Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

      Начало организации архивной  службы в Удмуртии было положено 2 октября 1923 года. Одновременно шел процесс формирования архивных учреждений уездного – районного звена. В городе Глазове при уездном исполнительном комитете 1 июля 1925 года было создано уездное архивное бюро, которое проводило работу по сбору документов как дореволюционного, так и советского периодов. Архивисты того времени выполняли следующие функции: своевременное сосредоточение в архиве документов, сдаваемых районными и сельскими учреждениями, а также организациями и предприятиями города и хранение документов.

      Развитие архивной службы шло  поступательным движением. В связи  с районированием Вотской Автономной  области в 1929 году уездное архивное  бюро было переименовано в  районное архивное бюро с теми  же правами и функциями, что  и уездное архивное бюро. Райархив комплектовался документами райисполкома, сельских Советов Глазовского района, кооперативных и других общественных организаций, расположенных на территории района.

      Документы уездного архивного  бюро, как не профильные районному  архиву, подлежали передаче в областное архивное бюро. В 1930 году документы Глазовского уездного архивного бюро были полностью вывезены в областное архивное бюро.

      В 1932 году районное архивное бюро  находилось в подчинении Удмуртского  областного управления УАССР. С 31 октября 1936 года управление стало называться Центральным архивным управлением УАССР, а районное архивное бюро – Глазовский районный архив.

      На основании приказа Народного  Комиссариата внутренних дел  от 17 января 1939 года Глазовский районный архив был передан в ведение архивного отдела НКВД УАССР, с марта 1946 года – Министерства внутренних дел УАССР.

      В связи с упразднением Понинского  района в 1956 году документы Понинского  райгосархива переданы в Глазовский  госархив.

      В соответствии с постановлением Совета Министров УАССР от 25 декабря 1958 года «Об организации архивного дела в Удмуртской АССР», районный архив преобразован в Глазовский объединенный государственный архив с переменным составом документальных материалов.

      На основании постановления Совета Министров УАССР от 17 января 1962 года «Об организации архивного дела» Глазовский объединенный государственный архив был передан в ведение архивного отдела при Совете Министров УАССР, с 1969 года – Архивного управления при Совете Министров УАССР.

      На основании постановления Совета  Министров УАССР от 24 июля 1967 года  Глазовский объединенный госархив  был реорганизован в филиал  Центрального государственного  архива УАССР.

      На основании постановления Совета  Министров УАССР № 520 от 1 декабря 1993 года Глазовский филиал Центрального госархива УАССР с 1 января 1994 года преобразован в архивный отдел исполкома Глазовского городского Совета народных депутатов, с 10 апреля – в архивный отдел Администрации города Глазова, со 2 октября 2006 года – в архивное управление Администрации города Глазова.

      До 1994 года архивный отдел располагался  на первом этаже жилого кирпичного  дома с одним архивохранилищем.

     Сегодня архивное управление  размещено в приспособленном  здании по адресу ул. Пионерская, 1г и занимает помещение площадью 431 кв.м., в том числе имеются два архивохранилища площадью 241,2 кв.м. Оба архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами, установлена автоматическая система порошкового пожаротушения, имеется модернизированная пожарно-охранная сигнализация, выведенная на пульт вневедомственной охраны. Архивохранилища оснащены постеллажными указателями, поддерживается температурно-влажностный и световой режимы, принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов. В целях обеспечения сохранности и повышения уровня безопасности документов Архивного фонда УР в апреле 2004 г. был проведен ремонт кровли здания архива, весной-летом 2007 г. – косметический ремонт внутреннего помещения архива, в 2010 г. – косметический ремонт помещений архивохранилищ основного здания архивного управления, расположенного по ул. Пионерская, 1г. По причине ежегодного увеличения количества поступаемых на хранение документов и недостаточной площади хранилищ, в августе 2006 г. архивному управлению было выделено дополнительное помещение площадью 177,7 кв.м. по ул. Мопра,37. Тогда же в нем была проведена реконструкция и капитальный ремонт.

      На сегодняшний день архивное  управление Администрации г. Глазова  является одним из крупных муниципальных архивов Удмуртии, который хранит документы советского и современного периодов, отражающие историю не только г. Глазова и Глазовского района, но и историю северных районов Удмуртии до 1994 года (Балезинского, Красногорского, Юкаменского, Ярского, Понинского (ныне не существует), Ярского). На 1 января 2010 г. в архивном управлении хранится 483 фонда – это 119 066 ед.хр.

 

            Диаграмма изменения состава  документов,

              хранящихся в архивном управлении. 2002-2010 гг.

 

      В то же время архивное управление  – это не законсервированная  субстанция, а постоянно развивающаяся, пополняющаяся новыми материалами  совокупность документов. Около 3-х  тысяч дел ежегодно поступает  в архив на государственное хранение. В числе организаций - источников комплектования архивного управления – органы местного самоуправления, судебные органы, промышленные предприятия, учреждения культуры, науки, образования, здравоохранения, СМИ, общественные объединения и другие – всего 69 организаций различных отраслевых систем и форм собственности.

      В целях оптимизации состава  Архивного фонда большое внимание  традиционно уделяется сбору  документов личного происхождения, о выдающихся представителях  современности, ветеранах войны и труда. На сегодня в архивном управлении хранятся документы 18 фондов личного происхождения (5285 ед.хр.).

      Огромную работу проводят специалисты  архивного управления в области  государственного регулирования  архивного дела в городе Глазове, в области обеспечения сохранности и повышения уровня безопасности документов, их достоверный и качественный учет, в области информационного обеспечения органов местного самоуправления, удовлетворения прав граждан на архивную информацию, организацию использования документов.

