Документационное обеспечение мотивации и стимулирования персонала

      Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя.

      Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу.

      Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на специальном бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.

      Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).

САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

       Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на специальном бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного характера. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись.

       Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки.

       Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания.

       Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение.

       Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем.

       Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.

 

 

4. Нормативно-методическая база делопроизводства

 

     Нормативно-методическая  база делопроизводства - это совокупность  законов, нормативных правовых  актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. аспекты.

     Нормативно-правовой  акт - закон, кодекс, постановление,  инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В РФ и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.)
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий:

            - инструкции по делопроизводству

            - положения о службе по делопроизводству

            - должностные инструкции

            - табель унифицированных форм

            - перечень регистрируемых и нерегистрируемых  документов

            - перечень утверждаемых документов  и документов, на которых ставится печать

• государственные стандарты на документацию (ГОСТы)
• унифицированные системы документации (УСД)
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ)
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3   Общая характеристика  и анализ мотивации труда персонала  на предприятии ООО «Завод  ЖБИ-3»

 

3.1 Общая характеристика

 

       Объектом исследования  является строительное предприятие  ООО "Завод ЖБИ-3". ООО "Завод ЖБИ-3" присутствует на рынке с 40-го года, когда была создана небольшая промышленная база для строительства жилых домов в городе Новосибирске. В 2003 году на завод пришла новая команда топ-менеджеров, взявшая курс на повышение рыночной конкурентоспособности за счет расширения ассортимента продукции, повышения ее качества, увеличения доли крупнопанельного домостроения в общем объеме выпускаемой продукции. На сегодняшний день ООО "Завод ЖБИ-3" является одной из ведущих компаний в Новосибирской области по производству продукции КПД (крупнопанельного домостроения), доля рынка составляет 49,5%. Основная задача восстановления и модернизации Завода – повышение технического уровня основного оборудования и оптимизации направлений его производственно- технологической деятельности.

Основные секторы рынка для  ООО "Завод ЖБИ-3" в России:

• Строительство нефте- и газодобывающих комплексов ("Севергазпром").
• Строительство жилых комплексов из изделий крупнопанельного производства ("ООО Энергомонтаж").
• Производство товарного раствора, бетона и арматуры для промышленных, хозяйственных и личных нужд.

Стратегия ООО "Завод ЖБИ-3":

• Понимать нужды и требования своих клиентов
• Быть технологическим лидером на рынке
• Удовлетворять нуждам и требованиям своих клиентов
• Организовывать долгосрочные партнерские отношения со своими клиентами
• Совершенствовать свою систему качества, основываясь на требованиях стандартов серии ИСО 9000

Основные направления деятельности предприятия:

• Производство изделий крупнопанельного домостроения
• Производство сборного железобетона
• Производство товарного бетона и раствора
• Производство арматурных изделий

      Трудовой потенциал  складывается из следующих показателей:  структуры персонала по категориям, образовательного состава, возрастного  состава, структуре по полу, стажу и уровня профессиональной подготовки. Рассмотрим показатели подробнее.

  

Структура персонала  по категориям

      В организации  существуют следующие категории  персонала: рабочие, руководители, специалисты и прочие служащие. Категория рабочих подразделяется на рабочих основного и вспомогательного производства. Персонал в категории специалисты преобладает в инженерно-технической сфере: механики, инженеры, технологи. Руководителями следует считать генерального директора, его заместителей, начальников цехов. Прочие служащие – это водители – экспедиторы, складские работники, работники санитарно-гигиенической сферы.

      Основываясь на  данных таблицы, можно сделать  вывод, что в организации высокий  уровень текучести кадров. Основными его причинами являются вредные и тяжелые условия труда для работников. Основой оценки трудового потенциала организации является численность его персонала. Общая численность работников Общества сегодня составляет 555 человек, из которых служащих 61 человека, что составляет 12,2 %, а рабочих 439, что составляет 87,8 %. Таким образом, численность рабочих превышает служащих в 7 раз, что характерно для данной организации.

