Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

- рассылать в АСУД резолюции/подрезолюции  по приказам, протоколам совещаний и поручениям в течение одного дня с даты их рассмотрения соответствующими руководителями;

- ставить на контроль «В подразделении»  и рассылать резолюции в адрес  ответственных исполнителей по  протоколам совещаний (в т.ч. протоколам  технических совещаний, заседаний  рабочих групп, комитетов, комиссий  и т.д.) и поручениям заместителей  Генерального директора в течение одного дня с даты их рассмотрения соответствующими руководителями; 

- передавать непосредственным руководителям на согласование проекты документов (ОРД, протоколы совещаний, поручения, технические задания, закупочную документацию, акты приемки законченных строительством объектов, договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ/накладные, а также проекты исходящих документов) в день их поступления, а документы (поручения), требующие срочного рассмотрения - незамедлительно;

- в течение одного рабочего  дня с даты получения подтверждающей резолюции (комментария) от автора поручения/контролера фиксировать изменения в АСУД по документам (поручениям), поставленным на централизованный контроль, включая изменение контрольных сроков резолюций/подрезолюций руководителей, а также информировать о происшедших изменениях руководителей (непосредственных исполнителей);

- своевременно вносить в карточку  документа на закладку «Комментарии» замечания (предложения) непосредственного руководителя (либо прикреплять замечания на закладку «Связанные документы» карточки) и отклонять в АСУД на доработку (исправление) проекты документов, поступившие на согласование;

- постоянно (до момента фактического исполнения поручения) информировать ответственных исполнителей устно или по электронной почте о приближающихся сроках исполнения либо о просроченных (наступивших) контрольных сроках по документам (поручениям;

- своевременно  представлять достоверную и полную  информацию непосредственному руководителю  и в ОУД о просроченных поручениях и об исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) поставленным на централизованный контроль;

- своевременно представлять достоверную и полную информацию непосредственному руководителю о просроченных поручениях и об исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) поставленным на контроль «В подразделении».

3.5. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:

- своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;

- в случае невозможности исполнения  в срок документа (поручения), поставленного  на централизованный контроль  в ОУД заранее информировать руководителя и контролера данного документа, а также инициировать в АСУД служебную записку о переносе срока исполнения, оформленную в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

- своевременно инициировать (при  необходимости) служебную записку  об итогах исполнения поручения  и снятии с контроля;

- своевременно и качественно  исполнять документы (поручения) выданные  непосредственным руководителем  и находящиеся на контроле  в рамках структурного подразделения, функционального направления, Блока  управления.

 

4. Завершение работы с контрольными документами (поручениями)

4.1. Документ (поручение), поставленный на централизованный контроль, считается исполненным только в случае фактического исполнения поручения и/либо согласования (одобрения) отчета об исполнении автором поручения.

4.2. Закрытие поручений, выданных в рамках входящей корреспонденции производится в соответствии со следующими требованиями:

4.2.1. Ответственный исполнитель обязан при завершении работы (завершении исполнения) с контрольным документом, полученным на исполнение создать в АСУД отчет об исполнении поручения не позднее срока, установленного на карточке документа (поручения) (через графу «Отчет» кнопка «Создать»), вложив документальное подтверждение исполнения контрольного поручения на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

4.2.2. Представленный отчет должен быть полным и изложен таким образом, чтобы автор поручения/контролер, к которому отчет направляется на одобрение или снятие с контроля, оперативно смогли принять решение о снятии с контроля или направлении поручения на доработку.

4.2.2.1. Если в поручении требуется  утвердить новый порядок, регламент, мероприятия или план-график –  отчёт ОРД,

4.2.2.2. Информацию по запросу, отчёт  о выполненных мероприятиях направляется  автору поручения, либо лицу, контролирующему  исполнение поручения.

4.2.3.В случае, если автором поручения необходимость обязательного отчета в рамках АСУД не установлена - завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

4.2.4. В случае если по контрольному документу было выдано поручение о необходимости доклада (совещания) - по итогам сформировать в АСУД отчет (через графу «Отчет» кнопка «Создать») в содержании которого должна быть отображена информация о факте проведения совещания (представлении доклада), а также дате его проведения. В случае, если составлялся протокол встречи, совещания - в обязательном порядке прикрепить его на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища / Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

4.3. Завершение работы с поручениями, выданными в рамках организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и поручений руководства Общества.

4.3.1. Ответственный исполнитель при завершении работы с контрольным поручением, выданным в рамках организационно-распорядительного документа, протокола совещаний и поручения руководства Общества обязан создать в АСУД отчет (через графу «Отчет» кнопка «Создать») об исполнении поручения не позднее срока, установленного в карточке документа на закладке «Контроль», выданной от руководителя Общества резолюции.

Далее в обязательном порядке прикрепить в карточку выданной резолюции используя опцию «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ» документы (материалы) фактически подтверждающие исполнение поручения и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

 

5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля

5.1. Должностное лицо Общества, выдавшее поручение (автор поручения) имеет право применить меры воздействия на руководителя - ответственного исполнителя поручения в следующих случаях:

- нарушения  контрольных сроков исполнения  документа (поручения);

- некачественного  исполнения поручения;

- необоснованного и несвоевременного переноса срока исполнения поручения;

- нарушение сроков и порядка согласования проектов документов, установленных локальными нормативными актами Общества.

5.2. Начальник ОУД имеет право:

5.2.1. В случае невыполнения требований, установленных разделом III настоящей Инструкции по делопроизводству, формировать и направлять сводные данные о просроченных поручениях в адрес заместителей Генерального директора в виде служебной записки. 

5.2.2.Еженедельно, ежемесячно, ежеквартально представлять сводные аналитические сведения о нарушении исполнительской дисциплины в МЭС Урала в адрес Генерального директора в виде служебной записки

5.3. Руководители МЭС Урала имеют право при ненадлежащем исполнении поручений применять меры дисциплинарного взыскания к работникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, отраженных в поручении.

 

 

 

 

 

 

1 Системой предусматривается восемь рабочих часов на открытие документа и восемь рабочих часов на его рассмотрение.

2 Системой предусматривается восемь рабочих часов на открытие документа и восемь рабочих часов на его рассмотрение.

3 Системой предусматривается восемь рабочих часов на открытие документа и восемь рабочих часов на его рассмотрение.

4 Системой предусматривается восемь рабочих часов на открытие документа и восемь рабочих часов на его рассмотрение.

5 Системой предусматривается восемь рабочих часов на открытие документа и восемь рабочих часов на его рассмотрение.