Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

Бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

 

Отделение среднего профессионального образования

 

 

 

 

 

Комплектование архивного фонда и архива Администрации

 города Глазова

 

 

Дипломная работа

 

 

 

 

 

 

Специальность       032002.52

«Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»      

 

 

Автор дипломной       студент группы С-41

работы        С. В. Русских

 

 

 

 

 

Руководитель работы      Преподаватель            специальных дисциплин

С.Л.Микрюкова

 

 

 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВОВ

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ......................................................

1.1.Понятие об Архивном фонде Российской Федерации ..............................................

1.2.Организация архивных документов в пределах архивного фонда ..........................

1.3.Создание, комплект и состав фонда пользования ......................................................

1.4. Классификация документов архивного фонда РФ .................................................... 
Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ  ….....................................................................

2.1 Основные этапы комплектования государственных архивов документами...............

2.2. Комплектование государственных архивов.................................................................

2.3. Источники комплектования архива..............................................................................

2.4. Организация комплектования архива  …...................................................................

2.5.Проблемы комплектования архивов  ….........................................................................

Глава 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ.......................................................................................................................................

3.1. Автоматизация комплектования  архивов................................................................. 
3.2 Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате.........................................................................................................

3.3. Задачи и функции государственных архивов ...........................................................

РАЗДЕЛ 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА

Глава 1.История и структура архива Администрации города Глазова …..........................

1.1. Задачи и функции работы архива Администрации г. Глазова....................................

1.2.Полномочия Администрации г. Глазова.......................................................................

1.3.История создания органов местного самоуправления муниципального образования «Город Глазов»................................................................................................................................

1.4.Истории архивной службы Администрации  г. Глазова..............................................

 

 

 

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ГЛАЗОВА....................................................................................................................

2.1.Организация работы по комплектованию государственных архивных документов в Администрации г. Глазова..........................................................................................................

2.2.Комплектование архива Администрации  г. Глазова...............................................

2.3. Источники комплектования архива..............................................................................

2.4. Организация комплектования архива  …...................................................................

2.5.Проблемы комплектования  архивов ….........................................................................

Глава 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА ….........................................................

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.Структура Администрации г. Глазова

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.Положения об Архивном управлении Администрации Муниципального образования «Город Глазов» 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Дело фонда

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Каталожная карточка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема данной дипломной работы - «Комплектование архивного фонда и архива в условия предприятия». Она является актуальной на сегодняшний день, потому что одной из наиболее важных функций в деятельности архивиста является комплектование документов.   Архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов является комплектование документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Комплектование архивных фондов и архива - основная задача архива Администрации г. Глазова.

Таким образом, актуальность настоящей работы обусловлена двумя важными моментами:

• требованиями к разработке основных теоретических положений по комплектованию государственных архивов согласно изменившимся социально экономическим, политическим и иным объективно существующим условия в современной России;
• с другой строны, отсутсвием научных разработок такого рода.

В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:

• исследовать понятие и сущность комплектования государственных архивов документами;
• изучить процесс комплектования государственных фондов;
• отдельно изучить комплектование Администрации г. Глазова

Объектом данного исследования является комплектование архивного фонда и архива. Предмет исследования является современные подходы к комплектованию архивного фонда и архива в условиях предприятия.

Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». Однако требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме «Комплектование архивного фонда и архива в условиях Администрации г. Глазова» необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования.

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы «Комплектование архивного фонда». Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов.

В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы «Комплектование государственного архива».

Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния «Автоматизация архива».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 РАЗДЕЛ 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВА

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА

1.1.Понятие об Архивном фонде Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006..

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация- это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация- это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. в пределах Архивного фонда РФ;
2. в пределах архива;
2. в пределах архивного фонда.

1.2.Организация архивных документов в пределах архивного фонда

 В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

1. структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2. хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3. функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4. номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
5. корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6. географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7. авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.