Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.Структура Администрации г. Глазова

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.Положения об Архивном управлении Администрации Муниципального образования «Город Глазов» 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Распоряжением

Главы Администрации

г. Глазова

от 17 ноября 2006г № 56/ОД

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ  АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГОРОД  ГЛАЗОВ»

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Архивное управление (далее Управление) создается с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органа местного самоуправления, его структурных подразделений, деятельности муниципальных организаций, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность. Управление осуществляет отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и находящихся на территории муниципального образования.

2. Управление является самостоятельным структурным подразделением Администрации муниципального образования «Город Глазов» без статуса юридического 
лица,    подчиняется Главе Администрации, действует на основании положения. 
Методическое руководство деятельностью Управления осуществляет Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

3. Положение об Управлении утверждается Главой Администрации с учетом рекомендаций Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

4. Управление действует на основании   настоящего Положения, а также доверенности, выданной главой Администрации на проведение отдельных видов работ, оказание услуг.

5. Финансирование    и    материально-техническое    обеспечение   Управления осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой. Для осуществления отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики органам местного самоуправления могут передаваться финансовые средства в порядке, установленном законодательством Удмуртской Республики, и материальные средства  в порядке, установленном Правительством Удмуртской Республики.

6. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Удмуртской Республики, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Удмуртской Республики, методическими материалами   Росархива и Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Уставом муниципального образования, решениями  депутатов Глазовской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации, а также настоящим Положением.

      7. Управление  имеет свою печать с изображением герба Удмуртской Республики соответствующим наименованием Управления на русском и удмуртском языках и штампы, а также бланк с изображением герба муниципального образования и своим наименованием.

      8. Место нахождения Управления: г. Глазов, ул. Пионерская, 1г.

 

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

 

Основными задачами Управления являются:

      1) управление архивным делом на территории муниципального образования;

      2) организация комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и иных архивных 
документов;

      3) осуществление государственного учета документов Архивного фонда 
Удмуртской Республики и иных архивных документов;

       4) осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела, переданных муниципальному образованию;

5) контроль за исполнением муниципальных правовых актов органов местного самоуправления в области архивного дела.

III. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Управление в соответствии с возложенными на него задачами  осуществляет следующие функции:

    1) участвует в разработке и реализации целевых программ в области архивного дела и отраслевых разделов программ социально-экономического развития на территории муниципального образования;

    2) анализирует состояние развития архивного дела на территории муниципального образования, осуществляет подготовку соответствующих отчетов;

    3) в пределах своей компетенции разрабатывает проекты правовых актов 
Администрации муниципального образования в области архивного дела;

    4)  составляет перспективные и текущие планы;

    5) разрабатывает, представляет на согласование Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и утверждение Администрации муниципального образования списки учреждений, предприятий и организаций - источ-ников комплектования Управления,   документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Управление. Ведет систематическую работу по уточнению этих списков; составляет списки организаций и граждан - потенциальных источников комплектования Управления;

     6) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивов и   организацией документационного обеспечения управления в организациях, предприятиях,  находящихся на территории муниципального

образования, включая:

     - проведение   проверок   состояния   документационного   обеспечения управления и сохранности документов в организациях-источниках комплектования и потенциальных источниках комплектования   Управления, в т.ч. особо ценных и уникальных документов;

     - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в 
организациях - источниках комплектования Управления и других  организациях, находящихся на территории муниципального образования;

    - представление на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования  Управления;

    - оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами в организациях - источниках комплектования Управления;

    7) по результатам проверок состояния документационного обеспечения 
управления и сохранности документов в архивах организаций на территории муниципального образования, в том числе особо ценных документов и уникальных 
документов, а также иных архивных документов в установленном порядке направляет предложения об устранении выявленных недостатков;

    8) организует отбор  и  осуществляет прием документов организаций - источников комплектования на постоянное хранение в Управление;

     9) осуществляет хранение и учет архивных документов, в т.ч.:

    - документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности  органов  местного  самоуправления,  муниципальных  организаций   и предприятий;

    - документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных органов, организаций  и  предприятий  Удмуртской 
Республики и находящихся на территории муниципального образования, в порядке, определенном законом Удмуртской Республики;

    - документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов власти и федеральных организаций, действующих на территории муниципального образования, переданных в Управление в порядке, определенном законом Российской Федерации и соответствующим договором;

    - документов на различных видах носителей, поступивших на хранение в Управление от негосударственных организаций на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Управлением, действующим от имени Администрации муниципального образования;

    - документов по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования, независимо от форм собственности;

    - документов физических лиц на различных видах носителей, в том числе документов личного происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, воспоминаний лиц,  деятельность которых связана с историей города, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

    - аудиовизуальных документов, отображающих прошлое и настоящее города, созданных в инициативном порядке;

    - печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды, хранящиеся в Управлении;

     10) Управление при наличии свободных хранилищ по согласованию с Администрацией муниципального образования может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан;

    11) ведет учетные документы, предусмотренные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, действующими Правилами, иными нормативными актами и методическими документами, 
представляет в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Рес 
публики по установленным формам сведения о хранящихся в Управлении архивных фондах и документах;

    12) принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

    13) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов и 
переработку описей фондов, находящихся на хранении в Управлении;

    14) создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, 
находящимся на хранении в Управлении, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании архивных документов с целью оперативного использования 
содержащейся в них информации;

    15)  информирует органы государственной власти и местного самоуправления, иные организации о составе и содержании документов, находящихся на хранении в Управлении, по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

    16) использует   документы   в   социально-экономических   и   культурно- 
просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет  документы, находящиеся на хранении в Управлении, органам государственной власти и местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;  исполняет тематические и социально- правовые запросы организаций и граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов; рассматривает заявления, предложения и жалобы, ведёт прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

    17) заключает от имени Администрации муниципального образования на основании соответствующей доверенности договоры и соглашения в пределах своей компетенции;

    18) реализует в установленном порядке отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела, которыми  орган местного самоуправления наделен законом Удмуртской Республики.

 

 

IY. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ

     Управление вправе:

     1) представлять Администрацию муниципального образования по всем 
вопросам, входящим в компетенцию Управления;

     2) вносить на рассмотрение Администрации муниципального образования 
и Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, находящихся на хранении в Управлении, совершен-ствованию работы архивов и служб документационного обеспечения управления организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов развития архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;

      3) иметь своего представителя и принимать участие в работе Центральной 
экспертной комиссии, иных совещательных органов, создаваемых Администрацией муниципального образования;

      4) запрашивать и получать   от организаций, находящихся на территории 
муниципального образования, независимо от их организационно-правовой формы,   необходимые сведения о состоянии   сохранности, учета и использования 
хранящихся у них документов на всех видах носителей;

       5) посещать архивы и службы документационного обеспечения управления 
организаций, находящихся на территории муниципального образования,   и получать информацию, необходимую для выполнения возложенных на  Управление задач.

    6) давать юридическим и физическим лицам  разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции  Управления;

    7) проводить проверки состояния документационного обеспечения управления и сохранности документов в организациях-источниках комплектования и 
потенциальных источниках комплектования Управления;

    8) иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

     9) принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, 
проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; организовывать и проводить семинары, конференции и совещания по вопросам, относящимся к компетенции Управления; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.