Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

5.2. Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:

- формирование исходящих документов  в соответствии с требованиями  раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- сохранность документов. В случае  утраты документов работник обязан  немедленно сообщить об этом  факте своему непосредственному  руководителю, который назначает  служебное расследование;

- разработку (подготовку) проекта  исходящего документа в сроки, необходимые для согласования, подписания, регистрации и доставки документа  до адресата;

- своевременное представление  подписанных документов для отправки  почтой или курьером в соответствии  с требованиями, установленными  
пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- качественную подготовку проекта  исходящего документа. Размещение  в АСУД проектов документов  без предварительной проработки  сутевых (спорных) вопросов с заинтересованными  структурными подразделениями запрещено;

- обеспечение согласования проекта  документа в соответствии с  требованиями, установленными п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- размещение проекта исходящего  документа в АСУД, с обязательным  заполнением закладок и полей, предусмотренных в системе для  осуществления полного жизненного  цикла обработки документа (обязательно  заполняются поля, отмеченные в  системе знаком «*», а также  необходимо заполнение следующих  атрибутов (закладок):

· проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

· адресат (внешний/внутренний адресат);

· подписывающее лицо.

- отправку документа в сторонние  организации по факсу или электронной  почте, а также подготовку документа  для отправки почтой или курьером  в соответствии с требованиями, установленными п. 3. раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

5.3. Работники ОУД несут персональную ответственность за:

- неукоснительное выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству;

- своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);

- прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей

- проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;

- проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- печать документа на бланке установленной формы;

- осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);

- оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

5.4. Работники не вправе разглашать  содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую  или государственную тайну.

5.5. Работник  обязан:

- перед уходом  в отпуск или выездом в командировку  немедленно сообщить об этом  факте непосредственному руководителю  и передать полномочия по работе  в АСУД работнику, исполняющему  во время отсутствия его обязанности, используя механизм замещения  в АСУД;

- в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи  исполняющему во время отсутствия его обязанности, ознакомить с документами и основными функциональными особенностями направления (группы, отдела);

- в случае изменения организационной  структуры (увольнении/переводе и  др.) сдать все числящиеся за  ним документы непосредственному  руководителю;

Руководитель обязан:

- организовать  замену временно отсутствующему  работнику;

- сообщить  в службу поддержки АСУД о  необходимости наделить исполняющего обязанности работника правом замещения в АСУД на период отсутствия работника.

Исполняющий обязанности работник обязан:

- осуществлять  исполнение как ранее направленных  заданий (поручений) в АСУДе, так  и вновь поступающих в контрольные  сроки (в случае наличия);

- при выходе  на работу отсутствовавшего работника  замещающий работник обязан ознакомить  его со статусом (процессом) исполнения  ранее выданных ему поручений  и о поручениях, полученных в  период его отсутствия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

Приложение 1 к разделу I Инструкции по делопроизводству  МЭС Урала

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

входящих документов, не подлежащих регистрации

 

1. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки.
2. Плакаты, карты, схемы, брошюры, справочники.
3. Печатные издания (газеты, журналы, книги).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

к разделу I Инструкции по    делопроизводству

            МЭС Урала

 

 

 

Перечень цифровых индексов,

в зависимости от корреспондента и видов документов

 

№ индекса	Наименование видов документов
1	Федеральные Законы
2	Указы, распоряжения Президента Российской Федерации
3	Поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации
4	Постановления Правительства Российской Федерации
5	Поручения Правительства Российской Федерации и правительств стран СНГ
6	Письма юридических лиц
7	Документы Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации, документы федеральных органов исполнительской власти, глав республик, краев и областей
9	Письма, заявления и жалобы граждан
10	Телеграммы

 

 

 

Приложение 3

к разделу I Инструкции по    делопроизводству

МЭС Урала

 

 

Перечень индексов организаций*

Название	Делопроизводственный индекс
Филиалы ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС, ПМЭС
МЭС Волги Верхне-Волжское ПМЭС Средне-Волжское ПМЭС	М6 М6/ П1 М6/ П2
МЭС Востока               Хабаровское ПМЭС Приморское ПМЭС Амурское ПМЭС	М3 М3/П1 М3/П2 М3/П3
МЭС Северо-Запада Брянское ПМЭС Карельское ПМЭС Новгородское ПМЭС Выборгское ПМЭС Ленинградское ПМЭС Автотранспортное предприятие МЭС Северо-Запада	М7 М7/П1 М7/П2 М7/П3 М7/П4 М7/П5 Ц2
МЭС Сибири                Западно-Сибирское ПМЭС Красноярское ПМЭС         Омское ПМЭС Хакасское ПМЭС Кузбасское ПМЭС Забайкальское ПМЭС Томское ПМЭС	М2 М2/П1 М2/П2 М2/П3 М2/П4 М2/П5 М2/П6 М2/П7
МЭС Урала Свердловское ПМЭС Южно-Уральское ПМЭС Пермское ПМЭС Автотранспортное предприятие МЭС Урала	М4 М4/П1 М4/П2 М4/П4 М4
МЭС Центра Волго-Донское ПМЭС Чернозёмное ПМЭС Нижегородское ПМЭС Приокское ПМЭС Вологодское ПМЭС Волго-Окское ПМЭС Верхне-Донское ПМЭС Валдайское ПМЭС Московское ПМЭС СПБ «Белый Раст»	М1 М1/П1 М1/П2 М1/П3 М1/П4 М1/П5 М1/П6 М1/П7 М1/П8 М1/П9 БР
МЭС Юга Ставропольское ПМЭС       Ростовское ПМЭС Кубанское ПМЭС Каспийское ПМЭС	М5 М5/П1 М5/П2 М5/П3 М5/П4
МЭС Западной Сибири	М8
ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС»
ОАО «Энергостройснабкомплект ЕЭС»	ЭССК
ОАО «Центр инжиниринга и управления строительством ЕЭС»	ЦИУС
ОАО «Научно-технический центр электроэнергетики»	НТЦ
ОАО «Московский узел связи энергетики»	МУСЭ
ОАО «Мобильные ГТЭС»	МГТЭС
ОАО «Главсетьсервис ЕНЭС»   Центральный филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Северо-Западный филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Волжский филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Южный филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Урала и Западной Сибири Сибирский филиал ОАО «ГСС ЕНЭС» Восточный филиал ОАО «ГСС ЕНЭС»	ГСС   Т1 ТР7 Т6 Т5 Т4 Т2 Т3
ОАО «Электросетьсервис ЕНЭС»	ЭС
Сторонние организации
ОАО «Холдинг МРСК»	МРСК
ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС»	ИР
«Центр Информационных технологий»	ЦИТ

