Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланка. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

Круг работников, которым предоставляется право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.

По поручению руководителя предприятия приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделения, пользующие правами приема и увольнения.

В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Приказ по личному составу изданный вышестоящей организацией, объявляется приказом руководителя предприятия с указанием даты вступления работника в должность или ухода с нее.

Копии приказов по личному составу или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящую или заинтересованную организацию.

Кроме того отделом кадров предприятия для издания приказов применяются типовые межведомственные формы приказов о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе на другую работу (форма №Т-5), о прекращении трудового договора (форма № Т-8).Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия. На работников, применительно к которым издаются приказы вышестоящей организацией (О назначении на должность. Переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получения выписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме с определением даты вступления в должность, установление оклада и различных надбавок или даты увольнения работника.

Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Заполненный приказ о приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и пропуском на ознакомление на месте с условиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и указывает условия работы. После прохождения медицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы с целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового договора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке.

Приказ о переводе на другую работу составляется при переводе как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном при переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора заполняется при увольнении работником. На основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

5. Оценка деятельности рабочих кадров

Основным методом оценки деятельности работников является аттестация.

Аттестация – определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы.

При проведении аттестации исходят из следующих основных принципов : законность; равное право граждан на любую должность в соответствии со способностями и профессиональной подготовкой без какой либо дискриминации; профессионализм и компетентность; гласность; экономическая, социальная и правовая защищенность; ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных полномочий.

Оценку квалификационного уровня работника следует осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда той или иной категории работников и достигаемой результативности в работе.

Основными задачами аттестации работников являются:

-           определение служебного соответствия работника занимаемой должности;

-           выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;

-           стимулирование профессиональной компетенции работника;

-           определение направлений повышения квалификаций, профессиональной подготовки или переподготовки работника;

-           внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация работников может носить очередной (регулярный) и внеочередной характер.

Внеочередная аттестация проводится по решению руководителя предприятия.

Подготовка к проведению аттестации состоит из следующих этапов:

-           разработка и утверждение графиков проведения аттестации;

-           определение утверждение состава аттестационных комиссий;

-           подготовка необходимых документов на аттестуемых работников;

-           утверждение состава экспертных групп.

Проведение аттестации работников включает:

-           оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификации выполняемой им работы;

-           оформление результатов аттестации;

-           ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;

-           разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.

Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года, беременные женщины. Женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком подлежат очередной аттестации не ранее чем через год после выхода их на работу.

Конкретные сроки, а также график проведения аттестации и состав аттестационной комиссии утверждается директором птицефабрики по согласованию с комитетом профсоюза и доводятся до сведения аттестуемых работников не менее чем за один месяц до начала аттестации.

В графике указываются наименования структурного подразделения, в котором работает аттестуемый; его фамилия, инициалы и должность; дата проведения аттестации и дата сдачи представлений в аттестационную комиссию с указанием ответственных лиц.

В ходе подготовки к аттестации директор птицефабрики издает приказ, в котором определены сроки проведения аттестации, установлен перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.

Аттестационная комиссия утверждается в составе председателя, его заместителя, секретаря и членов комиссии. В аттестационную комиссию включается директора птицефабрики, его заместитель по экономике и финансам, руководители функциональных структурных подразделений, представители профсоюза и кадровой службы.

На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации представляется служебная характеристика-отзыв, которая подготавливается его непосредственным руководителем. Данный документ содержит всесторонний анализ и оценку личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за прошедший период.

Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики включаются следующие сведения о работнике:

-           фамилия, имя, отчество;

-           год рождения;

-           образование;

-           занимаемая должность;

-           структурное подразделение;

-           стаж работы в организации;

-           деловые качества;

-           отношение к работе;

-           профессиональный рост;

-           наличие правительственных наград и поощрений;

-           целевое назначение характеристики.

Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания.

Характеристика подписывается директором птицефабрики, руководителем структурного подразделения, председателем профкома. Ниже ставится дата составления характеристики. Подписи на характеристике заверяются печатью птицефабрики. Копия выданной характеристики помещается в личное дело работника.

При последующей аттестации в комиссию представляется также аттестационный лист предыдущей аттестации. Аттестуемый работник заранее, не менее чем за две недели до начала аттестации, знакомится с подготовленными на него материалами.

Аттестация проводится в присутствии руководителя структурного подразделения, в котором работает аттестуемый. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются возникающие спорные или неясные вопросы, необходимая дополнительная информация. А также соображения аттестуемого работника и его планы в части совершенствования своей трудовой деятельности и улучшения результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании заслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседания комиссии ведется протокол.

При неявке работника на заседание аттестационной комиссии без уважительной причины комиссия проводит аттестацию в его отсутствие.

По результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:

-           соответствует занимаемой должности;

-           соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

-           не соответствует занимаемой должности.

Аттестационная комиссия дает также рекомендации по повышению должности, изменению должностного оклада, поощрению за достигнутые работником успехи, включению в резерв на выдвижение.

Оценка деятельности аттестуемого работника и рекомендации комиссии принимаются открытым голосованием. Аттестация и голосование проводятся при наличии не менее 2/3 числа членов утвержденного состава аттестационной комиссии. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим занимаемой должности. При аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, аттестуемый в голосовании не участвует. Голосование проводится в отсутствии аттестуемого работника.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствующими на голосовании и принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист и характеристика-отзыв на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

6. Ведение трудовых книжек работников ООО «Птицефабрика Александровская»

6.1. Общие положения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.