Нормативно-методическая база делопроизводства

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства

 

 

1.1.      Понятие документа. Виды документов, их классификация.

1.2.      Унификация и стандартизация управленческих документов.

1.3.      Состав реквизитов документов и общие требования к их оформлению.

1.4.      Бланки документов предприятия.

 

 

1.1. Понятие  документа. Виды документов, их классификация

 

 

Понятие "делопроизводство" базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Принятый 25 января 1995 года Государственной думой закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы». Результатом документирования является документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [1.Ст.2], т.е. установить полное ее совпадение, тождественность.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с бумагой сейчас широко используются и другие носители: лента, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные средства.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификация документов - деление  документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск  нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Сюда относятся следующие виды документов:

·организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

·распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

·информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Все перечисленные документы называют сокращенно ОРД (организационно-распорядительная документация). Именно эта система документации и является предметом изучения дисциплины «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.

Документы могут классифицироваться:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

 

1.2. Унификация  и стандартизация управленческих  документов

 

 

В современных условиях произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД).

"Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [7.С.8]"

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

·унифицированная система организационно- распорядительной документации;

·унифицированная система банковской документации;

·унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

·унифицированная система отчетно-статистической документации;

·унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

·унифицированная система документации по труду;

·унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

·унифицированная система внешнеторговой документации.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

В «Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», введенном в действие с 1 января 1995 года приказом Министерства финансов Российской Федерации, указано, что типовые формы бухгалтерской отчетности и инструкции о порядке заполнения этих форм разрабатываются и утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

Министерства и ведомства Российской Федерации, республик, входящих в состав Российской Федерации, дополнительно к типовым формам могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы, по согласованию соответственно с министерствами финансов Российской Федерации и республик, входящих в состав Российской Федерации.

Одновременно с разработкой унифицированных систем документации разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Все они по содержанию подразделяются на 3 группы:

1.         Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях, например общероссийский классификатор продукции (ОКП), общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др.

2.         Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3.         Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена  в стране на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты, так и унифицированные системы документации:

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного  управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

 

 

1.3. Состав  реквизитов документов и общие  требования к их оформлению

 

 

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (подпись, дата, текст, печать, наименование автора документа и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 1998 года и Изменения №1 этого стандарта, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-СТ и введенного в действие с 1 апреля 2000 г.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

ГОСТ Р 6.30-97 установил максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов - 29. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 - государственный герб  Российской Федерации,

02 - герб субъекта Российской  Федерации,

03 - эмблема организации  или товарный знак,

04 - код организации,

05 - код формы документа,

06 - наименование организации,

07 - справочные данные  об организации,

08 - наименование вида  документа,