Документоведение

 

5. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов?

Суть стандартизации заключается  в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в  установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Результатом работ по унификации и  стандартизации могут быть как стандарты  на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше уже указывался среди важнейших нормативных документов ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

6. Какие виды бланков используются?

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2) Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3). ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  

ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в  левом верхнем углу). Угловой бланк  используют для размещения  в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках. В организациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора. Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

7. Какие виды размещения реквизитов существуют?

В каждом документе, относящемся к  унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три  составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - наименование вида документа; 
11 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

 

8. Что такое формуляр документа?

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Каждому реквизиту на документе  отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец  представляет собой графическую  модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный  для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования  к построению формуляра-образца  следующие:

• форматы бумаги – от А3 до A6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
• служебные поля, поле подшивки – не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля – не менее 10 мм.
9. Что такое реквизит?

Реквизиты документов - это обязательные данные, предусмотренные законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций, например: содержание операции, дата и сумма, номера счетов, название учреждений, подписи, оттиск печати и т.д.

10. Укажите реквизиты, относящиеся к заголовочной, основной и оформляющей части документа?

К реквизитам заголовочной части документа  относятся:

- Государственный герб РБ;

- эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код документа;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие  данные;

- название вида документа;

- дата документа;

- регистрационный индекс;

- ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания.

Реквизиты основной и оформляющей  части документа:

В оформляющей части документа  содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность  имеющейся в нем информации. Здесь  располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Составление и  оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих реквизитов:

- указание организации  (воспроизводится на бланке документа,  реквизит 09);

- указание вида  документа (реквизит 10) кроме письма,

- составление  заголовка документа (реквизит 18),

- дата документа  (реквизит 11);

- адресат  (реквизит 15);

- проставление  отметок о согласовании текстов  документов (реквизит 24);

- удостоверение  документа  (подписание, утверждение,  проставление печати, реквизит 25);

- проставление  отметок о прохождении и исполнении  документа (реквизит 29).

 На каждом  документе (за исключением письма),  должен быть указан вид документа: (Приказ, указание, служебная записка,  гарантийное письмо, заявление  и т.д.).

Реквизит "Адресат"

Наименование адресата пишется  в именительном падеже, если документ направляют на имя организации или  структурного  подразделения, например:

ОАО «Челябинский цинковый завод»

Коммерческий отдел

 

 и  в дательном, если  на имя должностного лица, например:

Директору птицефабрики

А.А. Петрову

Каждая составная часть реквизита "адресат" должна печататься с  новой строки через полуторный интервал.

Если документ адресуют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам  филиалов

ОАО «Челябэнергосбыт» 

 

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью согласно «Правилам почтовой связи»: название улицы, номер дома, город, почтовый индекс, например:

Генеральному директору 

ОАО"Челябинский цинковый завод"

В.В.Гейхману

Свердловский тр., д.24

г.Челябинск, 454008

 

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Цвиллинга, д.25, кв.12,

г.Челябинск, 454091

 

Документ не должен содержать более  четырех адресов.

Реквизит "Заголовок  к тексту"

Краткое содержание документа указывается  в заголовке к тексту.

Заголовок грамматически согласовывается  с названием документа. Заголовок к тексту располагается в заголовочной части документа после реквизитов бланка. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

Заголовок составляется к любому документу  формата А4 (210х297), независимо от его  назначения. Он должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чем?» (например: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…»).

Если в документе отражено несколько  вопросов, заголовок может указываться обобщенно. Заголовок формируется составителем документа. Рекомендуемая длина строки не более 28 печатных знаков. (73 мм)

Реквизит "Дата документа"

Датой документа является дата его  подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: датой приказа и письма является дата их подписания; датой протокола и акта – дата события; датой плана, отчёта и других документов, требующих утверждения – дата их утверждения. В состав входят число, месяц и год.

При оформлении даты используются только арабские цифры, которыми обозначаются число месяца, порядковый номер месяца, четыре цифры года. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется «0», например: 1 ноября 2002 г. следует писать 01.11.2002.

Реквизит «Отметка о  контроле»

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых  взято на контроль. Отметка включает букву «К». Отметка располагается  в правом верхнем углу документа (реквизит 19).

Реквизит «Отметка о  наличии «Приложения»

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка  о наличии приложения оформляется  по следующей форме:

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют  с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Приложение: Перечень документов, не подлежащих регистрации  на 2л. в 1экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров: