Документоведение

Приложение: 1. Перечень на 5л. в 1экз.

         2. Письмо на 2л. в 1экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется  в единственном числе.

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ. Должность указывается полностью, согласно штатному расписанию. Например:

Зам. генерального директора по маркетингу  и  информационным технологиям

Красиков

А.В.Красиков

Если документ оформлен не на бланке предприятия, то после должности указывается  название организации. После должности ставится  личная подпись и её расшифровка.

 

Директор по общим  вопросам ОАО «Челябэнергосбыт»

Фетисов

В.Н.Фетисов

При оформлении документа на  бланке служебной записки должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

Фетисов

В.Н.Фетисов

При подписании документа несколькими  должностными  лицами их подписи  располагают одну под другой в  последовательности, соответствующей  занимаемой должности.

Генеральный директор	Серёдкин	В.П.Серёдкин
Главный бухгалтер	Ситников	П.Г.Ситников

Если документ подписывается несколькими  равными по должности лицами, их подписи располагают на одном  уровне.

Генеральный директор ОАО  «Челябэнергосбыт»   ___________В.П.Серёдкин

Генеральный директор ОАО «ТГК-10»   ___________Д.Б.Новосёлов

 

Если должностное лицо отсутствует, подпись которого была предусмотрена  на  документе, то его подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица подписавшего документ («Зам», «И.о.»), и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

 

Реквизит «Гриф согласования»

Согласование осуществляется как  с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешними считается также согласование с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами и т.д.).

Для внутреннего согласования используется визирование документов (п.4.14), 
для внешнего – гриф согласования.

Гриф согласования состоит  из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового  отдела

ОАО "Промстрой"

Уваров А.В.Уваров

13.04.2006

 

Распространённой  ошибкой является неверное оформление процедуры согласования документа  с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома.  Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как  коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании  документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания 

профкома

от 10.01.2005  №3

 

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата, номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2005 №7/05-09

 

Реквизит «Визы  согласования документа»

Реквизит "Виза" используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и  дату, а в приказах и указаниях  ещё и должность визирующего.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями:

«Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются».

Внутреннее  согласование приказов и указаний целесообразно  проводить в следующей последовательности:

- начальник  Секретариата (для исключения ошибок  при составлении документа);

- руководитель  структурного подразделения, где  составлен документ;

- заинтересованные должностные  лица структурных подразделений;

- лица, указанные в документе  исполнителями;

- ответственные за исполнение  документа в целом;

- главный бухгалтер (при  необходимости);

- начальник правового  управления (при необходимости);

- начальник управления  персоналом (при необходимости);

- директор, курирующий данное  направление деятельности;

- заместитель генерального директора, курирующий данное направление деятельности.

Визы согласования приказов и указаний размещают в  таблице согласования, которая располагается  на обороте последнего листа первого  экземпляра документа.

Визируют
Должность	Ф.И.О.	Дата	Подпись
Зам. генерального директора
Директор по ____________
Заинтерисованные должностные лица
Ответственные за исполнение
Руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ
Начальник Секретариата

 

Реквизит «Виза» используется и  при оформлении процедур ознакомления с документами. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта ознакомления работника с документом и начинается словами:

«С приказом (актом, положением, должностной  инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза согласования включает личную подпись  работника, ее расшифровку и дату, например:

С приказом  ознакомлен   Гришин  В.И.Гришин

08.04.2006 г.

или

С положением об отделе ознакомлены:   перечисляются все работники  отдела. 

Визы  ознакомления располагаются  на оборотной стороне документа.

На документе, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются ниже реквизита «Подпись»  на экземпляре, который остаётся в структурном подразделении ОАО «Челябэнергосбыт».

Реквизит «Оттиск печати»

Согласно п. 2.6. Устава ОАО «Челябэнергосбыт» Общество имеет круглую печать, содержащую его фирменное наименование на русском языке и указанием на место его нахождения. В ОАО «Челябэнергосбыт» разработана инструкция по применению печатей и штампов, утв.приказом 18.12.2007 №493.Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, представлен  в приложении 8.

Согласно п.3 «Инструкции по применению печатей и штампов» оттиск печати ОАО «Челябэнергосбыт» проставляется  на документах только после их подписания генеральным  директором, заместителями  генерального директора, директорами, главным бухгалтером и заместителем главного бухгалтера. В филиалах используются печати филиалов.

Оттиск печати проставляется таким  образом, чтобы захватывалась часть  наименования должностного лица, подписывающего документ. Печать не ставится на подпись и её расшифровку. Например:

Директор по маркетингу

 и сбыту            Просоленко  Т.К.Просоленко

 

 

Отдельные виды документов имеют установленное  место для простановки печати, обозначенное буквами "М.П." или  надписью "Место печати". (Например: бухгалтерские и финансовые документы, удостоверения личности).

Печать: "Для командировочных  удостоверений", ставится только на командировочные удостоверения. Печать Секретариата ставится на реестры заказных писем, на документы подтверждающие приём "Экспресс-почты", на характеристики студентов-практикантов и их дипломы, на дела, сдаваемые в архив, а также ею заверяются копии распорядительных документов и т.п. Печать отдела кадров ставится на кадровые документы.

Учёт печатей ведёт специалист по  защите информации.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Фамилию исполнителя (составителя) документа, структурное подразделение и  номер  служебного телефона располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа ниже подписи, или, если есть, приложения и грифа согласования.

Если документ отправляется в другой город или область, необходимо указать  телефонный код города Челябинска -351.

Практика показывает, что целесообразно  в этом реквизите указывать полностью  фамилию, имя и отчество исполнителя. При исполнении входящих документов часто  бывает необходимо справиться по каким-либо сюжетам, фактам, данным документа у его конкретного исполнителя. Наличие полных данных об исполнителе значительно облегчает решение данной задачи и способствует повышению уровня культуры общения. Например:

УП

Иванов Иван Иванович

(351)733-01-88 

 

Реквизит «Отметка о  поступлении документа в организацию»

Отметка о поступлении проставляется  на входящих документах с помощью  специального регистрационного штампа. В регистрационный штамп входят наименование организации – получателя документа, дата поступления, входящий номер и подпись (Приложение 2).

11. Какие документы подлежат обязательному подтверждению?

Акты (проверок и ревизий; приема законченных  строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом  снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном  подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения  к ним.

12. Опишите реквизит «резолюция».

Резолюция – это решение  о характере исполнения документов, принятое руководством. Она должна содержать ясные и исчерпывающие указания о порядке  и характере исполнения документа и включать в себя следующие обязательные реквизиты:

• фамилию лица, ответственного за исполнение документа. Если этих лиц несколько, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым
• конкретный срок исполнения;
• подпись руководителя (синими чернилами);
• дату.
13. Что такое внутреннее и внешнее согласование документа, как оно есть?