Нормативно-методическая база делопроизводства

09 - дата документа,

10 - регистрационный номер  документа,

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа,

12 - место составления  или издания документа,

13 - гриф ограничения доступа  к документу,

14 - адресат,

15 - гриф утверждения документа,

16 - резолюция,

17 - заголовок к тексту,

18 - отметка о контроле,

19 - текст документа,

20 - отметка о наличии  приложения,

21 - подпись,

22 - гриф согласования  документа,

23 - визы согласования  документа,

24 - печать,

25 - отметка о заверении копии,

26 - отметка об исполнителе,

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело,

28 - отметка о поступлении  документа,

29 - идентификатор электронной  копии документа.

Рассмотрим данные реквизиты более подробно (схемы расположения реквизитов даны в приложении 1 и 2).

 

 

01 Государственный  герб Российской Федерации

Государственный герб РФ изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

02 Герб субъекта  Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Гост Р 6.30-97 содержит специальный раздел «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ». Данный раздел предусматривает, что «бланки документов с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти или иных государственных органов и учреждений. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров...» [4.С.9].

03 Эмблема организации  или товарный знак

Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

Эмблему также не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб или герб субъекта РФ. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5х2,5 см.

04 Код организации

Код по общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть поставлен  заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по ОКПО присваивается органами статистики.

05 Код формы  документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) и строится следующим образом:

хх хх ххх х

Здесь первые две цифры обозначают класс форм (принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации);

следующие две цифры - подкласс форм (общность содержания множества форм документов и направленность их использования);

следующие три цифры - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система  документации Пенсионного фонда,

01 - Документация по учету  и распределению средств,

004 - Расчетная ведомость  по страховым взносам в Пенсионный  фонд,

6 - контрольное число.

Код по ОКУД впечатывается при составлении конкретного вида документа.

06 Наименование  организации

Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

Например:

Федеральная архивная служба России

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование  местных органов власти.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организаций указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.

07 Справочные данные  об организации

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения).

08 Наименование  вида документа

Этот реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Этот реквизит проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов. Для писем разрешается применение данного реквизита только в словосочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Наименование вида документа печатается прописными буквами от границы левого поля (на бланке с угловым расположением реквизитов) или посередине верхнего поля документа (на бланке с продольным расположением реквизитов). Точка в конце не ставится. Если документ пишется от руки, например докладная или объяснительная записка, то данный реквизит пишется с большой буквы.

09 Дата документа

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, его утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция, отметки о получении и исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 01.01.2000. Допускается оформление даты и в другой последовательности: год, месяц, день.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 22 августа 2000 года.

10 Регистрационный  номер документа

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Регистрационный номер исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/89, где 02 - индекс структурного подразделения, 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа или № ОМ-3/115, где ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа. Или: № 115/ЮЛ- 3 (115-порядковый номер документа, 3 - номер дела, ЮЛ - Юрий Лужков).

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, совместный документ Центробанка РФ и Государственного таможенного комитета (ГТК) РФ может иметь номер:

01-20-105/11921,

где 01-20-105- номер, присваиваемый Центробанком,

11921- номер, присваиваемый  ГТК РФ.

11 Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Этот реквизит появился лишь в 1972 году в ГОСТе. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой «На Ваше письмо от 17 мая 1970 г. за № 02-15/89 сообщаем...». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Оформляется следующим образом: на № 02-13/36 от 04.09.2000.

При получении ответного документа по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

12 Место составления  или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" и "Справочные данные об организации", например: на бланке Московского института стали и сплавов город Москва не указывается.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например, г. Владивосток.

Сокращение "г." в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании городов, оканчивающихся на "град", "город" и "бург", например: Санкт-Петербург, Волгоград, Нижний Новгород.

13 Гриф ограничения  доступа к документу

Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. Проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа  или на титульном листе.

В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: "КТ" (коммерческая тайна), "ДСП" (для служебного пользования), "Конфиденциально". Во второй строке проставляется номер экземпляра. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными действующим законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной. Например,                                                                       

КТ

Экз. №2.

или:

Конфиденциально

Экз. №1

 

 

14 Адресат

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки).

Таким образом, адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Порядок написания адресата установлен стандартом.

Реквизит адресат максимально может состоять из следующих составных частей:

- наименование организации, учреждения (в именительном падеже);

- наименование структурного  подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);