Нормативно-методическая база делопроизводства

 

Для документов устанавливаются два основных формата бланков - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), допускается использование бланков форматов А3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля не менее:

Левое - 20 мм,

Правое -10 мм,

Верхнее -15 мм,

Нижнее - 20 мм.

Существует два варианта расположения постоянных реквизитов на бланках: угловой и продольный.

Угловой бланк предполагает размещение постоянных реквизитов в верхней левой части листа (см. приложение 4). Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По расчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Продольный бланк предполагает расположение постоянных реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля (см. приложение 5).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон  расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма,

- бланк конкретного вида  документа, кроме письма.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем (см. приложение 6).

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- государственный герб  Российской Федерации (герб субъекта  РФ). Такой реквизит устанавливается  для организаций, имеющих на это  право;

- эмблема организации  или товарный знак;

- наименование предприятия  вместе с наименованием вышестоящей  организации (если она имеется).

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

Бланк письма включает следующие реквизиты:

- государственный герб  Российской Федерации (герб субъекта  РФ);

- эмблема организации  или товарный знак;

- код организации (предприятия  по ОКПО);

- наименование предприятия  вместе с наименованием вышестоящей  организации (если она имеется);

- справочные данные об  организации (почтовый адрес, номера  телефонов, телефаксов, а также, по  усмотрению организации, адрес электронной  почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:

 

 _________№______

На №_____от______

На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД (см. приложение 7).

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность руководителя, например: "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "Реал"" и т.п. Должностной бланк заместителя руководителя может иметь несколько другой вид (см. приложение 8).

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения (см. приложение 9).

Следует помнить, что бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются только лишь в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2.54 см).

Название вида документа печатают прописными буквами без точки в конце.

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "стр." и знаков препинания (точек, тире).