Нормативно-методическая база делопроизводства

Главный бухгалтер                          Подпись                      М.А. Логинова

При подписании документа лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне:

Заместитель министра                           Заместитель министра

юстиции РФ                                              финансов РФ

Подпись В.М. Степанов                         Подпись А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии:       Подпись                Н.В. Куликов

Члены комиссии                      Подпись               К.М. Артемова

 

                                                 Подпись                С.П. Матвеева

 

           Подпись                В.А. Якушенко

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (впечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки в кавычках «зам».

22 Гриф согласования  документа

23 Визы согласования  документа

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями. Согласование - это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлением грифа согласования.

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

СОГЛАСОВАНО                                                                  СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер ОАО «Заря»                или                    Протокол заседания правления

подпись        В. В. Тимофеева                                                от 08.09.2000 № 25

08.09.2000

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись                   В.А. Сидоров

25.11.2000

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании:

Замечания прилагаются

Подпись         А.С. Орлов

25.08.2000

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

24 Печать

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

Различают печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются (к ним приравнивается круглая печать предприятия).

Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Изготовление гербовой печати, также как и бланков с изображением герба, регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.95 № 1268. В нем указано, что изготовление гербовых печатей могут производить только штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на данный вид деятельности и сертификат о наличии технических возможностей для изготовления печатей на должном качественном уровне. Заказать печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы и учреждения, определенные Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которых ставится гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих структурах круглая), приведен в ГСДОУ и дан в приложении 3.

Печати организации бывают различной формы: круглая, квадратная треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждение таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, при опечатывании бандеролей, пакетов, шкафов, дверей и т.д.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документы.

25 Отметка о заверении копии

При необходимости подтверждения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении. В соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-97 она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения.

Например: 
Верно 
Секретарь                            личная подпись                                 К.Т.Попова

20.10.2000

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается  не указывать дату заверения и должности лица, заверившего копию.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки ГОСТ Р 6.30-97, допускается только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

26 Отметка об  исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Отметка располагается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Пучкова Людмила Николаевна

157 98 06

ГОСТ Р 6.30-97. допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:

Сидоров

157 95 56

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и местонахождения каждого.

Например: 
Прозорова Галина Константиновна 
943 95 94

Экз. № 1.- В адрес 
Экз. № 2 - в отдел № 2 
Экз. № 3 - в отдел № 10  
Экз. № 4 - в дело 08 
27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данный реквизит  проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа и включает в себя:

- слова "В дело" и  номер дела, в котором будет  храниться документ;

- краткие сведения об  исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;

- подпись исполнителя  документа и дату проставления  отметки.

Например:

В дело 01-5. Отправлен факс от 01.04.2000 № 129

Подпись                06.04.2000

или:

Ответ направлен 17.06.2000 .№ 01-13/184 
В дело 13-13

И. Иванова 19.06.2000

или:

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.2000 № 17

В дело 06-13

И.Иванов                  15.08.2000

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28 Отметка о  поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего порядкового номера. Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ.

Входящий порядковый номер используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется в границах нижнего поля первого листа документа, например:

	ОАО «Эра» Дата 02.12.99 Вх. №149

 

 

 

 

 

 

                                         

29 Идентификатор  электронной копии документа

Если документ вводится в память машины, на полученном документе делается об этом специальная отметка (колонтитул), которая служит для автоматического поиска и контроля информации. Она может включать имя файла, код оператора, вводившего данные о документе, дату переноса, количество страниц и другие необходимые поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

Let   115.doc

1.4. Бланки документов  предприятия

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.

При составлении документов очень важно правильно выбрать формат бумаги.

Работа по унификации форматов бумаги была проведена в нашей стране в конце 1920-х  годов, когда была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаги, в основу которых были положены распространенные в Западной Европе немецкие форматы. Эти размеры форматов приняты Международной организацией по стандартизации (ИСО).

Основные потребительские форматы установлены ГОСТ 9327-60, введенным в действие с 1 января 1964 года. В соответствии с этим стандартом все форматы делятся на три ряда - А,В,С. Ряд А - основной, который служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С - дополнительные и применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей и т.д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги в миллиметрах (табл. 1).

 

 

Таблица 1

Форматы бумаги

 

  (в мм)

Ряд А		Ряд В		Ряд С
Обозначения	Формат	Обозначения	Формат	Обозначения	Формат
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917х1297
А1	594х841	В1	707х1000	С1	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С2	458х648
А3	297х420	В3	353х500	С3	324х458
А4	210х297	В4	250х353	С4	299х324
А5	148х210	В5	176х250	С5	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С6	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С7	81х114
А8	52х71	В8	62х88	С8	57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х13