 

Образовательный состав персонала

Рассмотрим образовательную структуру  по ООО "Завод ЖБИ-3" на 2006 г.:

- Высшее – 104 человека (20,8%)

- Незаконченное высшее – 74 человек  (14,8%)

- Среднее профессиональное –  260 человек (52,4%)

- Начальное – 60 человек (12%)

По образовательной структуре  можно наблюдать, что на предприятии  работает персонал с различным уровнем образования, большая часть которого является рабочими со средним профессиональным образованием.

 

Структура по полу

      Следует отметить, что в рассматриваемом временном периоде в организации преобладает количество работающих мужчин. Что особенно заметно в 2006 году, где количество работающих мужчин превышает количество работающих женщин на 17 %. Данная тенденция, по мнению исследователя, основывается на специфике деятельности организации.

Возрастной состав

       На основании анализируемой таблице, можно сделать вывод, что самым распространенным возрастным интервалом является 18-25 лет (в 2006 году составляет около 42,5% от количества всех работников). Следующим возрастным интервалом является 26-36 лет, который в 2006 году составил 31,7%. На третьем месте возрастной интервал 37-50 лет (составляет 4,5 %), что является одним из самых редких диапазонов, также как возраст старше 50 лет, который составляет всего 1,8%. Кроме того, на предприятии используется труд несовершеннолетних, который составляет 9,5% от всего количества работающих. Данная тенденция – преобладание более молодого поколения прослеживается в течение всего временного периода (трех лет). Средний возраст на предприятии на 2006 год составляет 32 года.

 

Структура по стажу

       Самая большая доля работников на предприятии имеет стаж работы 1-3 года, который составляет в 2006 году 37,8%, недалеко от них ушли работники со стажем до 1 года (36,9% от всего количества работающих). Наименьшим числом являются работники со стажем более 10 лет, которые составляют 1,8% работающих на 2006 год. Ежегодно число работников увеличивается, но данное увеличение происходит пропорционально, и существенных изменений не происходит. Основываясь на данных таблицы, можно сделать вывод, что в организации высокий уровень текучести кадров.

        Таким образом, коллектив организации можно охарактеризовать следующим образом:

- Преобладает коллектив молодой.  В возрасте от 18-25 лет;

- В основном со средне-профессиональным  образованием, составляет 52.4%;

- Большинство работающих имеет стаж 1-3 лет (37,8%), кроме того, не меньшее количество обладает стажем до 1 года (36,9%);

- В структуре по категориям  персонала преобладают рабочие.

        На современном  этапе развития предприятие ООО  "Завод ЖБИ-3" стремится развивать возможности влияния на эффективную деятельность персонала. Так как коллектив преобладает в молодом возрасте, то организация стремится повышать профессиональные навыки своих работников. В частности в 2006 году выделяются денежные средства на обучение персонала ИТР в сумме 150 тыс. руб., которое проходило как в центре повышения квалификации г. Новосибирска, так и центре повышения квалификации в г. Москве. Кроме того, выделялись денежные средства, в сумме 250 тыс. руб. на участие представителей организации ИТР в конференциях по развитию железобетонных конструкции и крупного панельного домостроения в Ханты-мансийском АО и г. Москва. Также молодые специалисты ИТР проявили себя на международном конкурсе в городе Новосибирске по представлению качества изготавливаемой продукции в сфере инженерных технологий. Данные мероприятия положительно отразились на повышении профессионального уровня работников ИТР, в частности молодого возраста. Что касается обучения молодых рабочих на производстве, то здесь проводится их обучение прямо на рабочем месте сотрудником, имеющими больший опыт в их трудовой деятельности, данный процесс не контролируется и проходит только во время испытательного срока начинающего работника, а затем в процессе работы.

        На предприятии  ООО "Завод ЖБИ-3" используются традиционные административные методы, но также внедряются социально-психологические и экономические методы. К социально-психологическим относятся создание благоприятной атмосферы в коллективе, участие работников в жизни коллектива. Организация стремиться удовлетворить потребности в активном отдыхе и развивать культурные и образовательные потребности работников: возможность выезжать на горнолыжную базу в Новосибирской области, на базу отдыха в специально выделенное время, часто организуются корпоративные походы в театр, на выставки, как связанные со спецификой организации, так и художественного плана. Все это позволяет установить эффективные коммуникации, разрешить конфликты и выявить лидеров. Кроме того, это помогает новичкам быстрее освоиться в коллективе.