Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

2.4.4. Подписывающее лицо по документу  осуществляет:

• рассмотрение проекта ОРД;
• внесение замечаний (комментариев) к проекту документа;
• отклонение ОРД для дополнительного согласования проекта документа при необходимости;
• подписание документа.

2.4.5. Инициатор документа несет  ответственность за оперативную  доработку проекта ОРД в соответствии  с замечаниями подписывающего  лица, дополнительное согласование (в случае требования) и завершение  в АСУД задания «доработка/исправление».

2.4.6. При регистрации в АСУД документу  присваивается номер и дата  регистрации.

2.4.7. При получении подписанного  приказа/распоряжения на исполнение  и появления разногласий по  поручениям, зафиксированным в ОРД, руководитель структурного подразделения  имеет право составить протокол  разногласий и обратиться к  Директору по направлению, Заместителю  Председателя Правления или Первому  заместителю Председателя Правления, курирующему соответствующий Блок, а также имеет право составить протокол разногласий к документу с объяснениями и представить его на решение Председателя Правления.

2.4.8. В случае выявления фактов некачественной подготовки проекта ОРД в части нарушения порядка согласования, после регистрации документа - руководитель Общества имеет право проинформировать Первого заместителя Председателя Правления, который курирует соответствующий функциональный блок управления Обществом, в компетенции которого принять меры воздействия к инициатору выпуска ОРД.

 

2.5. Процедура внесения  изменений (отмены) в ОРД МЭС Урала

2.5.1. В случае  необходимости внесения изменений  или отмены ранее выпущенных  ОРД МЭС Урала необходимо руководствоваться следующей схемой:

- внесение  изменений в ранее выпущенные  (либо отмена) осуществляется только подписантами документа

Генеральный директор МЭС Урала имеет право отменять любой ОРД МЭС Урала.

2.5.2. В соответствии с ГОСТ  Р 6.30.-2003 (Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов) в случае, когда в  рамках выпускаемого ОРД взамен  утверждается новый (актуализированный) документ, исключительно применяется формулировка «Считать утратившим силу…».

В случае если в рамках выпускаемого ОРД не предполагается выпуск

(утверждение) нового (актуализированного) документа, исключительно применяется формулировка «Отменить действие…».

2.5.3. Если  сформированный проект ОРД изменяет  или отменяет ранее изданный  документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной  части должен содержать ссылку  на отменяемый (изменяемый) документ (пункт документа) с указанием  даты его регистрации, номера  и заголовка.

2.5.4. Внесение изменений (либо их  отмена) в ранее выпущенные совместные  ОРД осуществляется аналогичными  совместными документами.

 

2.6. Выпуск ОРД совместно  с ДЗО Общества и сторонними  организациями

2.6.1. Приказы/распоряжения, выпускаемые совместно с другими  организациями, оформляются на стандартном  листе бумаги формата А4 без  бланка.

2.6.2. Наименование  организаций, издающих документ, располагаются  на одном уровне.

2.6.3. В совместных  ОРД (только в приказах) перед  распорядительной частью от нулевого  положения табулятора прописными  буквами пишется слово

ПРИКАЗЫВАЕМ:

 

2.6.4. Порядок формирования проекта  совместного ОРД, инициатором которого  выступает ОАО «ФСК ЕЭС», соответствует  требованиям, приведенным в п. 2.1 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству.

Пример оформления совместного проекта ОРД представлен в приложении 3 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.6.5. Порядок формирования совместного  проекта ОРД, инициатором которого  выступает сторонняя организация, соответствует внутренним документам  организации, регламентирующим выпуск  ОРД.

2.6.6. До момента размещения проекта  документа в АСУД инициатор  организует предварительную проработку  сутевых вопросов с представителями  сторонних организаций и/или ДЗО  Общества во избежание возникновения  разногласий в процессе подписания  документа.

2.6.7. Порядок согласования проекта  ОРД, инициатором которого выступает  ОАО «ФСК ЕЭС», со стороны Общества  должно соответствовать требованиям, установленным в п. 2.3.5, 2.3.6 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.6.8. Дата  регистрации совместного ОРД  единая и соответствует дате  более поздней подписи. Подписи  с указанием должности и организации  подписавшего располагаются ниже  текста на одном уровне. Регистрационный  номер состоит из регистрационных  номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту  в порядке указания организаций  в документе.

После регистрации приказа/распоряжения документ рассылается в сторонние организации инициатором - на бумажном носителе; в ДЗО Общества, подключенные к АСУД – ОУД посредством АСУД.

 

2.7. Распределение ответственности  за выпуск ОРД (приказов, распоряжений) по основной деятельности

2.7.1. Инициатор выпуска ОРД несет персональную ответственность за подготовку проектов ОРД в части:

