Нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство по обращениям граждан

Обращения граждан независимо от того, в какой государственный орган или иную организацию они поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:

• в местных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) им организациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях, подчиненных (подотчетных) республиканским органам государственного управления и государственным организациям, подчиненным Правительству, другим государственным органам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных в пределах той административно-территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращениях;
• в других государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные в обращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов или организаций [24, п. 1.1].

Процесс рассмотрения обращений состоит из нескольких этапов.

1. Выяснение, относится ли вопрос, поставленный в обращении, к компетенции организации, в которую направлен.
2. Выяснение, требует ли вопрос первоначального рассмотрения в организации в пределах той административно-территориальной единицы, на территории которой он возник.
3. Определение порядка разрешения вопроса по существу.
4. Определение исполнителя.
5. Установление срока исполнения.
6. Непосредственное решение вопросов, поставленных в обращении.
7. Подготовка и направление гражданину ответа.

Таким образом, при организации работы с поступившим обращением, прежде всего, должно быть определено, будет ли оно решено организацией, его получившей, либо направлено по назначению компетентному государственному органу, иной организации.

Зарегистрированное обращение передается руководителю, который принимает решение о порядке исполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежит ли обращение постановке на особый контроль. Решение руководителя оформляется в виде резолюции. Например:

Малитикову В.Н.

Для рассмотрения и подготовки ответа.

Подпись автора резолюции

Дата

или:

Сенкевичу П.Н.

1. Провести проверку правильности  заключения контрактов в.... При выявлении фактов нарушений внести предложения по их устранению.

2. По результатам проверки  подготовить ответ заявителю. Подпись  автора резолюции

Дата

Срок исполнения в резолюции допускается не указывать, если для исполнения обращения устанавливается типовой срок (не более одного месяца со дня регистрации, а в случаях, не требующих дополнительного изучения и проверки, – не более 15 дней) [6, ст. 10]. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить установленный в один месяц срок рассмотрения обращения, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.

Если автор обращения не удовлетворен результатами его рассмотрения в организации, он может направить обращение в вышестоящий орган для проверки. При наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов вышестоящий орган рассматривает обращение по существу либо выдает подчиненной (подотчетной) ему организации обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении вопросов [24, п. 1.4]. Такое предписание должно быть исполнено в указанный в нем срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента исполнения предписания организация обязана сообщить об этом вышестоящему органу, а также уведомить автора обращения.

Как правило, на обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются лишь в том случае, когда они детализируют порядок исполнения.

Все указания руководителя о порядке исполнения обращения, срок исполнения переносятся в регистрационную форму.

После разрешения вопросов, поставленных в обращении, гражданину готовится ответ. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке для писем в соответствии с СТБ 6.38-2004.

Ответы на обращения граждан оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111 (с изм. и доп.): вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес [1, п. 5.12]. Например:

Иванченко Н.В. ул. Вишневая, д. 25 220020, г. Минск

или:

Столяровой С.К.

ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/оЛогоза

Логойскогор-на

Минской обл.

Ответ гражданину должен содержать конкретную информацию по каждому из поставленных в обращении вопросов.

Типовая форма ответа на обращения граждан не установлена. Как правило, текст ответа на обращение начинается словами:

"Рассмотрев жалобу, поступившую  в____________________________

Возможны ситуации, когда поступившее в организацию обращение не относится к ее компетенции [6, ст. 9], или в обращении содержатся вопросы, относящиеся к деятельности нескольких организаций [18, п. 15], или обращение не рассматривалось ранее в соответствии с компетенцией согласно [24, п. 1.1].

Если в обращении содержатся вопросы, требующие решения различных компетентных органов, руководитель организации рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции, а соответствующим организациям в 5-дневный срок пересылаются копии обращений с сопроводительным письмом При этом гражданину направляется уведомление, в котором указывается, в какую организацию его обращение было передано для исполнения.

Если обращение не относится к компетенции организации или оно не было рассмотрено ранее [24, п. 1.1], в 5-дневный срок со дня регистрации такое обращение должно быть направлено на рассмотрение в иные организации в соответствии с их компетенцией. При этом гражданину также направляется уведомление.

Если переславшей организации необходимо иметь информацию о результатах рассмотрения переданного обращения, в тексте сопроводительного письма дополнительно указывается о необходимости уведомления вышестоящей организации о принятом решении.

После исполнения организацией обращений, пересланных из вышестоящей организации, в том числе с предписанием о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращении, вышестоящей организации направляется ответ, в котором указываются сведения о результатах рассмотрения и направлении ответа гражданину, а также отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе должна включать фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания [1, п. 5.24], [9, гл. 4, п. 63]. Например:

Иваненко 234 3410.