      Документы, хранящиеся в архивном  управлении, открыты и доступны  для всех. Историческая информация, хранимая на стеллажах нашего  архива, постоянно востребована. Применяются  все формы использования документов: информационное обеспечение пользователей, представление документов пользователям для исследований в читальном зале, экспонирование документов на выставках (в течение 2010 г. были подготовлены 2 выставки, посвященные 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.: «Никто не забыт, ничто не забыто» (о героях ВОВ – уроженцах г. Глазова и Глазовского района), «Родная дивизия» (о 208-й Кёнигсбергской стрелковой дивизии), использование документов в средствах массовой информации (в течение 2010 г. было написано 2 статьи: «Летопись Победы», «Довожу до вашего сведения…»), проведение информационных мероприятий (встречи с общественностью, проведение экскурсий), выдача документов во временное пользование.

      Одной из приоритетных форм  использования документов является организация работы с посетителями читального зала. Целью работы с архивными документами в читальном зале является подготовка рефератов учащимися школ, курсовых и дипломных работ студентами, кандидатских и докторских работ научными работниками, подготовка документальных публикаций. Ежегодно читальный зал архивного управления посещает большое количество исследователей.                  

       Постоянно архивным управлением  поддерживается сотрудничество  с учебными заведениями города. На базе городского архива проводятся экскурсии и школьные уроки, проходят практику студенты исторического факультета Глазовского государственного педагогического института им. В.Г. Короленко.

      По-прежнему, одно из важнейших  направлений архивного управления  – справочная работа. Архивные справки, оформленные в соответствии с установленными требованиями, служат основанием для обеспечения защиты социальных, имущественных прав и других законных интересов физических и юридических лиц. Исполняются тематические запросы предприятий и организаций. Возросло число обращений в архив по социально-правовым вопросам: подтверждение стажа работы, в том числе льготного, сведения о размере заработной платы, награждении, подтверждении родства и другие. Принятие ряда законодательных и правовых актов повлияло не только на рост количества обращений в архив, но и на появление новых категорий социально-правовых запросов, что потребовало от сотрудников архивного управления приобретения новых знаний в области пенсионного законодательства. Поэтому мы очень тесно сотрудничаем с отделением Пенсионного фонда г. Глазова и учреждениями социальной защиты населения. В частности, архивным управлением проводятся консультации для работников этих учреждений, а сотрудники Пенсионного фонда проводят консультации для специалистов архивного управления. Таким образом, архивное управление успешно справляется с данной работой, все запросы исполняются в законодательно-установленные

сроки.

 

 

 

 

              

               

 

 

 

 

 

 

Диаграмма количества социально-правовых и тематических запросов,

поступивших в архивное управление г. Глазова. 2002-2010 гг.

 

      В деятельности архивного управления  сложились различные формы и  методы контроля за обеспечением  сохранности документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, оказания им помощи в этой работе. В основе организации контроля – комплексный, системный подход, который проводится не только в источниках комплектования, но и на предприятиях, не являющихся источниками комплектования архивного управления. По итогам проверок состояния делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий информация представляется в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

      Архивное управление проводит  большую работу по оказанию  методической помощи учреждениям, организациям, предприятиям в разработке инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, составлению описей, в подготовке и повышении деловой квалификации работников делопроизводства и ведомственных архивов.

      Нужно отметить, что в последние годы качественно изменилось отношение руководителей и рядовых сотрудников учреждений к обработке документов. Многие понимают значимость этой работы, знают ее трудоемкость и кропотливость. Однако остаются еще некоторые  отрицательные моменты, мешающие более плодотворной работе. Прежде всего, это – отсутствие штатных архивных работников, финансовых средств, сменяемость кадров. Как правило, ответственность за архив возлагается на сотрудника, у которого помимо архива много основной работы. В таких случаях большая нагрузка ложится на специалистов архивного управления, которые зачастую сами проводят экспертизу ценности документов, много сил и энергии тратят на обучение ответственных за архив, занимаются сбором документов в структурных подразделениях и т.д.

      Большое значение для совершенствования  работы архивных учреждений по  предоставлению информационных  услуг имеет создание и развитие  информационно-поисковых систем  к документам Архивного фонда, а именно разработка и создание  баз данных. На сегодняшний день в архивном управлении эксплуатируется и формируется 8 баз данных, из них 3 учетные (общеотраслевой автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд», «Фотокаталог», «Памятные даты Удмуртской Республики»), 2 тематические («Акты ввода в эксплуатацию объектов», «Предметно-тематический указатель к протоколам заседания государственных органов»), 3 справочного характера («Учет и регистрация запросов социально-правового характера», «Учет и регистрация запросов тематического характера», «Местонахождение документов по личному составу»). Базы данных справочного характера позволяют осуществлять поиск запроса по фамилии, имени, отчеству заявителя, учитывать повторяемость обращений одного и того же лица, контролировать сроки выполнения запросов, анализировать их тематику, определять исполнителя, составлять отчеты по количеству и виду исполненных запросов за определенный временной промежуток.

     Взаимодействие архивного управления с Администрацией г. Глазова, Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики позволяет обеспечить четкую организацию и высокую культуру в работе с населением и предприятиями г. Глазова.

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ

 ГОРОДА ГЛАЗОВА

2.1.Организация работы по комплектованию государственных архивных документов а Администрации г. Глазова

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

Отнесение к источникам комплектования архива Администрации г. Глазова производится на основании критериев:

- для организаций - функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема); полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

- для граждан - вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; типичность его архивных документов для эпохи; состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.