• формирования (подготовки) и загрузки проектов ОРД в соответствии с требованиями, установленными разделом II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• загрузки проектов ОРД во исполнение соответствующих поручений руководства МЭС Урала об их выпуске в сроки, необходимые для проверки оформления и согласования;
• качественной подготовки проекта ОРД (соответствие сформированного проекта ОРД выданному поручению, наполнение документа необходимыми ссылками, приложениями, дополнительными материалами, определение типа (уровня) документа (приказ/распоряжение), определение и формирование окончательного списка согласующих лиц в соответствии с требованиями (этапами), установленными пп. 2.3.5, 2.3.6, 2.3.10 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству, определение подписывающего лица в соответствии с выданными полномочиями);
• снятия разногласий по проекту ОРД (путем переговоров, проведения согласительного совещания и др.), а также, при необходимости, проведения согласительного совещания под руководством курирующего Директора, заместителя Генерального директора оформлением, при необходимости, протокола разногласий по проекту ОРД по результатам проведения согласительного совещания, либо подготовкой и представлением служебной записки в адрес подписывающего лица с указанием существующих разногласий (в т.ч. при подготовке совместных ОРД);
• размещения в АСУД комментариев на закладке «Комментарии» и дополнительных материалов (либо размещение сканированной визы с отметкой о её наличии на закладке «Связанные документы»);
• представления по требованию ОУД всех необходимых дополнительных сведений и материалов по проекту ОРД;
• постоянного мониторинга процесса согласования проекта документа, своевременной организации и осуществления доработки проекта ОРД;
• формирования в проекте ОРД мероприятий (поручений) с реальными сроками, необходимыми на сутевое исполнение поручений, а также учитывая время, необходимое на согласование, подписание, регистрацию и рассылку документа;
• формирования в проекте ОРД списка рассылки документа;
• своевременности организации и осуществления доработки проекта ОРД на стадиях рецензирования и согласования;
• согласования, подписания ОРД со сторонними организациями и ДЗО Общества;
• дополнительной рассылки в АСУД или посредством других средств (электронная почта, направление почтой, доставка курьером и т.д.) выпущенных ОРД адресатам, ранее не включенным в список рассылки, по результатам получения запроса от структурных подразделений МЭС Урала, а также от сторонних организаций.

2.7.2. Работники ОУД несут ответственность за:

• рецензирование текста документа (на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок) в АСУД и своевременное отклонение проекта ОРД инициатору документа с замечаниями (предложениями) на доработку;
• проведение проверки комплектности материалов к документу;
• соответствие проекта ОРД требованиям раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• осуществление регистрации и рассылки (исключительно в рамках указанного исполнителем списка рассылки в ОРД) подписанного ОРД.
• надлежащую организацию хранения подписанного подлинника ОРД до момента передачи документов в Архив МЭС Урала;
• внесение изменений в ранее выпущенные приказы и распоряжения (по результатам выхода ОРД о внесении изменений) и поддержание базы ОРД в актуальном состоянии.

2.7.3. Согласующие лица  несут персональную ответственность  за:

• своевременное рассмотрение проектов ОРД в АСУД;
• своевременное формирование замечаний (комментариев) к проекту документа и его отклонение в АСУД на доработку;
• своевременную передачу другому работнику, исполняющему его обязанности, в системе АСУД все находящиеся и вновь поступающие задания согласования, используя механизм замещения;
• представление информации инициатору документа в части необходимого выделения дополнительного времени на согласование (формирование замечаний) в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

 

2.8. Организация выпуска приказов  о командировании 

2.8.1. Командировочное удостоверение в МЭС Урала имеет силу приказа.

2.8.2. Проект приказа о командировании готовится непосредственно делопроизводителем  в  структурном подразделении на основании служебного задания и командировочного удостоверения.

2.8.3. Приказы о командировании подписываются заместителями Генерального директора по направлениям, Директорами ПМЭС, директором по инвестициям и поддержанию состояния активов в соответствии с доверенностями, выданными Генеральным директором (в карточке командировочного удостоверения в АСУД подписант - Генеральный директор). Приказы о командировании заместителей Генерального директора, директора по инвестициям и поддержанию состояния активов, руководителя технической инспекции» подписываются Генеральным директором, в отсутствии Генерального директора – Первым заместителем Генерального директора – Главным инженером.

2.8.4.Приказ о командировании должен быть подготовлен на специальном бланке и передан на подпись руководителю не позднее, чем за 1 рабочий день до планируемой даты командирования.

2.8.5. Приказы о командировании согласуются:

–  с руководителем структурного подразделения,

– с начальником отдела планирования и бюджетирования

Приказы о командировании руководителей структурных подразделений согласуются

 – с  заместителем Генерального директора, в чьем подчинении, находится  командируемый,

 –   с начальником отдела планирования и бюджетирования

Приказы о командировании Генерального директора, заместителей Генерального директора согласуются

– с начальником отдела планирования и бюджетирования

2.8.6. Приказы о командировании согласуются и регистрируются в АСУД.

 

 

3. Выпуск документов, отражающих управленческие  решения

(протоколы  и поручения руководства Общества)

 

3.1. Выпуск протоколов совещаний

ОУД осуществляет проверку оформления и регистрацию протоколов Генерального директора, заместителей Генерального директора только по основной деятельности.

Организация совещаний у Генерального директора, заместителей Генерального директора в части подготовки материалов к совещанию, приглашения участников возлагается на профильное структурное подразделение.

Председательствующий на совещании принимает решение о целесообразности оформления итогов совещания протоколом или его поручением.

3.1.1. Протоколы совещаний по основной  деятельности, а также переговоров  с представителями сторонних  организаций оформляются в течение одного рабочего дня с даты проведения совещания.

3.1.2. В проекте  протокола печатается название  документа «ПРОТОКОЛ» прописными буквами с выравниванием по центру. Указывается должность руководителя, у которого проведено совещание, рассматриваемый вопрос, дата и место проведения.

К протоколам совещаний по нескольким вопросам печатается ПОВЕСТКА ДНЯ (выравнивание по центру). Текст отделяется от заголовка 2-3-мя межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Оформление проектов протоколов аналогично оформлению ОРД Общества по основной деятельности.

Пример оформления протокола совещания представлен в приложении 4 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.1.3. Текст  протокола состоит из двух  частей: вводной и постановляющей. При перечислении присутствующих  лиц после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ»  в табличной форме (см. образец  в разделе II к настоящей Инструкции по делопроизводству) указывается фамилия, имя, отчество, должность, наименование подразделения.