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. Например:

Сергеев 203 0510

ВС 27.06.2010 Сопроводительное

Указание дополнительных поисковых сведений обязательно при оформлении документов в республиканских органах государственного управления.

Аналогичным образом оформляются ответы по находящимся на контроле обращениям, полученным от других различных организаций.

Если для принятия решения необходимо получение дополнительной информации, направляется запрос в соответствующую организацию. Сведения о направляемых в процессе рассмотрения запросах фиксируются в графе РКК «Ход рассмотрения». Например: «10.06.2010 направлен запрос в Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь. Срок ответа – 20.06.2010».

При направлении обращения с сопроводительным письмом в другие организации определяются порядок и место регистрации этих писем. Направляемые письма и получаемые из других организаций ответы на запрашиваемые сведения, необходимые для рассмотрения обращения, могут регистрироваться улица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан. В таком случае непосредственно этим лицом могут вестись регистрационные формы по учету входящих и исходящих документов. Направляемые письма и получаемые ответы могут регистрироваться и в общих регистрационных формах (в канцелярии, секретариате и др.). Копии (так называемые «отпуски») направляемых писем и получаемые ответы формируются в дело с обращениями граждан.

Например, дело, в которое формируются обращения граждан и документы об их рассмотрении, включено в номенклатуру дел под индексом «4-5». Соответственно, индекс письма-запроса может быть «4-5/100». В индекс такого письма, кроме номера дела по номенклатуре (4-5) и порядкового регистрационного номера (100), в качестве дополнительной составной части может быть включен и индекс обращения, по рассмотрению которого ожидается получение ответа (например, «4-5/100/Г-55»). При получении ответа достаточно легко можно будет установить, к решению какого именно обращения он относится.

Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам были даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат [6, ст. 12]. В этом случае гражданину в 5-дневный срок письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимает руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.

Не подлежат рассмотрению и обращения граждан, оформленные с нарушением ст. 7 Закона об обращениях граждан [6].

Письменные обращения также могут быть оставлены без рассмотрения по существу, если:

• в обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, текст обращения не поддается прочтению;
• обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь [24, п. 5].

В случае наличия указанных выше нарушений при оформлении обращений руководитель организации, в которую поступило обращение, или уполномоченное им должностное лицо принимает решение об оставлении обращения без рассмотрения. Организация в 5-дневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью руководителя организации (уполномоченного им должностного лица), направляет автору уведомление о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению.

Если обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, организация также разъясняет, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

Следует обратить внимание, что сообщения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, рассматриваются даже при условии их анонимности и в 5-дневный срок со дня их регистрации в организации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.

При подготовке ответа на обращение следует помнить, что он должен быть конкретным, обоснованным и охватывать весь круг вопросов, поднятых в обращении. Если факты, изложенные в обращении, подтверждены проверкой, то необходимо подробно сообщить о тех мерах, которые приняты для ликвидации указанных нарушений.

Особенно важна обоснованная мотивировка отказа, поскольку ее отсутствие порождает повторные обращения. Отказ не должен ограничиваться фразой «Удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным». Если просьба является необоснованной, следует доказать ее необоснованность, разъяснить существующий порядок рассмотрения подобных просьб, сославшись на соответствующий акт законодательства. В таком случае в ответе заявителю в конце письма следует написать, например: «Основание: постановление Совета Министров Республики Беларусь от00.00.0000№_________».

Если по первому обращению не было принято необходимых мер, в ответе на повторное обращение следует указать причины, по которым не было принято действенного (исчерпывающего) решения по первому обращению (отсутствие материально-технической базы, финансовых средств и др.).

На каждом обращении после окончательного решения поставленных в нем вопросов должна быть сделана отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она располагается на нижнем поле первого листа документа слева. Отметка включает слова «В дело» с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито обращение, данные о документе-ответе (вид, дата и №), подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, дату [1, п. 5.26]. Например:

В дело 4-5 Подготовлен ответ 20.05.2010 №4-5/А-45 Подпись 21.05.2010.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Право на обжалование решений по обращениям граждан закреплено в Указе № 498. Указ предусматривает, что решение организации по обращению может быть обжаловано в вышестоящий по отношению к ней в соответствии с ее подчиненностью (подотчетностью) государственный орган, иную организацию. Процедура рассмотрения обращений граждан отражена в Законе об обращениях граждан, Указе № 498, Положении о делопроизводстве по обращениям граждан.

Вышестоящий орган при поступлении к нему обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) этому вышестоящему органу организацией, проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу или выдает соответствующим организациям обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов [24, п. 1.4]. Автор обращения должен быть уведомлен о выданном предписании. При этом установлен запрет [6, ст. 9] на передачу жалоб в государственные органы и иные организации, действия (бездействие) которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов или организаций.