Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

2.5.Проблемы комплектования архивов 

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования -- вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.
2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.
3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.
4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема -- финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов -- государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, -- снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д. Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

Глава 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

3.1. Автоматизация комплектования  архивов

Для построения информационного общества и реализации идеи "электронного правительства" в России в 2010 году были разработаны и приняты ряд федеральных законов, регулирующих процесс оказания государственных услуг в электронном виде.

Едва ли не в большей степени, по сравнению с другими сферами госуправления, законодательные изменения коснутся российских архивов, ведь именно они являются основными хранителями накопленной обществом информации.

В частности, Федеральным законом № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" диктуется необходимость оказания государственных услуг в электронном виде в т.ч. и для архивных учреждений.

Принятый одновременно Федеральный закон № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" внес нововведения и в закон "Об архивном деле". Данный нормативный акт обязывает архивные учреждения принимать запросы от граждан и предписывает из необходимость обеспечения доступа к архивным документам посредством предоставления пользователю справочно-поисковых средств. Кроме того, теперь учреждения должны содействовать в получении гражданами подлинников и копий документов, в т.ч. электронных, путем дистанционного обращения к архивным документами. Запросы также могут быть направлены в электронном виде.

Иными словами, государственные архивы должны предоставлять доступ к созданным электронным фондам пользования.

Для реализации государственной политики вобласти архивного дела корпорация ЭЛАР выработала три основных направления в сфере формирования решений для госархивов. Во-первых, наполнение научно-справочного аппарата, предоставление минимума электронной информации, которая позволяет полноценно оперировать данными, накопившимися за все время существования архивного фонда.

Во-вторых, создание электронных фондов пользования, то есть оцифровка наиболее востребованных материалов архива, которые необходимы юридическим лицам, государственным учреждениям, а также гражданам РФ при удовлетворении их гражданско-правовых запросов, подтверждении социального статуса, установлении генеалогии и т. д.

В-третьих, электронным фондом пользования необходимо управлять, разграничивать к нему доступ, делать возможным пользование им не только из читального зала архива, но и через сеть Интернет. Соответственно нужно решать проблему разработки систем управления электронными архивами.

Проработка этих трех направлений, по сути, обеспечивает полный комплекс услуг и решений для государственных архивов.

Чтобы сформировать комплексную систему автоматизации архивов, при которой разбросанная по профильным архивам или разрозненная территориально информация может стать доступной, необходимо объединять в единый комплекс все системы управления. Если действовать в рамках запросов по темам госуслуг, предоставление которых возложено на государственные архивные учреждения, следует интегрировать эту систему с порталом государственных услуг.

Область применения возможностей системы управления архивным делом cубъекта РФ достаточно широка. С ее помощью можно проводить анализ состояния архивной деятельности источников комплектования, осуществлять сквозной контроль деятельности архивных учреждений, организовать формирование Архивного фонда региона. Кроме того, система позволяет информировать органы власти, организации и граждан о составе и содержании документов Архивного фонда, а также проводить единую государственную политику в области организации учета, хранения, комплектования и использования архивных документов на территории субъекта РФ.

Обеспечение доступа к оцифрованным документам архивного фонда субъекта РФ осуществляется через региональный центр хранения данных и Интернет-портал (РЦХД), которые представляют собой объединенный информационный ресурс открытого доступа государственных архивов региона. Через него устанавливается взаимодействие с органами власти в части предоставления индикативных показателей, направлений и результатов деятельности архивной службы. А получение информации об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы содержится на интернет-портале архивной службы субъекта РФ. На страницах этого же портала можно ознакомиться с региональной законодательной базой в области архивного дела, подать запрос в архивное учреждение, получить доступ к электронному научно-справочному аппарату, произвести поиск и заказ документов в электронном виде, а также получить сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями.

Использование архивного электронного информационного ресурса дает учреждению ряд преимуществ. Так, граждане и организации получают возможность реализовать свое право на получение информации. Архивисты, в свою очередь, могут в течение считанных секунд осуществить поиск архивной информации в централизованной базе данных. Также они могут больше не беспокоиться за сохранность оригиналов документов, поскольку доступ к ним значительно ограничивается.

В результате внедрения автоматизированной информационной системы "Управление архивным делом" (АИС УАД) удается объединить локальные данные органа управления и государственных архивных учреждений региона в единую корпоративную базу данных, взаимодействующую с системой электронного документооборота правительства субъекта РФ, используя существующую сетевую инфраструктуру органа государственной власти.

Региональные, муниципальные и даже федеральные архивы, которые территориально разобщены, нужно интегрировать не только с порталом госуслуг, но и с системами межведомственного электронного взаимодействия.

Такое решение актуально для ведомств, обращающихся за информацией в архивный фонд с целью предоставления электронной госуслуги.

В рамках отдельного региона необходимым решением может стать единая система Электронного архива, которая разработана и успешно применяется корпорацией ЭЛАР.

Структурная схема решения предусматривает создание типового комплекса хранения фондов, переведенных в электронный вид, интеграцию с программным комплексом "Архивный фонд-4", являющийся на сегодняшний день стандартом для архивных учреждений, а также интеграцию всех этих комплексов через сеть Интернет с порталом администрации региона.

Типовой комплекс архивного учреждения представляет собой хранилище, в котором собраны электронные фонды. А комплекс интеграции обеспечивает доступ к этим фондам как через читальный зал, так и через сеть Интернет.

Оцифровка больших массивов бумажных документов осуществляется методом залпового ввода. Во время этого процесса наиболее важным аспектом является условие выполнения всех работ "под ключ". От сканированные документы будут представлять собой не просто набор электронных образов, но станут автоматизированным информационным электронным ресурсом, отвечающим всем требованиям современной организации по части документооборота, предоставления доступа и структурированном на основании научно-справочного аппарата (НСА).

Поскольку перевозить бумажные фонды крайне затратно, все работы можно проводить на территории архива в специально созданных центрах "на местах", где помимо этапов основных работ по оцифровке можно проводить и постоянное обновление базы новыми поступлениями.