Делопроизводство в кадровой службе предприятия

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде  Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9.              Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12.               По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.               Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15.               Принимает и передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.               Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.               Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.               Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19.               Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

1.20.                               Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

1.21.                               Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

1.22.                               Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

1.5.                     Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов