Документационное обеспечение мотивации и стимулирования персонала

       С точки зрения  срока действия организационно-правовые  документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их  отмены или до утверждения  новых (исключение составляет  штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

       Текст большинства  организационно-правовых документов  состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

      В процессе подготовки  организационно-правовые документы  в обязательном порядке проходят  процедуру согласования (визирования)  со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

       К организационно-правовым  документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

      Организационно-правовые  документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

 

Распорядительные документы

      Одна из форм  исполнительно-распорядительной деятельности  организаций, учреждений, предприятий  - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

      Правом осуществлять  исполнительно-распорядительную деятельность  и, соответственно, издавать распорядительные  документы наделяется руководство  любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др. факторов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

      В соответствии  с действующим законодательством  и компетенцией органы управления  издают следующие распорядительные документы:

- администрация предприятий, учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания

- кооперативные организации - решения

- общественные организации - постановления,  распоряжения.

     Все распорядительные  документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

    К распорядительным документам  относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения,  постановления и приказы издают  во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

 

Документы по личному составу

      Трудовые правоотношения  работодателя (государственной организации,  собственника предприятия) и работника  в Российской Федерации регулируются  Трудовым кодексом Российской  Федерации (ТК РФ).

      Необходимые функции  по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

      Все этапы трудового  цикла от приема на работу  нового сотрудника до его увольнения  независимо от формы собственности  подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

       Всю документацию  по личному составу, в том  числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием  персонала организации

•   документация, связанная  с процессом движения персонала в период работы в организации

•   документация, связанная  с отношением работника к трудовому  процессу

•   документация, связанная  с прекращением трудовых отношений  работника с организацией, т. е. с  увольнением.

     Что касается видов  и оформления организационно-распорядительных документов, то они подробно были освещены в главе 3 данного пособия. Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:

•   по учету кадров;

•   по учету использования  рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

       Комплекс первичных  учетных документов по личному  составу в настоящее время  унифицирован и приводится в  альбоме унифицированных форм  документов, утвержденных постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1.

      Унифицированные  формы первичной учетной документации  по учету кадров распространяются  на юридические лица всех организационно-правовых  форм и форм собственности,  а по учету использования рабочего  времени и расчетов с персоналом  по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

      Процесс управления  персоналом организации кроме  оформления первичной учетной  документации включает также  выполнение следующих работ:

•   ведение трудовых книжек

•   формирование и ведение  личных дел

•   подготовку и передачу дел  в архив организации

•   хранение дел службы персонала  в архиве организации.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов.

       Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

      Согласие на прием  нового работника дает будущий  непосредственный руководитель.

      Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

      Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.

      Характеристика — официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью. Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

       Близким характеристике  по содержанию и назначению  документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официального характера. На рис. 4.8 приведена трафаретная форма рекомендательного письма.

        Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

        Обязательно  рудовой договор должен отвечать  требованиям, установленным Трудовым  кодексом РФ (глава 11).

        Приказ о  приеме на работу оформляется  по форме № Т-1 и № Т-1а.  Форма № Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма № Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме № Т-1.

 

Система справочно-аналитической  и справочно-информационной документации

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения.

     СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение.

Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения.

      Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по результатам черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если <15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-...

      Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения. Хранятся 5 лет.

      Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение.

     Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый вышестоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат.

      Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись.

       Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов , выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть однопредметным. Объем не более 2 страниц. А4 машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов), приглашение, информационное (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций), рекламное (разновидность информационного письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание, гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за  невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные (требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных).