Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

- печать документа на бланке установленной формы;

- осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);

- оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

Работники не вправе разглашать содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую или государственную тайну.

Работник обязан:

- перед уходом в отпуск  или выездом в командировку  немедленно сообщить об этом  факте непосредственному руководителю  и передать полномочия по работе  в АСУД работнику, исполняющему  во время отсутствия его обязанности, используя механизм замещения  в АСУД;

- в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи  исполняющему во время отсутствия его обязанности, ознакомить с документами и основными функциональными особенностями направления (группы, отдела);

- в случае изменения организационной  структуры (увольнении/переводе и  др.) сдать все числящиеся за  ним документы непосредственному  руководителю;

Руководитель обязан:

- организовать замену  временно отсутствующему работнику;

- сообщить в службу  поддержки АСУД о необходимости  наделить исполняющего обязанности  работника правом замещения в  АСУД на период отсутствия  работника.

Исполняющий обязанности работник обязан:

- осуществлять исполнение  как ранее направленных заданий (поручений) в АСУДе, так и вновь  поступающих в контрольные сроки (в случае наличия);

- при выходе на работу отсутствовавшего  работника замещающий работник  обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее выданных  ему поручений и о поручениях, полученных в период его отсутствия. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:

- своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;

- в случае невозможности исполнения  в срок документа (поручения), поставленного  на централизованный контроль  в ОУД заранее информировать  руководителя и контролера данного  документа, а также инициировать  в АСУД служебную записку о  переносе срока исполнения, оформленную  в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

- своевременно инициировать (при  необходимости) служебную записку  об итогах исполнения поручения  и снятии с контроля;

- своевременно и качественно  исполнять документы (поручения) выданные  непосредственным руководителем  и находящиеся на контроле  в рамках структурного подразделения, функционального направления, Блока  управления.

Завершение работы с контрольными документами (поручениями)

Документ (поручение), поставленный на централизованный контроль, считается исполненным только в случае фактического исполнения поручения и/либо согласования (одобрения) отчета об исполнении автором поручения.

 

Служба управления персоналом (далее – СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»-Магистральные электрические сети Урала.

Одна из функций-

• Обеспечение юридически грамотного кадрового документооборота МЭС Урала и ПМЭС.

 

Организация документооборота

Входящая информация	От кого	Процессы	Исходящая информация				Кому
Организационно-распорядительные документы и методические материала по вопросам управления персоналом	Исполнительный аппарат ОАО «ФСК ЕЭС»	Управление персоналом		Материалы по выполненным проектам		Исполнительный аппарат ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения МЭС Урала; ПМЭС
копии приказов, указаний и другие документы по  вопросам, управления персоналом; планы подготовки и повышения квалификации работников всех структурных подразделений; утвержденный график очередных отпусков работников всех структурных подразделений.	Исполнительный аппарат ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения МЭС Урала, ПМЭС	Управление персоналом		предложения о приеме, увольнении и переводе на другую работу работников структурных подразделений; заявки на повышение квалификации работников юридической группы; сведения о нарушении трудовой дисциплины и внутреннего распорядка работниками юридической группы; проект графика очередных отпусков работников юридической группы.		Служба управления персоналом
Программы, которые планируются к реализации в целях повышения качественного состава персонала	Исполнительный аппарат ОАО «ФСК ЕЭС»	Управление персоналом		Рекомендации по работе с персоналом		Структурные подразделения по управлению персоналом ПМЭС
Типовые организационные структуры и рекомендации по ведению штатного расписания;  предложения по оптимизации количественного и качественного состава структурных подразделений	Исполнительный аппарат ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения МЭС Урала, ПМЭС	Оптимизация организационных структур		Утвержденные организационные структуры и штатное расписание		Структурные подразделения МЭС Урала; ПМЭС
Договоры о сотрудничестве с профильными учебными заведениями	Профильные учебные заведения	Омоложение персонала		Информация о студентах, сотрудничество с которыми будет продолжено		Профильные учебные заведения
				табель учета рабочего времени  2 раза в месяц; предварительный расчет расходов на командирование сотрудников для получения авансов; авансовые отчеты по полученным подотчетным суммам; счета-фактуры и акты выполненных работ по договорам, куратором которых является СУП	Служба учета и отчетности
справки о начислении заработной платы.	Служба учета и отчетности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной курсовой работе были рассмотрены методологические основы системы документации управления персоналом, основные понятия, структура и место в системе управления персоналом. Большое внимание уделено роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. На примере конкретного предприятия -  МЭС Урала, был проведен анализ системы документационного управления персоналом

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный по материалам МЭС Урала, основным направлением деятельности которого является осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России, показал, что объем документооборота значительный и наблюдается тенденция роста документооборота. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом не выявило никаких существенных проблем, которые требуют системного решения. Наоборот, использование современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота позволило поднять работу менеджера по управлению персоналом на качественно иной уровень и способствовало повышению оперативности деятельности предприятия в целом: рост производительности труда сотрудников, уменьшение времени обработки документов, уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

 

Система документационного обеспечения управления персоналом, представленная МЭС Урала, соответствует требованиям современного документооборота, хочется порекомендовать не останавливаться на достигнутом уровне, а дальше совершенствовать и модернизировать систему электронного документооборота, расширить перечень документов, обрабатываемых АСУД ФСК ЕЭС, например табеля учета рабочего времени, разработанные стандартные планы повышения квалификации рабочих, штатные расписания, договора, справки  и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

1.Устав Общества с ограниченной  ответственностью, утверждённый 24.07.2005.

2. Налоговый кодекс РФ (часть вторая). Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) - СПС "Гарант", 2010.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС "Гарант", 2010.

4. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" - СПС "Гарант", 2010.

1.2.4. Федеральный закон  от 24.07.2007 № 209-ФЗ "О развитии малого  и среднего предпринимательства  в Российской Федерации" - СПС "Гарант", 2010.

5. Государственный стандарт  РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов" (принят и введен  в действие постановлением Госстандарта  РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) - СПС "Гарант", 2010.

6. Государственный стандарт  РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения" / утв. постановлением  Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 - СПС "Гарант", 2010.

7. Методические рекомендации  по оценке эффективности инвестиционных  проектов: Официальное издание (вторая  редакция) / Министерство экономики  РФ, Министерство финансов РФ, ГК  по строительству, архитектуре и  жилищной политике № ВК477 от 21.06.1999г. - М: ОАО НПО "Экономика". 2000.- 421 с.

8. Общероссийский классификатор  видов экономической деятельности  ОК 029-2001, утвержденный Постановлением  Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-1 - СПС "Гарант", 2010.

 

9. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. - 2001. - № 6. - С. 52.

10. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8.

11. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.

12. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.

13. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы //Финансовая газета. 2005. - № 16.

14. Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности// Финансовая газета. 2005. - № 18.

15. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.

16. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10.

17. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

18. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.

19. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.

20. Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009.

21. Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - № 3.

22. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. - 19 с.

23. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - М.: Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2010.

24. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. - М.: Интел-Синтез, 2005.-328 с.