 

 

1. Основные положения

Единым центром компетенции в части организации и осуществления выпуска ОРД, протоколов совещаний руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений  и филиалов.

В ОАО «ФСК ЕЭС»:

Приказы имеют право подписывать:

- Председатель  Правления, а в его отсутствие  лицо, назначенное исполняющим его  обязанности.

При оформлении приказов, представляемых на подпись исполняющему обязанности Председателя Правления (при условии персонального возложения обязанностей) в подписи необходимо указывать занимаемую должность подписывающегося согласно штатному расписанию.

- первые  заместители Председателя Правления  при наличии приказа Председателя  Правления, предоставляющего такое  право и/или доверенности (предоставляющей  право подписания ОРД).

Распоряжения имеют право подписывать первые заместители Председателя Правления, Заместитель Председ Председателя Правления - главный инженер и заместители Председателя Правления.

 

В МЭС Урала:

Приказы имеют право подписывать:

- Генеральный директор, а в его отсутствие лицо, назначенное исполняющим его обязанности.

 

Распоряжения имеют право подписывать Генеральный директор, заместители Генерального директора.

Создание, обработка и выпуск ОРД, протоколов совещаний МЭС Урала осуществляются посредством АСУД.

 

2. Выпуск ОРД (приказов, распоряжений) по основной деятельности

Процесс выпуска ОРД включает: разработку проекта документа, загрузку в АСУД, рецензирование (проверку оформления), согласование, подписание, регистрацию и рассылку подписанного ОРД.

Проекты ОРД формируются:

- в инициативном  порядке;

- в соответствии  с поручениями, выданными руководством  Общества, руководством МЭС Урала.

 

2.1. Подготовка проекта  ОРД

2.1.1. Формирование (подготовка) проекта ОРД осуществляется  инициатором выпуска документа  в сроки, необходимые для выполнения  мероприятий (работ), запланированных  в рамках документа.

2.1.2. Проект  ОРД начинается с заголовка  к тексту, который отражает краткое  содержание документа, отвечает  на вопрос «О чем?» и с отглагольного существительного в предложном падеже «О выполнении...», «Об организации работы...» и т.п. Заголовок печатается до основного текста документа с левой стороны (шрифт Times New Roman № 12). Точка в конце заголовка не ставится.

2.1.3. Текст  отделяется от заголовка 2-3-мя  одинарными межстрочными интервалами  и выравнивается по ширине  текстового поля.

2.1.4. При оформлении  документов применяется текстовый  редактор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman № 14 (для документов большого объема допускается использование шрифта № 13, для таблиц - № 12).

При оформлении текста документа на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.».

Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое-  
3 см, правое - 1,25 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см. Красная строка - 1,25 см от границы полей. Текст выравнивается по ширине текстового поля, перенос слов не допускается.

2.1.5. Текст проекта ОРД и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.

2.1.6. Текст  состоит из двух частей: констатирующей  и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются (указываются) цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), дается ссылка на соответствующий документ, допускается приводить тексты отдельных решений органов государственной власти.

После констатирующей части с абзаца излагается распорядительная часть.

2.1.7. Перед  распорядительной частью приказа  от нулевого положения табулятора  прописными буквами пишется слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами.

2.1.8. В каждом  приложении в правом верхнем  углу (с использованием шрифта  Times New Roman № 12) пишется:

 

Приложение

к приказу (распоряжению) МЭС Урала

от ________________ № __________

 

2.1.9. В распорядительной  части:

• каждый пункт (подпункт) должен отражать только одно действие (например, утвердить План по реализации..., утвердить график…).
• мероприятия (поручения) и сроки их исполнения. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение по одному вопросу, с указанием исполнителя и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются руководители структурных подразделений, директора, заместители генерального директора, директора филиалов.

В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю несколько поручений, то ответственный исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные подпункты.