Делопроизводство в кадровой службе предприятия

При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

6.9. Учет бланков трудовых книжек

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

VII. Формирование и хранение документов

кадровой службы

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

-           раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

-           помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

-           помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

-           помещать положения вместе с основными документами;

-           приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

-           документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

-           соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

-           включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела –  заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Сроки хранения документов кадровой службы приведены в Приложении № 13

Формирование и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

-           анкета;

-           автобиография;

-           личное заявление о приеме на службу или увольнение;

-           копия приказа о приеме на службу или об увольнении;

-           контракт;

-           заявления сотрудника о перемещениях;

-           представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;

-           копии приказов о перемещении;

-           аттестационные листы;

-           выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

-           копии наградных листов;

-           карточки учета поощрений и взысканий;

-           характеристики с прежнего места работы;

-           фотографии.

Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца.

Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.

В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные ( до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

-           заявление о приеме на работу;

-           анкета;

-           автобиография;

-           характеристика-рекомендация;

-           результаты медицинского обследования;

-           копии документов об образовании;

-           копия приказа о приеме на работу;

-           дополнение к личному делу;

-           карточка поощрений и взысканий;

-           внутренняя опись;

-           карточка форма № Т-2.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержаться в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения опроса.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

-           паспорт;

-           трудовая книжка;

-           военный билет;

-           документы об образовании;

-           документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсов высшего учебного заведения или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

Окончившие три курса высших учебных заведений относятся к лицам с неполным высшим образованием. Строка «Специальность по диплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся или обучившиеся в средних специальных учреждениях заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Сотрудники, окончившие профессионально-технические училища, указывают профессию и разряд. Лица, не имеющие профессионально-технического образования, профессию указывают по опыту работы.

В графе «Был ли за границей» указывают полное наименование страны, год и цель пребывания.

В графе «Ваши ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием родства ( отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится сотрудник), затем близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее работник был женат ( замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая является для них единственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записывают независимо от того, состоят ли они на иждивении сотрудника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождении на иждивении и т.п. Кроме того, если сотрудник занимал различные должности, следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и приравненных к ним училищах. При прохождении службы в Вооруженных Силах указываются должность, номер воинской части (учреждения) и округ, в котором она находилась, в случаях перехода из одной воинской части в другую номера этих частей  даты перехода с указанием точных адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.

В графе « Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах о награждении.

В графе « Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности.

Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы обязано:

-           проверять при приеме на службу у граждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан подлежащих призыву;