Документоведение

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ?

1.2 Что такое  документ и его роль?

1.3 Каким требованием  должен отвечать управленческий  документ?

1.4 Цель классификации  документов?

1.5 Укажите общую  схему классификации документов.

 

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:

2.1 Понятие нормативно-методической  базы документирования.

2.2 Какие нормативные документы регламентируют документирование?

2.3 Какие ГОСТы  устанавливают единые требования  к ОРД?

2.4 Что такое  унификация и стандартизация  документов?

2.5 Определите, в чем заключаются требования к унификации документа.

2.6 Какие виды  бланков используются?

2.7 Какие виды  размещения реквизитов существуют?

2.8 Что такое  формуляр документа?

2.9 Что такое  реквизит?

2.10 Укажите реквизиты,  относящиеся к заголовочной, основной и оформляющей части документа.

2.11 Какие документы  подлежат обязательному подтверждению?

2.12 Опишите реквизит  «резолюция».

2.13 Что такое  внутреннее и внешнее согласование  документа, что оно оформляется?

 

3. ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА:

3.1 Назовите  виды и группы организационно-распорядительных  документов. Определите значение  для административной деятельности.

3.2 Дайте понятие  уставу и его основной функции.

3.3 Какие документы  регламентируют деятельность структурного  подразделения и работников организации?

Дайте определение  этих документов.

3.4 Какие виды  распорядительных документов издают  руководители учреждений, организаций?  Дайте определение приказу. Укажите  этапы подготовки приказа.

3.5 Какое назначение информационно-справочных документов? Дайте понятие таким документам как справка, акт, протокол.

3.6 Какие виды  писем вы знаете?

3.7 Какое назначение  документов личного состава? Перечислите  их.

3.8 Укажите схемы  приема, увольнения работников.

3.9 Как оформляется  приказ по личному составу?

3.10 Какое назначение  трудового контракта и особенности  его оформления.

5. ПРАКТИЧЕСКОЕ  ИСПОЛНЕНИЕ

6 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ:

 

1. Что такое документоведение?

Документоведение — это наука, которая занимается классификацией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота.

2. Что такое документ и его роль?

Документ  — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами (элементами), по которым ее можно идентифицировать. Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информацией,  для передачи ее во времени и в пространстве. Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

		Официальные документы
Управленческие		Научные		Технические		Производственные

 

3. Каким требованиям должен отвечать управленческий документ?

Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

 

4. Цель классификации документов?

Классификация — деление документов на классы по общим признакам их сходствам и различиям.  Цель классификации повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

5. Укажите общую схему классификации документов.

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту  составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам  фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы  и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для  работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
1. Понятие нормативно-методической базы документирования.

Нормативно-методические базы — это комплекс нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

2. Какие нормативные документы регламентируют документирование?

Должностные инструкции, положения об отделах  

Должностная инструкция - документ, регламентирующий работу сотрудника на конкретной позиции.  
 
Должностная инструкция включает в себя:

• цель должности
• место должности в рамках организационной структуры
• руководство, подчинение, замещение сотрудника
• требования к сотруднику: образование, специальность, знания, навыки, опыт работы
• должностные обязанности сотрудника
• формы отчетности
• критерии эффективности труда
• взаимодействие внутри организации
• взаимодействие с внешними структурами
• права
• ответственность

Положение об отделе - документ, регламентирующий работу конкретного подразделения, и включающий в себя:

• цели работы
• основные задачи и функции
• место в структуре компании
• порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями
• внутреннюю структуру отдела
• формы отчетности
• критерии эффективности
3. Какие ГОСТы устанавливают единые требования к ОРД?

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под оформлением  документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в  законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

Требования  к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах.

ГОСТ 6.30 -2003 Унифицированная  система ОРД и требований к  документам.

4. Что такое унификация и стандартизация документов?

Совокупность  документов, взаимосвязанных по признакам  прохождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Содержание  альбома

унифицированных форм документов,

применяемых в  делопроизводстве

ОАО "Челябэнергосбыт"

 

№	Название формы	Ответственный за разработку
1	Письмо	Секретариат
2	Приказ	Секретариат
3	Указание	Секретариат
4	Протокол	Секретариат
5	Общий бланк  организации	Секретариат
6	Служебная записка (для каждого структурного подразделения  свой бланк в сети)	Секретариат
7	Бланк должностного лица (для каждого должностного лица свой бланк в сети)	Секретариат
8	Телефонограмма	Секретариат
9	Телетайпограмма	Секретариат
10	Заявка на авиабилеты	Секретариат
11	Заявка на предоставление автотранспорта	Транспортная  служба
12	Факсограмма	Секретариат
13	Акт	Секретариат
14	Список на дополнительное премирование (депремирование) сотрудника	Управление  экономики
15	Предложение о  доплате	Управление  экономики
16	Служебное задание  на командировку	Унифицированная форма №Т10-а
17	Командировочное удостоверение	Унифицированная форма №Т10
18	Авансовый отчёт	Унифицированная форма №АО-1
19	Заявка на получение  наличных денежных средств	Казначейство
20	Заявка на оплату счёта-фактуры	Казначейство
21	Опись	Секретариат
22	Заверительный лист дела	Секретариат
23	Акт на списание документов	Секретариат