Документоведение

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так  и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные  положения таких документов. Это  происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:

Структура внутренних документов и цель их создания.

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.

Когда в фирме существуют структурные  подразделения, возникает потребность  в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.

Положение об отделе включает в себя:

• общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);
• основные направления деятельности структурного подразделения;
• круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);
• ответственность.

Мы рассмотрели, какие документы  необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой  внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение  об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.

Работа всех структурных подразделений  направлена на достижения единой цели фирмы – процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные  подразделения неразрывно связаны  между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.

Процесс взаимодействия структурных  подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.

Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.

В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:

Такая схема взаимодействия структурных  подразделений может быть описана  в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.

Если структурные подразделения  не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.

Часто возникают ситуации, когда  Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская  задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».

Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию  дебиторской задолженности», который  будет содержать в себе порядок  действий работника, ведущего Клиента  от начала до конца проекта по вопросам:

• направления претензии к Клиенту,
• доведения информации до сведения руководства;
• порядка ведения переписки с Клиентом;
• ответственности.

Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает  необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.

3.4  Какие виды распорядительных документов издают руководители учреждений, организаций? Дайте определение приказу. Укажите этапы подготовки приказа.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.

Приказы делятся на два вида:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.

К приказам по личному составу относятся  приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании  работников; о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы  компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).

Распоряжение – это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.

Решение – это документ, отражающий решения производственных совещаний.

Распоряжения и решения оформляются  аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в  тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

4.  Какое назначение информационно-справочных документов? Дайте понятие таким документам как справка, акт, протокол.

Информационными документами являются документы, используемые компанией  для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка – это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

5. Какие виды писем вы знаете?

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:
• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-т<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial';