Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

Текст протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по следующей схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

3.1.4. Постановляющая  часть делится на пункты и  подпункты, которые обозначаются  арабскими цифрами. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только  одно поручение по одному вопросу, с указанием исполнителя и  сроков исполнения. В качестве  исполнителей указываются конкретные  должностные лица ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС, ДЗО Общества.

В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю несколько поручений, то ответственный исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные подпункты.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте протокола.

3.1.5. На последнем  листе протокола в обязательном  порядке указывается список рассылки, фамилия исполнителя и номер  его телефона.

3.1.6. Размещение  проекта протокола в АСУД не  должно превышать двух рабочих дней с фактической даты проведения совещания.

3.1.7. Согласование  в АСУД проектов протоколов  совещаний  осуществляется со  всеми заинтересованными и задействованными  лицами, которым в рамках протокола  выданы поручения как ответственным  исполнителям.

3.1.8. Состав согласующих лиц протоколов первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления и директоров Общества определяет подписывающее лицо.

3.1.9. Задание согласование по протоколу приходит в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного этапа.

3.1.10. Срок согласования проекта протокола - восемь рабочих часов5 с момента получения задания «Согласование» в АСУД. В случае несоблюдения сроков согласования проект документа (задание) переходит автоматически на следующий этап согласования и данному этапу согласования (согласованию руководителя) присваивается статус - «согласовано по умолчанию».

3.1.11. Статус «Согласовано по умолчанию» в качестве визы на проектах протоколов за подписью Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления и заместителей Председателя Правления Общества, Генерального директора МЭС Урала не принимается. В случае согласования «по умолчанию» инициатор документа обязан получить визу на бумажном носителе, разместить сканированную визу руководителя в закладке «Связанные документы» протокола и сделать соответствующую отметку о наличии визы в закладке «Комментарии».

Решение о подписании проектов протоколов заместителями Генерального директора, директорами МЭС Урала в случае наличия у согласующих лиц статуса «Согласовано по умолчанию» осуществляется подписывающим лицом.

3.1.12. Протоколы совещаний МЭС Урала печатаются на общем бланке установленной формы, передаются на подпись председательствовавшему на совещании руководителю, регистрируются, рассылаются работниками ОУД в рамках указанного списка рассылки в АСУД.

3.1.13. Рассылка зарегистрированных протоколов в сторонние организации и участникам совещания вне АСУД осуществляется инициатором документа.

3.1.14. Дополнения к тексту протокола, возникшие после проведения совещания, но не обсуждавшиеся на нем, могут быть оформлены поручением председательствующего.

3.1.15. При получении протокола на исполнение и появлении разногласий по поручениям, зафиксированным в протоколе, руководитель, инициировавший совещание/руководитель структурного подразделения имеет право составить протокол разногласий или сформировать особое мнение, и/или обратиться к Директору по направлению, заместителю Генерального директора, курирующему Блок, а также имеет право составить протокол разногласий к документу с объяснениями и представить его на решение Генерального директора.

 

3.2. Протоколы совещаний, выпускаемые совместно с другими организациями, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка.

3.2.1. До момента размещения проекта  документа в АСУД инициатор  организует предварительную проработку  сутевых вопросов с представителями  сторонних организаций и ДЗО  Общества во избежание возникновения  разногласий в процессе подписания  документа.

3.2.2. Согласование проектов протоколов  совещаний осуществляется со  всеми заинтересованными и/или  задействованными лицами, которым  в рамках протокола выданы  поручения, как ответственным исполнителям.  Для участников совещания от ОАО «ФСК ЕЭС» согласование производится посредством АСУД, с представителями сторонних организаций, не подключенных к АСУД - в рабочем порядке. Работники, осуществляющие протоколирование совещания (встречи), обязаны размещать сканированные визы участников совещания от сторонних организаций на закладке «Связанные документы» проекта протокола в АСУД и делать соответствующие отметки о наличии виз на закладке «Комментарии» в карточке документа.

3.2.3. Дата  регистрации совместного документа - единая, соответствует дате более  поздней подписи. Подписи с указанием  должности и организации подписавшего  располагаются ниже текста на  одном уровне. Регистрационный номер  состоит из регистрационных номеров  документа каждой организации, проставляемых  через косую черту в порядке  указания организаций в документе.

3.2.4. Формирование  прямых поручений в протоколах  совещаний в адрес представителей  сторонних организаций запрещено. При необходимости выдачи поручения сторонней организации ответственным исполнителем должен быть назначен курирующий деятельность руководитель подразделения (курирующий исполнение договора), обеспечивающий исполнение поручения совместно со сторонней организацией.

 

 

 

 

3.3. Организация выпуска протоколов руководителей структурных подразделений

3.3.1. Протоколы совещаний руководителей  структурных подразделений  после  подписания председательствующим  размещаются в АСУД как приложение  к исходящему документу (сопроводительному  письму) либо непосредственно как  исходящее письмо (см. п. 2.18 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству) ответственным исполнителем (разработчиком) от структурного подразделения, являвшегося ответственным за подготовку и выпуск протокола совещания.

3.3.2. Протоколы совещаний руководителей  структурных подразделений  оформляются  в течение одного рабочего  дня по итогам производственных  совещаний, а также переговоров  с представителями сторонних  организаций и ДЗО Общества.

3.3.3. Необходимость согласования, а также  состав согласующих лиц проектов  протоколов совещаний руководителей структурных подразделений, определяет председательствующий.

3.3.4. Регистрация и рассылка на  ознакомление/исполнение подписанного  протокола совещания руководителя  структурного подразделения  осуществляется ОУД или соответствующим делопроизводителем структурного подразделения – инициатора совещания.

 

3.4. Организация выпуска протоколов заседаний рабочих групп, комиссий, комитетов, экспертных советов, технических совещаний

3.4.1. Организация заседаний рабочих  групп, комиссий, комитетов, экспертных  советов и технических совещаний  возлагается на ответственного  секретаря соответствующей рабочей  группы, комиссии, комитета, совета  и т.д. либо на назначенного  руководителем ответственного исполнителя.

3.4.2. Ответственный  секретарь осуществляет:

• подготовку проекта протокола совещания с предварительно согласованными решениями;
• внесение изменений/дополнений в текст протокола, возникающих в процессе обсуждения на совещании;
• протоколирование поручений председательствующего на совещании;
• снятие разногласий при подготовке проекта протокола (путем переговоров, проведения согласительного совещания, по электронной почте и др.);
• подготовку протокола к подписанию у руководителя;
• передачу на подпись руководителю рабочей группы/председателю комиссии и т.д.

3.4.3. Проект протокола заседания  печатается на чистом листе  бумаги формата А4 без бланка.

3.4.4. Подписанный протокол заседания  регистрируется ответственным секретарем  в соответствии с нумерацией  журнала регистрации протоколов (документов) рабочей группы, комиссии, комитета, экспертного или технического  совета и т.д. либо протоколу  присваивается номер согласно  делопроизводственному индексу  в АСУД председательствующего (подписанта).

3.4.5. Подписанный протокол заседания  рассылается на ознакомление/исполнение  ответственным секретарем в АСУД  как приложение к исходящему  документу (сопроводительному письму) либо непосредственно как исходящее  письмо (см. п. 2.18 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству).

 

3.5. Определение ответственности за выпуск протоколов в МЭС Урала 

3.5.1. Руководители МЭС Урала (председательствующее на совещании лицо) обязаны:

• при необходимости ведения протокола назначить ответственного исполнителя в целях протоколирования (фиксирования) поручений и последующего выпуска протоколов/поручений для осуществления контроля выданных поручений;
• по окончании рассмотрения каждого вопроса формулировать решения и поручения в целях их корректного занесения ответственным лицом в протокол;
• рассматривать протокол разногласий по результатам проведения совещания;
• подписывать проект протокола/поручения в течение двух рабочих дней с момента передачи проекта документа на подпись.

