Делопроизводство в кадровой службе предприятия

4.1.Порядок оформления документов

при приеме на работу

Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

При приеме на работу администрация птицефабрики требует от поступающего по мимо письменного заявления предъявления:

а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

б) паспорта.

При приеме на работу, требующую специальных знаний администрация вправе потребовать от работника предъявления диплом или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.

Приказ руководителя предприятия объявляется работнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформления заключенного трудового договора.

При заключении трудового договора может устанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза – шести месяцев.

Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. Если это требование не выполнено, считается что испытание не установлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

При неудовлетворенном результате испытания освобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзным органом и без выходного пособия.

При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке на другую работу администрация обязана:

а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями (должностной инструкцией);

б) ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия;

в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней.

На лиц, поступающих на работу отдел кадров предприятия оформляет личное дело.

Бланк трудового контракта заполняется и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки.

Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего оформления контракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется работнику под расписку.

Общий порядок предусматривает ознакомление работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда и другими необходимыми сведениями и обязанностями.

Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

При составлении контракта, в случае требований сторон, можно указать конкретные трудовые обязанности работников.

При заключении контрактов с испытательным сроком работы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

4.2. Порядок учета кадров

Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.

На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника.

На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью.

В личное дело включаются документы в следующем порядке:

-           опись документов, имеющихся в личном деле;

-           личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4*6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

-           автобиография;

-           копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания.

Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров относятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работников, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.

Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в анкетно- биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во всех их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

К документам штатно-должностного учета относятся штатно должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек.

Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

4.3. Порядок оформления документов

при переводе

В соответствии с трудовым законодательством различают три вида перевода на другую работу:

а) перевод на другую работу на том же предприятии;

б) перевод на работу на другое предприятие;

в) перевод на работу в другую местность.

Эти виды перевода допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

Переводом на другую работу, требующим согласие работника, следует считать поручение ему работы по соответствующей специальности, квалификации, должности либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при приеме на работу (заключении трудового договора).

Не допускается перевод работника на другую работу в период его отсутствия на предприятии (отпуск, болезнь, командировка).

Оформление перевода работника на другое предприятие производится в следующем порядке (разрешение на перевод дает руководитель, имеющий право найма на работу и увольнение):

а) работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

б) его непосредственный руководитель рассматривает заявление и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в двух экземплярах, заявление работника, характеристика;

в) руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

г) при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Перевод работника на другую работу на том же предприятии может быть оформлен запиской о переводе.

4.4. Расторжение трудового договора

Прекращение трудовых отношений может иметь место лишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

Увольнение работников оформляется приказом руководителя предприятия.

Увольнение работников всех категорий производится приказом по личному составу предприятия (Форма № Т-8), а также запиской об увольнении, имеющей силу приказа.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1)     соглашение сторон (ст.78);

2)     истечение срока трудового договора (п.2. ст.58), за исключением случаев когда трудовые отношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала их прекращения;

3)     расторжение трудового договора по инициативе работника ( ст.80);

4)     расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст.81);

5)     перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6)     отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации ( ст.75);

7)     отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст.73);

8)     отказ работника от перевода на другую работу в следствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч.2. ст.72);

9)     отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ч.1. ст.72);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон ( ст.83);

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы ( ст.84)

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

4.5. Порядок подготовки проектов приказов

по личному составу

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.