического лица с государственными органами или иными организациями (должностными лицами), направленная на приобретение, реализацию или восстановление и защиту своих прав, свобод и законных интересов. Классификация же может проводится по различным основаниям, но наиболее распространенными видами обращений граждан, получившими отражение в Законе, являются предложение, заявление и жалоба.

При определении процесса организации делопроизводства по обращениям граждан было установлено, что прием обращений граждан предполагает определенную организацию этого процесса, который зависит от количества поступающих обращений, масштабов и характера деятельности организации, от того создано ли для работы с обращениями специальное структурное подразделение (общий отдел, сектор по работе с обращениями граждан, секретариат) или обязанности возложены на конкретное должностное лицо. Так или иначе, состояние этого процесса отражает способность соответствующих властных структур своевременно и правильно реагировать на запросы и нужды граждан. Регистрация обращений, в свою же очередь, помимо общих задач – учет, контроль, справочная работа – является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации. Вынесение решения является важнейшим моментом всего процесса рассмотрения обращения, так как от содержания этого документа зависит, будут ли требования гражданина удовлетворены полностью, частично или отклонены совсем. Решение выносится на основе всех материалов и доказательств в их совокупности. Оно должно содержать логическое и правовое обоснование. Соблюдение установленных сроков играет чрезвычайно важную роль, так как промедления в исполнении могут привести к непоправимым последствиям, делающим невозможным восстановление законных прав и интересов человека, а также причинить ему значительный ущерб.