 

3.5.2.Руководитель структурного подразделения, инициировавший совещание, несет ответственность за:

• организацию совещания в части подготовки материалов к совещанию, приглашение участников;
• организацию и осуществление выпуска протокола совещания/поручения (либо подготовку проекта протокола для последующего представления работнику, назначенному ответственным за ведение и выпуск протокола), а также контроль исполнения поручений по итогам совещания;
• при необходимости, формирование протокола разногласий по результатам выпуска протокола и представление его на рассмотрение руководителю, председательствующему на совещании.

3.5.3. Отдел ОРД несет ответственность за:

• проверку оформления проекта протокола на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок;
• печать протокола/поручения на бланке;
• передачу протокола/поручения на подпись руководителю;
• регистрацию и рассылку подписанного протокола согласно списку рассылки в АСУД.

ОУД запрещается принимать на регистрацию документы, сроки исполнения которых предшествуют или совпадают с датой регистрации.

• надлежащую организацию хранения подписанных оригиналов протоколов до момента их передачи на хранение в Архив.

3.5.4. Должностные лица, согласующие проекты протоколов несут персональную ответственность за:

• своевременное рассмотрение в АСУД или в рабочем порядке проектов протоколов совещаний/поручений;
• своевременное формирование замечаний (комментариев) к проекту документа и отклонение на доработку/исправление в АСУД;
• затягивание процесса согласования проектов протоколов/поручений вследствие направления на дополнительное согласование лицам, согласование которых дублирует согласование предшествующих лиц;
• своевременную передачу другому работнику, исполняющему его обязанности, в системе АСУД все находящиеся и вновь поступающие задания согласования, используя механизм замещения;
• представление информации инициатору документа в части необходимого выделения дополнительного времени на согласование (формирование замечаний) в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

3.5.5. Ответственные работники, организующие и осуществляющие выпуск протоколов совещаний МЭС Урала несут персональную ответственность за:

• оформление и ведение протоколов совещаний в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству;
• проверку материалов к совещанию (комплектность, соответствие представляемых материалов теме совещания);
• своевременный выпуск, качество (полноту) поручений, сформированных в протоколе совещания;
• согласование (в т.ч. за определение списка согласующих лиц) протокола в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству;
• размещение проекта протокола/поручения в АСУД (через Файл-Импорт) с заполнением обязательных закладок и полей, предусмотренных в системе для осуществления полного жизненного цикла обработки документа (заполняются поля, отмеченные в системе знаком «*», а также заполняются необходимые атрибуты (закладки);
• формирование списка рассылки подразделениям (лицам), для которых вопросы, рассматриваемые на совещании, или вопросы поручения представляют интерес или которые задействованы в исполнении решений (заданий, поручений), принятых по результатам совещания (встречи, доклада) или при формировании поручений;
• рассылку зарегистрированного протокола/поручения в сторонние организации с целью обеспечения исполнения поручений в сроки, определенные в протоколе/поручении;
• снятие разногласий по проекту документа (путем инициирования переговоров, проведения согласительного совещания и др.), а также с участием представителей сторонних организаций при подготовке совместных протоколов совещаний;
• размещение в АСУД комментариев на закладке «Комментарии» и дополнительных материалов (протокола с листом согласования (разногласий) по проекту протокола совещания/поручения по результатам проведения согласительного совещания; сканированную визу и отметку о наличии визы) на закладку «Связанные документы»;
• представление в ОУД по запросу всех необходимых дополнительных сведений и материалов по проекту протокола совещания;
• своевременную организацию и осуществление доработки проекта протокола совещания;
• согласование со сторонними организациями и ДЗО Общества проекта протокола совещания/поручения и представление подписанного оригинала документа и реквизитов документа (регистрационный номер) со стороны сторонних организаций и ДЗО Общества работникам ОУД;
• принятие решения о необходимости и осуществление дополнительной рассылки в АСУД или посредством других средств (электронная почта, доставка курьером) выпущенных протоколов совещаний/поручений адресатам, ранее не включенным в список рассылки, по результатам получения запроса от структурных подразделений, филиалов и ДЗО Общества, а также от сторонних организаций.